業務改善に役立つ!LINE WORKSの7つの特徴と導入事例3社

「ChatWorkを使っているけど、カレンダー機能の面でもっと充実したコミュニケーションツールを導入したい」
「最近広告でもよく表示されるLINE WORKS、機能面や導入事例はどんなものなんだろう?」

LINE WORKSはあの有名な無料チャットツールのビジネス版、まだ導入事例が少なく決め手を測りかねている方も多いでしょう。

リリースされて間もないとはいえ、2万7千社以上の企業が導入、成功事例を出しているツールです。

しかし機能をよく調べてみるとLINE WORKSは優秀な機能を兼ね備えていて、非常に導入・運用しやすいことが分かりました。

今回はLINE WORKSの概要や特徴、費用やメリットデメリット、そして導入事例までを紹介します。

導入を検討している方や自社で使用しているコミュニケーションツールに不満がある方、最後まで読めばLINE WORKSを使ってみたいと思うでしょう!

1.LINE WORKSの7つの特徴

LINE WORKSの概要や特徴を紹介します。

  1. おなじみのチャットツールのビジネス版
  2. 見慣れたインターフェイスで操作が簡単
  3. ノート・予定・ファイルなどを共有可能
  4. 取引先とのグループ作成でコミュニケーションも円滑
  5. 連携ツールの種類も豊富
  6. Botを活用すれば勤怠管理や申請も可能
  7. 掲示板で重要事項を共有

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する新しいコミュニケーションツールです。

LINEの運営会社であるNAVERが提供しているツールなので、セキュリティ面も安心。

それでは特徴や機能を見ていきましょう。

(1)おなじみのチャットツールのビジネス版

LINE WORKSはおなじみのチャットツール”LINE”のビジネス版です。

今やほとんどの人のスマホにインストールされているLINEのチャット機能はもちろん、ビジネスに必要な機能を付け加えています。

セットアップも簡単で導入しやすく、誰でも使いやすいのが特徴です。

(2)見慣れたインターフェイスで操作が簡単

LINE WORKSはLINEの画面と非常によく似た作りです。

導入や研修は必要なく、プライベートのLINEを使う感覚で社内コミュニケーションを取れるのがメリット。

新しいツール導入には社員にとっての利便性がネックになることが多いですが、LINE WORKSならその心配はいりません。

(3)ノート・予定・ファイルなどを共有可能

LINE WORKSにはノート・予定・ファイルの共有機能がついています。

ノートとは通常のLINEにもついている機能で、グループで重要事項や情報共有の場として使えるもの。

カレンダー機能も充実していて、お互いの予定を簡単に把握することができるのです。

さらに嬉しいのがファイル共有もできるクラウド機能を持っていること。

無料では5GBまでの共有ストレージを利用可能、足りなければ有料プランに切り替えて100GBの容量に変更もできます。

後ほどプラン紹介の欄で詳細を紹介していますので、そちらも併せて参考にしてみてください。

大容量のファイルなども共有できるので、データのやり取りや共有もとても簡単です。

(4)取引先とのグループ作成でコミュニケーションも円滑

LINE WORKSは取引先とのグループ作成が可能で、他社とのコミュニケーションも円滑になります。

他者のLINE WORKSと連携できるため、従来苦労していたメールのやり取りや管理も効率化。

社内だけでなく社外とのコミュニケーションにも利用できるのが特徴です。

(5)連携ツールの種類も豊富

LINE WORKSで利用できる連携ツールの種類も豊富です。

Bot開発ツール、業務支援、労務管理や人事関連、顧客管理ツールなどの外部のツールと連携することができます。

連携ツールが豊富なことで、柔軟にカスタマイズをしてLINE WORKSに足りない機能を補っていくことができるのです。

(6)Botを活用すれば勤怠管理や申請も可能

LINE WORKSでトークBot APIを利用すると、対話型コミュニケーションを取ることができます。

社内での共有事項や申請関係を自動化することができ、関連部署の業務効率の向上にもつながるのです。

出張の申請や勤怠管理、日報の作成などをLINE1つでできるようになります。

(7)掲示板で重要事項を共有

LINE WORKSには掲示板機能がついていて、重要事項を共有できます。

社内での重要事項や朝礼での共有事項などを掲示板にアップしておけば、現場に直行する営業が外出先から情報を確認できるわけです。

つまり情報漏れがなくなる、共有漏れによる連携ミスを減らせるということ。

社員全体に情報をオンタイムでシェアできるのもLINE WORKSの特徴です。

2.LINE WORKSを導入するのに必要な費用

次にLINE WORKSを導入するのに必要な費用を紹介します。

LINE WORKSは無料で導入可能で、その後は容量や管理機能・セキュリティ面の機能の違いにより月額で料金がかかります。

無料版はまずはお試しで使用感を確かめる場合、またはチーム内だけでコミュニケーションツールとして利用する場合にオススメです。

取引先との連携はできなので、外部とのコミュニケーションも使用したい場合はライトプラン以上が良いでしょう。

必要な機能を一度全部書き出して見てから、最小限のコストで済むプランを申し込んでみてください。

使用していくうちに不便を感じれば、いつでもアップグレードが可能です。

3.LINE WORKSのメリット・デメリット

LINE WORKSのメリットとデメリットを紹介します。

メリットは3つ、デメリットは1つだけです。

機能や料金面の他に、コミュニケーションツールとして優れている点や欠点を把握してから導入を検討しましょう。

(1)LINE WORKSを導入する3つのメリット

LINE WORKSを導入する3つのメリットを紹介します。

  1. スマホ・PCブラウザでも閲覧可能
  2. アンケートの作成や集計機能
  3. カレンダー機能が優秀

現在使用しているコミュニケーションツールと比較しつつ、メリットを見ていきましょう。

#1:スマホ・PCブラウザでも閲覧可能

LINE WORKSはスマホ・PCブラウザでも閲覧可能です。

スマホだけでは入力に時間がかかる作業も、PCを使って行えます。

外出先では情報やデータの閲覧を、社内に戻ってPCからデータ入力を行うなど使い分けることができるんです。

社用携帯を全員に配布しなくてもツールが使えるので、コストの削減にもつながります。

#2:アンケートの作成や集計機能

LINE WORKSではアンケートの作成や集計機能を利用できます。

アンケート機能

  • スケジュール日程調整
  • 投票
  • 満足度調査などの社外アンケート

社内で会食や会議などの日程調整も楽になり、出欠の管理も簡単にできるのがメリットです。

またユーザーに対しての外部アンケートで、顧客満足度を計測することもできます。

顧客との良好なコミュニケーションを取るための機能も搭載されているのは嬉しいポイントですね。

テンプレートも豊富に用意されているので、簡単に必要なアンケートを作成・集計できる利便性の高さがメリットです。

#3:カレンダー機能が優秀

LINE WORKSはカレンダー機能が優秀です。

アンケート機能

  • 自身の予定の登録・管理
  • タスク管理
  • メンバーの予定表の閲覧
  • 予定への招待時にメンバーの空き時間候補を自動検出

自分の予定を登録したり管理できるのはもちろん、ToDoなどのタスク管理も可能です。

さらにメンバーの予定表を閲覧したり、会議などに招待することもできます。

この辺りはGoogleカレンダーにも搭載されている機能ですが、一番の違いはメンバーの空き時間を自動検出できる機能。

グループのメンバーが参加できる時間帯を自動で検出してくれるので、面倒な予定調整も楽になります。

LINE WORKSのカレンダー機能は他のツールには無い機能が搭載されていて使い勝手が良いと言えます。

(1)LINE WORKSを導入するデメリット

LINE WORKSを導入するデメリットを紹介します。

それは既読機能が面倒であることです。

社内のメールは開封通知を設定していない限り相手に閲覧はして返信を保留していることが分かりません。

プライベートで使用しているLINEと同じく既読がつくため、すでにメッセージを閲覧していることが相手にバレるわけです。

返信が遅いと気を悪くする人もいるでしょうし、「何か変なことを言ったかな」と気に病んでしまう人もいるでしょう。

取引先とのLINEにおいては、相手先を怒らせてしまう可能性すらあります。

非常に便利で機能も豊富なLINE WORKSですが、既読・未読の機能がつくことがデメリットです。

4.LINE WORKSの3つの導入事例

最後にLINE WORKSの導入事例を紹介します。

  1. 株式会社ヤナセ
  2. 有限会社いわさき
  3. 株式会社ウエスト

以上の3社の課題・導入の結果をまとめましたので、導入前の検討材料に使ってくださいね。

(1)株式会社ヤナセ

株式会社ヤナセは輸入車の販売業の会社です。

顧客から「連絡を電話やSMSからLINEに切り替えて欲しい」という要望もあり導入を決断、セールスツールとしてLINE WORKSを使用しています。

導入前の課題は下記のようなものです。

  • 電話営業は時間帯を選ばなければならない
  • 年配の方はSMSを使い慣れていない
  • 車両の故障や破損の状況を電話で聞き取ると状況を正しく判断できない

導入の決め手はLINEは誰でも使い慣れているツールで社員の抵抗感がないこと、顧客からの要望・年配の方もLINEを使用しているということ。

導入の結果、以下のような改善点が見られました。

  • 顧客とのコミュニケーションが活性化
  • 時間帯を選ばずカタログの送付などの案内を送りやすく、レスポンスも早くなった
  • 車両の故障・破損時にLINEで写真を送ってもらうことで状況確認がスムーズ
  • 社内でも共有事項の連絡などが効率化

顧客との良好な関係を築くためのツールとして利用し、よりリアルタイムでのコミュニケーションが可能になったそうです。

(2)有限会社いわさき

有限会社いわさきは、有料両神ホームや看護ステーションなどを運営する地域医療・介護の会社です。

従来はメール等でスタッフ間の情報共有を行っていましたが、以下のような課題がありました。

  • 高齢のスタッフがPC操作に疎くネット共有が難しかった
  • 情報共有に社用携帯のSMSを使っていたが文字数制限・画像送信不可という不便さがあった
  • 患者の個人情報を共有する際にプライバシー保護のため画像加工をするなどの手間がかかっていた

LINE WORKSを導入決定した際いわさきは事業拡大の最中であり、今後の展開を考えるとより手軽にコミュニケーションを取れるツールが必要だったそうです。

高齢のスタッフでもLINEを使用している人は多く、またセキュリティ性の高さが決め手となって導入を決定。

導入の結果、以下のような成果が得られました。

  • スタッフ間のコミュニケーションが円滑になった
  • 高齢スタッフもLINEの方が使い勝手が良く連携作業の効率化が進んだ
  • セキュリティが高いため個人情報を共有する際の加工の手間がなくなった

コミュニケーションの活性化、業務効率が格段にアップするという成果が上がっています。

(3)株式会社ウエスト

株式会社ウエストはテレビ局に対してADを派遣する人材派遣業を行う会社です。

LINE WORKS導入前は下記のような課題を感じていました。

  • 1人で30人の派遣をバラバラの連絡手段で管理していて負担が大きい
  • 他社のチャットルールを導入したが使いこなせず浸透しない
  • 社内連絡と社外のやり取りが混在して見分けがつかない
  • 日報の共有がまくいかない
  • 派遣社員へのヒアリング・コミュニケーションがうまくいかない

抱えている派遣社員が多いこと、取引先との連絡頻度が高いことでコミュニケーションに支障をきたしていたんです。

しかしLINE WORKSを導入することで、課題を解決することができました。

  • 使い慣れたLINEで派遣ADとの連絡手段が統一できて業務効率がアップ
  • 社内にもLINE WORKSはすんなり浸透、コミュニケーションが活性化した
  • 社外と社内の連絡を一目で見分けられるようになった
  • 日報を掲示板に共有することでお互いの仕事の進捗を把握できるようになった
  • 派遣社員にリアルタイムでヒアリングを行うことで細かいケアができるようになった

社内でのコミュニケーションのみならず、派遣写真とのコミュニケーションも活性化したそうです。

まとめ

今回は新しいビジネスチャットツールLINE WORKSについてご紹介しました。

現状のチャットツールが浸透しづらい、使いこなせないと感じている方はぜひ無料プランから導入してみてはいかがでしょうか。

成功事例にあるように、使い慣れたツールであることで社員教育が不要で、浸透しやすいのも大きなメリットです。

LINE WORKSの導入で社内コミュニケーションを活性化させ、より生き生きとした職場づくりを目指しましょう!

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