Zoomの具体的な使い方を紹介!5つの機能を活用して業務改善!

「Web会議ツールであるZoomについて知りたい」
「具体的にはどんな機能が使える?」

このように、Web会議を行えるツールである「Zoom」について詳しく知りたいという方は多いでしょう。

オンラインでミーティングを行えるZoomを利用すれば、社員や仕事相手がどこにいてもすぐに会議を開くことができます。

さらにオンラインミーティング機能以外にも、業務をより効率的に進めるための機能が複数備えられているため、現在の働き方を改善するのにも役立ちます。

今回はZoomとはそもそも何か、そして機能の具体的な使い方について説明していきます。

この記事を読んでZoomの使い方を学び、実際の業務で活用してみてはいかがでしょうか。

1.Zoomとは

そもそもZoomとは、アメリカのズームビデオコミュニケーションズが提供しているWeb会議ツールのことを言います。

Web会議ツールにも複数の種類が存在しますが、今回紹介するZoomは特に人気が高く、なんと約75万社に利用されている実績があるのです。

1対1はもちろんのこと、最大1000人まで参加可能なオンラインミーティングから、メッセージのやりとりが行えるチャット機能、ホワイトボードを用いた画面共有機能といった業務をサポートするための豊富な機能を備えているのが特徴です。

モバイル通信やWi-Fi環境下など、インターネットを利用できる状態であれば誰でも簡単に利用できるので、ぜひ一度Zoomを体験し、業務にどう役立てられるか考えてみるのも良いでしょう。

Zoomの機能や使用するメリットについて知りたい方はこちらの記事を御覧ください。

Web会議が行えるZoomとは?便利な4つの基本機能と使い方

2.Zoomの使用を開始する2つの方法

Zoomの使用を開始する方法を紹介します。

ミーティングを主催するホスト側も、ミーティングに参加する参加者側も、どちらも簡単に使用し始められるのがZoomをおすすめしたいポイントの一つでもあります。

Zoomへの興味が湧いてから約2分後には実際にミーティングを開始できるステップまで進められるので、ぜひ参考にしてZoomを体験してみてください。

主催側と参加側の2つの例を紹介します。

  1. ミーティングを主催するホストが行なうこと
  2. ミーティングに参加する側が行なうこと

1つずつ紹介します。

(1)ミーティングを主催するホストが行なうこと

ミーティングを開く、つまり主催したいホスト側が初めてZoomを利用する場合は、まずZoomのアカウント作成を行なう必要があります。

とはいえ、約2分もあれば参加者を招待してミーティングを開始するステップまで進むことができるので、面倒には感じないでしょう。

まずはZoomのアカウント作成フォームに自分のメールアドレスを入力します。

そうすると、そのメールアドレス宛にZoomからアカウント作成用のメールが届くので、そちらに添付されているURLをクリックし、名前やパスワードといった項目を入力するだけで作成は終了です。

作成が終了するとZoomをインストールするためのURLが表示されるのでクリックし、Zoomをインストールできれば実際に使用が可能となります。

ホスト側はツールをダウンロードする必要がありますが、他のWeb会議ツールよりも簡単に始めることができるのでぜひインストールしてみてZoomを体験してみてください。

(2)ミーティングに参加する側が行なうこと

ミーティングに参加する側はより簡単にZoomを使用し始めることができます。

Zoomのミーティングに参加するだけならアカウント作成を行なう必要がないからです。

そのため社員同士などでミーティングを行なう際など、ミーティングに参加する人達がわざわざアカウント作成に時間を要することなく、簡単にミーティングを開始することができます。

パソコンでZoomのミーティングに参加する場合は、ミーティングを主催するホストから送られてきたURLをクリックするだけでZoomのインストールが開始されるので、それだけで使用が可能です。

スマホの場合は予めZoomのアプリをApp StoreやPlayストアなどからインストールし、ホストから送られてきたミーティングIDを入力することでミーティングに参加できます。

こういったツールを使用し始める時にありがちな、メールアドレスや複数項目の入力などを省けるのがZoomの特徴の一つです。

あっという間にミーティングを開始できるZoomを利用して、業務の効率化を図りましょう。

3.Zoomの5つの中心機能の使い方を紹介

Zoomに搭載されているそれぞれの機能を使用する方法を紹介します。

ミーティングをより良いものにするための機能が豊富に備えられているので、ぜひミーティング機能と一緒に使用してみてください。

今回は以下の5つの中心機能を紹介します。

  1. オンラインミーティング
  2. チャット機能
  3. ミーティングの録画
  4. 画面共有
  5. リモートサポート

1つずつ紹介します。

(1)オンラインミーティング

Zoomの1つ目の中心的な機能は、オンラインミーティングです。

Zoomのメイン機能でもあるオンラインミーティングは高音質、高画質でストレスのないWeb会議を実現するのに役立ちます。

ミーティングを開くことができるのはアカウントを作成した人のみなので、ミーティングを行なう人の中で誰か一人はアカウント作成が必要です。

それではミーティングの始め方について紹介します。

#1:オンラインミーティングの開始

Zoomのホーム画面より、「新規ミーティング」を選択することでまずはホスト一人が参加しているミーティングを開始することができます。

ミーティングが開始されるとこのような画面が表示されます。

下のバーに表示されている「招待」を押すと、連絡先かメールより参加者を招待することが可能です。

メールで招待する場合はどのアドレスを利用するか選択するとそれぞれのメールボックス画面に遷移し、招待するための必要な文章が記載されたメールが作成された上で表示されるので、招待したい人のアドレスを宛先に入力し送信します。

参加者が増えると、下のバーにある「参加者の管理」に表示されるのでそちらで現在の参加者を確認しましょう。

ちなみに新規ミーティングを開始する前に、横の「v」を押すと、ビデオをありにするかなしにするか、マイパーソナルミーティングIDを使用するかしないかを選択できるので、適宜状況に応じて変更してからミーティングを開始するようにしてください。

#2:オンラインミーティングに参加する場合

ミーティングに参加する場合はホストから届いたミーティングIDを入力することでミーティングを開始することができます。

「ミーティングに参加」を選択すると9桁か10桁のIDを入力する欄が表示されるので、そちらに招待IDを入力してミーティングに参加しましょう。

パソコンもスマホも、Zoomをインストールして一番最初の画面に「ミーティングに参加」と表示されるのですぐにIDの入力を行なうことができます。

Zoomのミーティングについてさらに知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

Web会議ツール「Zoom」とは?便利な9つの機能と活用シーン

(2)チャット機能

Zoomの2つ目の中心的な機能は、チャット機能です。

この機能を利用することでミーティング中に全体または一部の人と文章で会話することができます。

他にもURLの交換や資料の添付などに使用することでミーティングをより効率的に行えるでしょう。

チャットも簡単に使用することができます。

ミーティングを開始して表示されるページの下のバーに「チャット」と表示されているので、そちらをクリックすると右側にチャット画面が開きます。

送信先は全員や一部のユーザーといったように自由に選択できるので用途に応じて使い分けましょう。

ちなみに、参加者側もアカウントを作成していればオンラインミーティングを行なっていなくてもチャット機能を利用することが可能です。

チャット機能を活用して、ミーティングをより充実させていきましょう。

(3)ミーティングの録画

Zoomの3つ目の中心的な機能は、ミーティングの録画機能です。

Zoomでは、開催したミーティングを録画して保存しておくことができます。

この機能を利用すれば、ミーティングに参加できなかった人が後から録画を見直すことで内容を把握できますし、参加した人でも振り返りのためにこの機能を利用すればミスなどを減らすことができるでしょう。

録画の方法は至って簡単であり、基本画面の下のバーに表示されている「レコーディング」をクリックするだけで録画が開始されます。

また、録画を終了する場合はレコーディングボタンがあった場所の右側を押すことで録画停止、左側を押すと一時停止をすることが可能です。

ちなみに有料プランの場合は録画映像をクラウドに保存でき、リンクを共有するだけで他のユーザーも録画を視聴することができます。

無料プランだと録画映像はパソコンのフォルダに保存され、動画を共有したい場合はファイルをやりとりする必要があるので注意が必要です。

便利な録画機能を活用することで、情報の共有をより確実にできるでしょう。

Zoomの録画機能についてさらに知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

Zoom録画で働き方改革を実現!録画機能の使い方と活用事例の紹介

(4)画面共有

Zoomの4つ目の中心的な機能は、画面共有です。

ミーティング中に同じ画面を共有することで、言葉だけでは伝えにくい事柄も確実に相手に伝えられるようになります。

中央下に表示されている「画面を共有」をクリックすると、ホストがパソコンで開いているタブや、ホワイトボードといった参加者に共有できる画面の一覧が表示されます。

その中から共有したい画面を選択し、右下の「共有」ボタンをクリックすることで参加者にも画面が共有されます。

ホワイトボードなどは、スマホから参加している人も画面を利用して書き込むことができるので意見などを視覚化するのにも便利です。

画面共有機能を活用し、効果的なミーティングを開催しましょう。

(5)リモートサポート

Zoomの5つ目の中心的な機能は、リモートサポートです。

こちらの機能は、ホストが参加者の画面を遠隔操作できる機能となっています。

参加者の画面をホスト側に共有してもらうことで、仕事のやり方やツールの使い方を直接教えることができる便利な機能です。

ちなみに参加者もパソコンを利用してミーティングに参加していないとこちらの機能は使えないので注意してください。

リモートサポートを利用するには、まず設定画面より「プロフィール」「マイプロフィールを編集」の順でクリックします。

そうすると自分のプロフィールが記載されたZoomのサイトが表示されるので、「個人」の欄の一番下にある「設定」をクリックしましょう。

「ミーティングにて(詳細)」をクリックし「リモートサポート」をオンにします。

こうすることで今後はリモートサポートがミーティング時に利用できるようになります。

この機能を使わない場合は同じ手順で設定を開き、リモートサポートをオフにしましょう。

リモートサポートをオンにすると、ミーティング中の画面の下のバーに「サポート」と表示されます。

こちらを押すことで参加者に画面共有のリクエストが送信されるので、許可を貰って画面を遠隔操作を始めることができます。

リモートサポートを活用して、仕事相手が離れていても業務を効率的に進めていけるようにしましょう。

まとめ

今回は、Zoomの5つの中心機能の使い方について説明しました。

どれもボタンをクリックするだけで利用することができ、面倒な設定などを行なう必要もほとんどないのがZoomの大きな特徴です。

使い方もデザインもスッキリしているため、日々の業務にも取り入れやすいのがZoomの良さでもあるでしょう。

オンラインミーティングでも、顔を合わして行なう本来のミーティングのような要領で情報を共有することができます。

チャット機能や録画機能といった多彩なサポート機能を活かし、業績を向上させるための充実したミーティング環境を作り上げていきましょう。

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