オンラインストレージサービスとは?おすすめサービス4選も紹介!

「オンラインストレージサービスって何?」
「業務で一体どのように活用できるの?」

このようにオンラインストレージサービスについて詳しく知りたいという方は多いでしょう。

また、業務においてどのように活用できるか気になっている方もいらっしゃるかと思います。

実は、オンラインストレージを上手く導入することで、データ管理をより強固にしたり、仕事や作業の効率を向上させることができるのです。

今回は、オンラインストレージサービスについて、またこのサービスを導入するメリットやおすすめのサービスについて紹介します。

この記事を読んで、日々の様々な場面でオンラインストレージサービスを活用できるようになりましょう。

1.オンラインストレージサービスとは?

オンラインストレージサービスとは、インターネット上に文書やPDF、写真やビデオといった様々なファイルを保存することができるサービスのことです。

インターネットに接続でき、それぞれのサービスに対応しているデバイスを持っていれば誰でも使用できます。

サービス提供会社が管理しているサーバーにデータを保存できるため、使用している端末の容量を圧迫せずに多くのデータを保存しておくことが可能です。

また、ファイルの保存機能以外にもファイルを複数人に共有したり、保存したファイルを共同で編集できたりと、業務に役立つような機能も複数備わっているのも特徴となっています。

別名クラウドサービスとも呼ばれ、多くの企業が実際に導入しているほど、現代の社会には必要不可欠であるサービスなのがオンラインストレージサービスです。

オンラインストレージとは?導入して得られるメリット4つを紹介!

2.オンラインストレージサービスの導入メリット5つ

ここではオンラインストレージサービスを導入するメリットを5つ紹介します。

複数のメリットを正しく理解し、自分の職場ではどのように活かせるか想像しながらご覧ください。

以下の5つがオンラインストレージサービスを導入するメリットです。

  1. どんな場所でもファイルの閲覧や編集が可能になる
  2. ファイルの一元管理で業務の効率化を図れる
  3. データを保存するためのコストを削減できる
  4. データをバックアップできる
  5. サービスによっては簡単に使用容量を増やせる

順に説明します。

(1)どんな場所でもファイルの閲覧や編集が可能になる

オンラインストレージサービスを導入する1つ目のメリットは、どんな場所でもファイルの閲覧や編集が可能になることです。

オンラインストレージには、ファイルを複数のデバイスやユーザーで共有できるという機能が備わっています。

そのため、パソコンで管理していたファイルを予めオンラインストレージに保存しておけば、出先でもスマホなどで簡単にファイルを閲覧できるようになるのです。

また、顧客にデータを提示したり、出張の際にスマホやタブレット端末といったデバイスからファイルを編集できたりと、オンラインストレージサービスの導入によって様々な働き方が可能となります。

インターネットに繋がる環境であれば基本的にどこでも利用できるので、オンラインストレージを導入して臨機応変な働き方を実現できるようにしましょう。

(2)ファイルの一元管理で業務の効率化を図れる

オンラインストレージサービスを導入する2つ目のメリットは、ファイルの一元管理で業務の効率化を図れることです。

会社全体で同じオンラインストレージを利用することで、従来ではメールなどを利用して行なっていたファイルの共有などにかかる手間を省くことができます。

また、検索機能を使えば複数のファイルを一元管理していても、探しているファイルを即時に見つけることも可能です。

データを一カ所に集めることで、情報の比較や収集、管理が格段に楽になります。

オンラインストレージサービスでファイルを一元管理し、時間を無駄にしない職場を作り上げましょう。

(3)データを保存するためのコストを削減できる

オンラインストレージサービスを導入する3つ目のメリットは、データを保存するためのコストを削減できることです。

企業でデータを保管する場合、自社サーバーを立ち上げたり、外部ストレージを用いる必要がありました。

特に自社サーバーを立ち上げた場合、最初の導入費や、サーバーを運用していくための人件費など、発生する多くのコストが頭を悩ませる原因となりますよね。

しかし、オンラインストレージサービスは月額の料金を支払うだけで簡単に使い始めることができますし、サーバーの管理は提供している会社が行ってくれます。

そのため、これまで発生していた運用コストなどを大幅に削減できるようになり、データを保管するための費用を最低限に抑えることが可能となるのです。

完全な移行をせずとも、一部だけ導入して業務に役立てるということも可能なので、運用による様々な負担を減らすためにもオンラインストレージを活用してみてはいかがでしょうか。

(4)データをバックアップできる

オンラインストレージサービスを導入する4つ目のメリットは、データをバックアップできることです。

オンラインストレージサービスには、パソコンなどに保存してあるデータを自動的にバックアップする機能があります。

そのため、データの紛失に簡単に備えることができ、仮にデバイスが故障したとしてもファイルの共有機能によって他のデバイスからファイルを閲覧、編集することが可能です。

データバックアップの有無は設定で変更できるので、状況に応じてこの機能を上手に使えるようにしましょう。

オンラインストレージはファイル保存をするだけでなく、有事の際に備えるためにも役立てることができます。

(5)サービスによっては簡単に使用容量を増やせる

オンラインストレージサービスを導入する5つ目のメリットは、サービスによっては簡単に使用容量を増やせることです。

有料のオンラインストレージサービスでは、使用できる容量の上限が最初から決まっている場合もあれば、必要に応じて容量を増やせる場合もあります。

簡単に容量の上限を増やせれば、容量不足に困ってもすぐに解消することができ、業務に支障をきたすことも少なくなりますよね。

どのくらいの容量を使うことになるか分からない場合は、必要に応じて容量を増やせるプランを選ぶことで、快適にオンラインストレージを使用できるでしょう。

3.おすすめのオンラインストレージサービス4選

ここではおすすめのオンラインストレージサービスを4つ紹介します。

職場の仕事環境などから、導入しやすく活用しやすいサービスを見つけてみてください。

以下の4つがおすすめのオンラインストレージサービスです。

  1. box
  2. Google Drive
  3. Dropbox
  4. OneDrive

おすすめの順に説明します。

(1)box

1番おすすめのオンラインストレージサービスは、boxです。

元々は企業向けのオンラインストレージサービスとして開発され、現在も大手企業を含めた様々な会社がboxを導入しています。

boxの魅力は主に2つあり、1つは企業向けプランだと容量を無制限で使えること、そしてもう1つはセキュリティ機能の高さです。

アメリカの政府機関からも信頼を得ているboxは、他のオンラインストレージサービスと比較してもセキュリティ機能が特に優れていると言えるでしょう。

boxを導入することで、残りの容量を気にせずともどんどんファイルを保存していくことができ、更に保存したデータを厳重なセキュリティ機能で保護することができます。

より安全なデータ管理を求めるのであれば、ぜひboxの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

プラン 料金 容量
個人ユーザー 無料 10GB
Personal Pro 月額1,200円 100GB
Starter 月額550円 100GB
Business 月額1,800円 無制限
Business Plus 月額3,000円 無制限
Enterprise 要問い合わせ 無制限

参考文献:https://www.box.com/ja-jp/pricing

(2)Google Drive

2番目におすすめのオンラインストレージサービスは、Google Driveです。

Googleが提供しているオンラインストレージサービスで、Googleのアカウントを持っていれば誰でも無料で15GBまで保存可能のストレージを使うことができます。

機能も複数備えていますが、中でも保存したPDFなどを自動でテキスト化し、文章で検索できるようになる機能はファイルを探す手間を大きく省くことができ、作業効率を高めることに役立つでしょう。

また、Google Driveは他のGoogleサービスと連携できるのも大きなメリットです。

Gmail、カレンダーといった機能と連携させることで、データ管理や共有をより簡単に行えます。

Google Driveの優れた連携機能を活用し、業務の改善や効率化を図っていきましょう。

プラン 料金 容量
Google Drive 無料 15GB
Google One 月額250円/年間2,500円 100GB
Google One 月額380円/年間3,800円 200GB
Google One 月額1,300円/年間13,000円 2TB
Google One 月額13,000円 10TB
Google One 月額26,000円 20TB
Google One 月額39,000円 30TB
G Suite Basic 月額680円 30GB
G Suite Business 月額1,360円 無制限
G Suite Enterprise 月額3,000円 無制限

参考文献:https://one.google.com/about https://gsuite.google.com/intl/ja/pricing.html#choose-an-edition

(3)Dropbox

3番目におすすめのオンラインストレージサービスは、Dropboxです。

オンラインストレージサービスの中でも特に知名度が高いため、名前を聞いたことのある方も多いでしょう。

近年では個人向けの機能だけではなく、様々なビジネスシーンでも活用できる企業向けのプランも増設されました。

ファイル共有機能はもちろんのこと、ファイルへのコメント機能でファイル内容に対し即座にレスポンスしたり、Office365との連携機能で作業効率をより高めることができます。

企業向けの一部のプランでは容量の上限を自由に増やすことができるので、扱うデータ量が増えていっても安心です。

また、Dropboxは多くのビジネスツールと連携できるため、データ共有の簡素化や、業務効率の改善に繋げることもできます。

Dropboxを導入して、データ保存に困ることのない職場を作り上げましょう。

プラン 料金 容量
Basic 無料 2GB
Plus 年間契約1,200円/月
月額1,500円
2TB
Professional 年間契約2,000円/月
月額2,400円
3TB
Business standard 年間契約1,250円/月
月額1,500円
5TB
Business Advanced 年間契約2,000円/月
月額2,400円
無制限(条件あり)
Business Enterprise 要問い合わせ 無制限(条件あり)

参考文献:https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison https://www.dropbox.com/ja/business/plans-comparison

(4)OneDrive

4番目におすすめのオンラインストレージサービスは、OneDriveです。

マイクロソフトのアカウントを作成することで無料プランを誰でも利用することができます。

Windows上のファイルを管理するエクスプローラーからOneDriveのフォルダを開き、ドラッグ&ドロップで直感的にファイルを移行することが可能です。

使用する度にログインするといった手間もなく、すぐにファイルにアクセスできるのがOneDriveのおすすめのポイントの一つでしょう。

また、スマホアプリでも使うことができ、複数デバイスでのファイル共有にも対応しています。

マイクロソフト製のOneDriveはOffice365との相性が抜群なため、社内の既存のビジネスツールによっては高い互換性を実現することも可能です。

プラン 料金 容量
Basic 無料 5GB
OneDrive 100GB 月額224円 100GB
Office 365 Solo 年間契約12,984円 1TB
OneDrive for Business(Plan1) 年間契約540円/月 1TB
OneDrive for Business(Plan2) 年間契約1,090円/月 無制限(条件あり)
Office 365 Business Premium 年間契約1,360円/月 1TB

参考文献:https://products.office.com/ja-jp/onedrive/compare-onedrive-plans?activetab=tab:primaryr2

おすすめのオンラインストレージサービスをより詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

4つのオンラインストレージを比較!迷ったらboxを導入しよう!

4.オンラインストレージサービスの導入事例3選

ここではオンラインストレージサービスの導入事例を3つ紹介します。

実際の例を参考に、オンラインストレージサービスの具体的な活躍を見ていきましょう。

以下の3つが導入事例です。

  1. 情報化社会に対応しうる社内環境構築が可能となった(タクトシステム株式会社)
  2. ファイル共有機能が高い連携を生んだ(株式会社コミニケ出版)
  3. 利便性の向上で業務への集中力やモチベーションがアップ(明電商事株式会社)

順に説明します。

(1)情報化社会に対応しうる社内環境構築が可能になった(国際大学グローバルコミュニケーション・センター)

オンラインストレージサービスの1つ目の導入事例は、国際大学グローバルコミュニケーション・センターです。

タクトシステム株式会社の導入事例

企業名:国際大学グローバルコミュニケーション・センター
課題:社内サーバーでデータを管理していたため、外出先からのデータアクセスに不便を感じていた
効果:オンラインストレージを導入したことでファイルアクセスが容易となり、テレワークなどを推進できた。

オンラインストレージを導入したことにより、どこからでも、どんな端末でもファイルアクセスが可能となり、情報を欲しい時に簡単に得られるようになりました。

また、ファイルアクセスが容易になったことでテレワークなども進み、全体的な業務改善に成功したのです。

このように、オンラインストレージを導入することで、業務を改善し、効率化を図ることができます。

インターネット上にデータを保管しておくことで、データを簡単に管理できるようになり、様々な点で利便性を向上させることができるのです。

情報化社会でさらに業績を伸ばしていくには、オンラインストレージサービスによる業務サポートは大きな存在となるのではないでしょうか。

(2)ファイル共有機能が高い連携を生んだ(株式会社コミニケ出版)

オンラインストレージサービスの2つ目の導入事例は、株式会社コミニケ出版です。

株式会社コミニケ出版の導入事例

企業名:株式会社コミニケ出版
課題:東京に第二のオフィスを立ち上げたが、当面は少数で業務を行う必要があった。少数でもできるだけ効率良く業務を進めるには、遠方のオフィス間との情報共有をスピーディーにしたかった。
効果:経費確認のための出金伝票を素早く共有でき、連携が進んだことで承認に時間がかからなくなり、業務のスピードがアップした。

オンラインストレージのファイル共有機能を活用することで、社内外関係なく、必要な情報を素早く安全に共有できるようになります。

この機能によって無駄な工程を省けるようになり、業務の効率性がアップすることで業績にも良い傾向が見られるようになるのです。

高い連携を生み出し、作業効率を高めていくには、オンラインストレージの機能が役立ちます。

(3)利便性の向上で業務の効率やモチベーションがアップ(明電商事株式会社)

オンラインストレージサービスの3つ目の導入事例は、明電商事株式会社です。

明電商事株式会社の導入事例

企業名:明電商事株式会社
課題:大容量ファイルの転送に時間がかかっていた。
効果:ファイルのアップロードやダウンロードの時間が短縮され、業務の効率が向上した。

オンラインストレージの様々な機能を用いた業務は作業を円滑にし、業務効率や社員の仕事に対するモチベーションアップにも繋げられます。

例えばオンラインストレージ内のファイルにコメントを付けられる機能を使えば、共同編集者とチャット形式で会話することができ、的確な指示を素早く送信、または受け取ることが可能です。

この機能によって集中力を保ったまま次の工程に進むことができ、質の高い作業を続けることも困難ではなくなります。

こういった機能を活用し、簡潔に済ませられる部分はどんどん改善していくことで、業務へのモチベーションや集中力を保てるようになるでしょう。

参考サイト:https://directcloud.jp/interview

まとめ

今回は、オンラインストレージサービスについて紹介しました。

大量のデータを保存しておける環境を作ることは、今後更に発展していくであろう情報化社会に耐えうるためにも必要です。

このようなオンラインストレージサービスは、ファイルを保存するだけでなく、業務を効率化したり、大切なデータを安全に保管するのにも役立ちます。

ぜひ業務に導入し、様々な課題を解決していける環境を作っていきましょう。

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