無料グループウェアはどんな企業に向いている?おすすめサービス5選

「グループウェアを利用する前に無料で試せるサービスってないの?」
「無料のグループウェアサービスではどのようなことまでできるの?」

グループウェアを導入することになったものの、いきなり有料サービスを利用することに抵抗がある人も多いのではないでしょうか。

グループウェアには無料と有料のサービスがありますが、有料サービスを利用すればよいというわけではなく、実は有料よりも無料サービスの方が向いている企業もあるのです!

本記事では、無料グループウェアのメリット・デメリット、無料サービスが向いている企業の特徴、おすすめの無料サービスを紹介します。

自社に最適な無料サービスを選ぶコツも紹介するので、この記事を読めば、無料サービスでも効果的に業務改善をすることができますよ!

なお、グループウェアの概要については以下の記事で解説しているので、そちらもあわせてご覧ください。

グループウェアを使うメリットは?3つのサービス選びのコツを紹介

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1.無料グループウェアを導入するメリット・デメリット

無料グループウェアを導入するメリット・デメリット

無料のグループウェアサービスのメリット・デメリットを紹介します。

グループウェアを導入するにあたって、有料と無料どちらを利用するか迷う人も多いでしょう。

順に説明するので、メリットとデメリットの両方を頭に入れた上で、どちらのサービスを利用するのか検討してみてください。

(1)無料グループウェアの3つのメリット

無料グループウェアの3つのメリット

無料のグループウェアのメリットは以下の3つです。

  1. 初期費用や基本コストがかからない
  2. 気軽に試すことができる
  3. いつでも機能をグレードアップできる

順に説明するので、どのようなメリットがあるのか把握しておきましょう。

#1:初期費用や基本コストがかからない

無料なので、当然初期費用やその他の料金は発生しません。

無料サービスの中には、有料サービスと見間違うほど機能が充実しているものもあります。

費用のことを考えずに業務改善が期待できるので、必要と感じたら導入しましょう。

#2:気軽に試すことができる

無料なので、お試し感覚で気軽に利用できるでしょう。

有料サービスを利用するとなると、費用が発生する分、サービス選びに慎重になるのは当然です。

グループウェアを利用したことがない人は、メリットやデメリットでサービスを比較しても判断が難しいので、1度試してみることをおすすめします。

#3:いつでも機能をグレードアップできる

無料サービスには有料サービスにグレードアップできるものがあります。

無料サービスは有料サービスに比べて機能面で劣りますが、いつでもグレードアップできるので、機能の幅を途中で広げることが可能です。

いきなり有料サービスを利用するよりも、初めは無料サービスで試して、自社に最適なサービスと判断したときや機能を追加したくなったときに有料サービスに移行した方が後悔が少なくなるでしょう。

(2)無料グループウェアの3つのデメリット

無料グループウェアの3つのデメリット

無料グループウェアのデメリットは以下の3つです。

    1. 機能が制限されている
    2. セキュリティ面が弱い
    3. サポート対応がない場合が多い

順に説明するので、メリットと比べて導入するか検討しましょう。

#1:機能が制限されている

無料サービスは機能が制限されています。

たとえば、利用人数の上限が決まっていたり、データ保存機能のストレージの容量が小さかったりします。

少数精鋭や起業したばかりの企業であれば、無料サービスの制限内で利用できるかもしれませんが、大人数で利用するとなると容量オーバーになるでしょう。

無料サービスの制限内で機能しなければ、有料プランに変更したり、課金して追加サービスを利用したりする必要があります。

#2:セキュリティ面が弱い

有料サービスに比べてセキュリティ面が弱いので、情報漏洩や不正利用のリスクがあります。

複数のユーザーが利用するので、外部に持ち出す人もいるかもしれません。

また、外部から不正アクセスを受け、情報が持ち出されてしまう可能性もあるでしょう。

もし無料グループウェアを利用するのであれば、サービス上で機密情報を共有しないなどの工夫が必要です。

#3:サポート対応がない場合が多い

料金を払わない分、サポート対応がサービスに含まれていないことが多いです。

初めてグループウェアを利用する場合、不明点や問題点が発生することがあるでしょう。

そのときに、運営に問い合わせても対応してもらえないことがあるので、サービス利用前にサポート対応の有無は確認しておくことをおすすめします。

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2.無料グループウェアが向いている企業の4つの特徴

無料グループウェアが向いている企業の4つの特徴

無料グループウェアが向いている企業の特徴を紹介します。

今回紹介する企業の特徴は以下の4つです。

  1. 業務改善に割ける予算が少ない
  2. 最低限の機能で十分足りる
  3. 本格的に導入する前に試してみたい
  4. 社内にコミュニケーションツールがない

順に説明するので、これらの特徴に該当する企業は無料のグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(1)業務改善に割ける予算が少ない

業務改善に割ける予算が少ない

無料グループウェアは費用が発生しないので、業務改善に割ける予算が少ない企業におすすめです。

予算を割けないからといって業務内容に問題があれば、職場環境は改善されません。

予算が厳しい企業で業務の効率化を図るのであれば、無料サービスを利用しましょう。

(2)最低限の機能で十分足りる

最低限の機能で十分足りる

無料のグループウェアの制限された機能だけで十分な活用できる企業に向いているでしょう。

無料サービスでもチャット機能や掲示板機能などのコミュニケーションツールは充実していますし、スケジュールやタスク管理機能が搭載されているものもあります。

初めから機能がありすぎても使いこなせない可能性が高いです。

ユーザー数が少なく導入目的を果たせるものであれば、無料サービスでも有効でしょう。

(3)本格的に導入する前に試してみたい

本格的に導入する前に試してみたい

有料サービスを利用する前のお試しで使ってみたい企業にもおすすめです。

初めてグループウェアを導入する企業は、特別なコネクションがないかぎり有料サービスの中でもどれを選べばよいのか分からないのがほとんどでしょう。

有料サービスを提供している企業にも無料プラン、もしくはお試し無料期間が設けられているものがあるので、いきなり有料サービスを利用するのではなく、無料サービスを利用して導入するか決めてみてはいかがでしょうか。

(4)社内にコミュニケーションツールがない

社内にコミュニケーションツールがない

社内にコミュニケーションツールが導入されていない企業は、無料サービスが向いています。

コミュニケーションツールが導入されていない企業は、起業して間もないか少人数の企業の場合が多いからです。

ユーザー数が少ないうちは無料サービスの制限内で十分活用できます。

グループウェアをコミュニケーションツールとして利用するのであれば、いきなり有料サービスを導入するのではなく無料サービスを導入しましょう。

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3.おすすめの無料グループウェア5選

おすすめの無料グループウェア5選

おすすめの無料グループウェアを紹介します。

今回紹介するグループウェアは以下の5つです。

  1. iQube(アイキューブ)
  2. GRIDY(グリッディ)
  3. enclo(エンクロ)
  4. Chatwork(チャットワーク)
  5. サークルスクエア

順に紹介するので、無料サービスの導入を検討している企業は、サービス選びの参考にしてください。

(1)iQube(アイキューブ)

iQube(アイキューブ)

iQube(アイキューブ)は、ユーザー数が10人以内であれば無料で利用することができます。

機能やメリットを表にまとめました。

主な機能 メリット
  • スケジュール管理
  • レポート機能
  • 電話メモ
  • メッセージ機能
  • グループごとに情報の開示ができる
  • 社外から情報にアクセスできる

無料でも15種類もの機能が搭載されているのが特徴です。

初めて使う人でも簡単に操作できるように、わかりやすいソフトウェアを利用しているので、業界や業種を問わずに9,000社から導入されています。

また、グループごとに情報の開示先を指定できるだけでなく、ユーザー同士でコメントを投稿することができるので、コミュニケーションツールとしても有効でしょう。

スマートフォンにも対応しているので、場所を選ばずにデータにアクセスすることができるので、営業など社外活動でも社内の情報を活用することが可能です。

無料のユーザー制限は厳しいので、少数精鋭の部署や起業後の企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(2)GRIDY(グリッディ)

GRIDY(グリッディ)全ての機能を無料で利用することができます。

導入からメンテナンスまで無料なので、費用が気になる企業ほどおすすめなグループウェアです。

主な機能 メリット
  • マイページ
  • レポート機能
  • タイムカード
  • メッセージ機能
  • 電話メモ
  • 全ての機能が無料で利用できる
  • 有償の機能に分類されることが多い機能も無料
  • 社外のユーザーとも情報共有が可能

無料にもかかわらず利用できる機能はなんと23種類です。

情報共有に力を入れているグループウェアの1つで、社内のコミュニケーションの活性化が期待できます。

無料のグループウェアの中でも制限なく利用できる機能の幅が広いので、コストを最優先にする企業ほど適しているといえるでしょう。

(3)enclo(エンクロ)

enclo(エンクロ)

enclo(エンクロ)操作性が簡単なことが特徴的です。

主な機能 メリット
  • ファイルデータ
  • メッセージチャット
  • メモ機能
  • シンプルで使いやすい
  • メールによるサポート体制がある

グループウェアに慣れるまでは、いくら優れた機能が搭載されていても使いこなせなければ意味がありません。

他の無料サービスに比べると機能の種類が絞られている分、enclo(エンクロ)はシンプルで使いやすい傾向があります。

メールでのサポート体制も整っているので、使い方が分からないなどの問題が生じたときも安心です。

無駄な機能を極力省いて、使いやすさを重視する企業は導入の検討をしてみてください。

(4)Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)セキュリティ面に強い傾向があります。

主な機能 メリット
  • 音声・ビデオ通話
  • タスク管理
  • ファイル共有
  • セキュリティ面が強い
  • 通話機能があるので、円滑なコミュニケーションが可能

14のグループチャットを無料で利用することができ、グループ内のユーザー数が無制限なので使いやすいです。

また、ワードやエクセルなどのファイルの共有も可能なので、作業効率アップを図ることができます。

暗号化されたデータを送受信するので、使いやすさだけでなくセキュリティ強化にも有効です。

(5)サークルスクエア

サークルスクエア

サークルスクエアは、人数制限がなく16の機能を使用することができるグループウェアです。

主な機能 メリット
  • スケジュール
  • ファイル共有
  • 掲示板
  • アンケート作成
  • 無料で使える機能が豊富
  • 社外でも利用できる

サークルスクエアは、ファイルの共有やスケジュールの管理が特徴的なサービスです。

予定の作成や出欠確認の機能、リマインダー通知など機能が幅広いので、機能性を重視する企業におすすめします。

また、タブレットなどの端末にも対応しているので、外出先でも大きな画面で操作することが可能です。

62万人のユーザーがいるので、多くの人から支持されているサービスといえるでしょう。

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4.最適な無料グループウェアを選ぶ3つのコツ

最適な無料グループウェアを選ぶ3つのコツ

自社に最適な無料のグループウェアを選ぶコツを紹介します。

今回紹介するコツは以下の3つです。

  1. 必要な機能を把握する
  2. 初心者でも使いやすいか体験する
  3. サポート体制やセキュリティ面で十分か確認する

順に説明するので、グループウェア選びの参考にしてください。

(1)必要な機能を把握する

必要な機能を把握する

グループウェアを導入するときに、必要な機能が搭載されているかの確認をしてください。

導入目的を果たせないサービスを利用しても意味がなく、必要以上に機能があっても使いにくくなるでしょう。

グループウェアサービスは豊富なので、判断基準を明確にすることで選びやすくなります。

(2)初心者でも使いやすいか体験する

初心者でも使いやすいか体験する

使いやすさを比べるために、1度試しに利用してみることもポイントです。

機能性も重要ですが使いこなせなければ無駄になるので、パソコンに慣れていない人ほど使いやすさを求めたほうがよいでしょう。

業務の一環として利用することになるので、操作性はスムーズに作業を進める上で重要です。

いずれ有料サービスに移行することも視野に入れて、無料版から使いこなせるようになっておきましょう。

(3)サポート体制やセキュリティ面で十分か確認する

サポート体制やセキュリティ面で十分か確認する

サポート体制やセキュリティ面が十分か確認するのもサービス選びのコツです。

特に初めて導入する企業は、問題が発生したりトラブルに巻き込まれたりすることもあるでしょう。

また、機密性が高い情報を扱う企業ほど、しっかりセキュリティ対策をとっているサービスを選ぶ必要があります。

便利なツールですがリスクも伴うので、不安な人ほどサポート体制やセキュリティ面を重視した方がよいでしょう。

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まとめ

無料のグループウェアは、コスト削減やお試し導入ができるなどのメリットがあります。

業務改善に割ける予算が少ない企業や最低限の機能で足りる企業などに無料サービスは最適です。

今回紹介した無料グループウェアや選ぶコツを参考に、無料のグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、有料のグループウェアについては以下の記事で紹介しているので、そちらもあわせてご覧ください。

11のグループウェアを比較!導入方針ごとのおすすめサービスを紹介

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