テレワークの基本知識!メリット・デメリットや導入に向けた7ステップ

「ニューノーマル(新しい生活様式)対策として自社でもテレワークの導入を検討したいが、テレワークとは具体的にどのような働き方を指すの?」
「テレワークを導入すると、どのようなメリット・デメリットがある?」

このように悩んでいませんか?

テレワークは働き方改革や災害対策に欠かせない今や導入必須のワークスタイルですが、スムーズな導入のためには手順やポイントを押さえてくことが大切なのです!

今回は、テレワークの種類や概要、6つのメリット、5つのデメリット、導入時に気を付けたい4つのポイントを紹介するとともに導入に向けた7ステップについても解説します。

この記事を読んでテレワークの基本情報を理解し正しく導入することができれば、自社の生産性向上につなげることができますよ!

1.テレワークとは

テレワークとは、リモートワークとも呼ばれる、ICT(情報通信技術)を活用した場所や時間にとらわれない働き方のことです。

リモートワークは、働き方改革の手段として政府が後押ししたこともあり、徐々に企業への導入が浸透してきています。

2019年5月時点に総務省が発表した通信利用動向調査(※)では、テレワークをすでに導入済の企業が19.1%、今後導入予定の企業が7.2%という数字でした。

※参考URL:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf

ニューノーマルへの対策として、さらに多くの企業がテレワークの導入を始めており、今後導入率は加速度的に増えていくことが世予想されます。

このように、テレワークとはICTを活用した時間や場所にとらわれない働き方のことで、企業にとってさまざまなメリットがあるため導入に踏み切る企業が増えてきています。

(1)テレワークの種類

テレワークの種類は、働く場所の違いから以下の3つの種類に分けられます。

  1. 在宅勤務
  2. モバイルワーク
  3. サテライトオフィス

順番に説明します。

#1:在宅勤務

在宅勤務は、オフィスに通勤せずに自宅で働くワークスタイルです。

一般的には、従業員が所有するパソコンもしくは会社から貸与されたパソコンを利用し、インターネット経由で会社のネットワークと接続します。

昔は先進的なIT企業でのみ在宅勤務が導入されていましたが、最近ではIT企業に限らずさまざまな業種に展開されており、企画・総務・人事・経理・研究・開発などといったパソコンを利用して単独で仕事をこなしやすい職種を中心に導入が進んでいます。

このように、在宅勤務は自宅でパソコンを利用して働く、さまざまな業種・職種に展開されているワークスタイルです。

#2:モバイルワーク

モバイルワークは、顧客先や移動中にパソコンや携帯電話を利用して業務を行うワークスタイルです。

営業・システムエンジニア・サポートサービスなどのように外回りで顧客対応を行う職種がモバイルワークを積極的に活用しています。

事務作業のためだけにオフィスに戻る必要がなくなるため、より顧客対応に時間をかけることが可能になり、結果として顧客満足度の向上や販売促進につながります。

このように、モバイルワークは顧客先や移動中にモバイル端末を利用して働く、営業などの顧客対応中心の職種に展開されているワークスタイルです。

#3:サテライトオフィス

サテライトオフィスは、勤務先以外のスポットオフィス・専用サテライト・共同サテライト・レンタルオフィスなどを利用して業務を行うワークスタイルです。

勤務先が都心にある場合はサテライトオフィスを郊外に、勤務先が郊外にある場合はサテライトオフィスを都心におくことが多いです。

サテライトオフィスは勤務先と同等の仕事ができる環境を整えつつ、郊外におくことで通勤の混雑を避けたり、都心におくことで都市部での営業活動をしやすくするなどのメリットがあります。

このように、サテライトオフィスは勤務先と離れた場所に仕事ができる環境を用意することで、遠隔勤務を可能とするワークスタイルです。

(2)テレワークに利用するICT環境

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テレワークを導入する際にはICT環境を整備しますが、オフィス以外の場所から社内ネットワークに安全に接続するために、セキュリティを考慮したシステムを用意する必要があります。

テレワークの代表的なシステム構成には以下の3種類があります。

  1. パソコンは通常のものを使い、VPN(バーチャルプライベートネットワーク)接続で社内ネットワークとつなげる
  2. ハードディスクを持たないパソコン(シンクライアント)を利用して、データは社内のみに保存する
  3. パソコンは通常のものを使い、認証用USBキーを挿入することで仮想シンクライアント環境を作り上げる

これらの方式を用いることで、通信時のデータ傍受やパソコン盗難時のデータ流出を防ぐことができます。

また、セキュリティレベルを保持するためには、システムの整備だけでなく運用の徹底も大切です。

このように、テレワーク導入時にはデータ流出を防ぐためにセキュリティを考慮したシステム構成を組むのが一般的です。

2.テレワークの6つのメリット

リモートワークのツールを選ぶ3つのコツ

テレワークのメリットを6つの観点に分けて説明したのが以下の表です。

メリット 内容
1 非常時にも事業継続できる 感染症や災害時にリモートワークを活用することで、自宅から業務を行い事業を継続できる。
また、無理に出社させないことにより社員の安全も確保できる。
2 有能な人材を確保できる ワークライフバランスを実現できることで、業務時間中は仕事に集中しつつ業務外では自己研鑽にも励むことのできる魅力的な会社だと思ってもらえる。
3 離職を防止できる せっかく戦力として育てた人材が、本人のやる気はあるにもかかわらず育児や介護により通常の勤務形態がとれなくなる場合に、リモートワークを使って業務を継続することができることで離職されずに済む。
4 業務が効率化できる リモートワークによるすきま時間の活用や通勤時間の削減により業務が効率化できる。
また、割り込みの来客や電話もない状態で集中して仕事ができる。
5 コストが削減できる 通勤コストやオフィスコストを減らすことができる。
また、離職防止により新しい人材の募集や教育・研修費用も削減できる。
6 企業のイメージが向上する 育児中や介護中の従業員にも配慮された多様な働き方を認めてくれる企業としてイメージアップを図れる。

このように、テレワークを導入することで災害時の事業継続や働き方改革への対応をはじめとするさまざまなメリットを享受できます。

テレワークのメリットについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。

テレワークのメリットは?企業の5つのメリットと従業員の3つのメリット

3.テレワークの5つのデメリット

社外ネットワークからアクセスできるようにする

次に、テレワークのデメリットを以下の表の通り紹介します。

デメリット 内容
1 社員の時間管理ができない 社員1人1人の柔軟な働き方を実現できる反面、仕事とプライベートの境目があいまいになりやすく正しい時間管理を行うのが難しい。
また、上司の監視の目も行き届かないため、さぼりや不正の温床になり兼ねない。
2 部下のマネージメントができない 上司が部下の働きぶりを見る機会が大幅に減り、細やかなフォローが行き届きにくい。
特に新入社員のようにまだ仕事を覚えきれていない部下のフォローが難しく、ある程度自律した社員でないと成果が出にくい。
3 チームワークが悪くなる 同僚で顔を合わす機会が減り、メールや電話のやり取りでも必要最低限の内容になりがちで、チームワークが醸成されにくい。
特にモチベーションの低下や喜怒哀楽などの感情が、顔を合わせないと気づきにくい。
4 正しい評価をしにくい 通常であれば、プロセスと結果の両面から評価をしていたのに、テレワークになると部下の働きぶりをプロセスから評価する材料が減り、結果だけを重視する評価や上司の独断による偏った評価になりがち。
5 情報漏えいのリスクがある オフィス内に集約されたいたデータが外部に持ち出されることになるため、外部からの攻撃やパソコンの紛失などによるデータ流出のリスクが高まる。
社員の意識が低いことで運用上の不注意からデータが流出してしまうケースもある。

このように、テレワークを始めることで懸念されるデメリットがあるため、次の4.テレワーク導入時に気を付けたい4つのポイントで紹介するような対策を施すことが大切です。

テレワークのデメリットについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。

テレワークに潜むデメリットとは?5つのデメリットと4つの対策

4.テレワーク導入時に気を付けたい4つのポイント

次に、テレワーク導入時に気を付けたいポイントを以下の表の通り4つに分けて説明します。

対策 詳細
1 テレワークに適応した勤怠管理の仕組みを整備する ・社員には、自宅や遠隔地であっても仕事のできる環境を整え、周囲の理解も得て集中して仕事に取り組むことを徹底させる。
・柔軟な働き方に合わせて業務の中抜けや中断・フレックスなどにも対応できる勤怠管理ツールを導入する。
・パソコンの起動・シャットダウン時間を自動で記録する仕組み等を用いて申告時間と業務実態が合っているかを確認する。
2 密なコミュニケーションを図るためのツールを導入する ・Web会議システム(インターネットを介して映像・音声・資料等を共有する仕組み)を導入する。
・ビジネスチャットツール(SNSのように気軽でリアルタイムなやり取りができつつタスク管理などの業務サポート機能も有するツール)を導入する。
3 評価方法をテレワークに沿ったものに見直す ・あらかじめテレワーク時の評価方法や一定期間の目標を上司・部下の間で共有する。
・上司は日報やメール・電話のやり取り等で部下の業務の定期的な確認を行い、活動内容を意識的にフォローする。
4 セキュリティ対策を行う ・パソコンやネットワークの暗号化などといったツールの整備を行う。
・自宅プリンタからの出力を禁止したりパソコンのぞき見・電話の声漏れによるデータ流出を注意するなどの運用を徹底する。

このように、テレワーク導入時に不都合が生じることのないよう、十分な対策を施しましょう。

5.テレワーク導入の7つのステップ

リモートワークのツール導入時の3つの注意点

最後に、テレワークの導入ステップを以下の表の通り7つに分けて紹介します。

ステップ 内容
1 導入目的の明確化 テレワークはさまざまな効果が期待できるが、自社にとってどのような目的で導入するのかを明確にし関係者で意思統一する。
2 導入体制の構築 ワーキンググループを立ち上げ、テレワークの管理・運用に関連する部署からメンバーを招集する。
3 導入範囲の決定 在宅勤務・リモートワーク・サテライトオフィスのどの種類のテレワークを導入するのか、また導入する部署や頻度はどうするかを決定する。
4 ICT環境の整備 テレワークに利用するシステムやコミュニケーション活性化のためのツールを整備する。
5 テレワーク導入に伴う社内ルール作り テレワーク導入に伴い変更が必要となる勤怠管理や評価制度の仕組みを見直す。
6 教育・研修の実施 テレワーク実施前に新しいシステムの利用方法とテレワークに合わせた新ルールの習得を行っておく。
特に災害時対策として利用する場合には、いざという時に使い方が分からないことのないよう十分な教育が必要。
7 導入および効果の測定 導入したらそれで終わりではなく、定性面(満足度調査・業績評価など)・定量面(顧客対応頻度や時間・オフィスコストなど)から効果を測定し、目標に達しない場合は更なる改善を行う。

このように、テレワーク導入をスムーズに進めるためには、順序だてて準備を進めていくことが大切です。

この他にも、導入時に知っておきたいポイントとして、条件を満たせば助成金や無料のコンサルティングを受けられるケースがあります。

テレワークの導入ステップや導入時に知っておきたいポイントについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。

テレワーク導入の7ステップと導入前に知って得する2つのポイント

まとめ

この記事では、テレワークの種類や概要・6つのメリット・5つのデメリット・導入時に気を付けたい4つのポイント・導入に向けた7ステップについて紹介しました。

テレワークは働き方改革や災害対策に欠かせない導入必須のワークスタイルですが、スムーズな導入のためには手順やポイントをおさえておく必要があります。

ぜひこの記事を読んでテレワークの基本情報を正しく理解し導入することで、自社の生産性向上につなげてください!

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