Teamsを有効活用!使いこなしたい7つの便利機能活用術を徹底解説!

「Teamsを使っているけどいまひとつ使いこなせていない気がする」
「もっと便利な機能があるなら使ってみたい!」

せっかくツールを導入したのだからもっと便利に使いこなしたいですよね!

そこで今回はMicrosoft Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な機能を7つ、そして使いこなすことで解決できる課題を紹介します。

こちらの記事を読めばTeamsを使いこなして最大限に活用できますよ!

Teamsの概要を知りたい方はこちらの記事で詳しく触れています。

無償化で大人気のMicrosoft Teamsとは?slackとの完全比較

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1.Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な7つの活用術

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な7つの機能を紹介します。

  1. デスクトップ版・アプリ版を使い分ける
  2. デフォルト画面の機能を知っておく
  3. 検索機能を活用する
  4. チャンネルの作成をする
  5. 未読の確認を行う
  6. 社外の人間を会議に招待する
  7. ファイルの共有を行う

この7つの機能を押さえておけば、Teamsを活用して業務効率をアップすることができますよ。

デスクトップ版・アプリ版を使い分ける

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な1つ目の機能はデスクトップ版・アプリ版を使い分けることです。

社内のPCで使用する場合はデスクトップ版またはWebアプリ版、外出の際はスマホからアプリを通して使用することができます。

Teamsを利用する際にどのアプリを利用するか選択できるので、使い勝手の良い方を選びましょう。

利用する場所に合わせてアプリを使い分けるのも、Teamsを使いこなすポイントです。

デフォルト画面の機能を知っておく

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な2つ目の機能はデフォルト画面の機能を知っておくことです。

Teamsの画面を立ち上げた初期画面です。

フィードには最新の通知やメンションが表示されます。

チャット画面は個人間やチーム・チャネルでのチャット履歴を確認する画面。

チーム画面ではメンバーの招待やチャネルの作成を行うことができます。

通話画面では連絡先に電話をかけることが可能です。

ファイルの画面からはデータの共有を行うことができます。

下部にあるアプリというメニューからは、ZoomやEvernoteなどのアプリを連携させることもできるんです。

基本的なアプリバーのメニューの内容を把握して、色々な機能を試してみましょう。

検索機能を活用する

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な3つ目の機能は検索機能を活用することです。

アプリを立ち上げて一番上にあるのが検索窓、ここから連絡先やコマンドの入力を行えます。

個人の連絡先を探したり、チャネルの作成を行うなど便利なので活用してみてください。

便利なのが検索窓からコマンドを入力する機能。

@マークを入力してYoutube動画を検索したり、地図情報を共有することもできます。

/を押すと別のコマンドが表示されるので、様々な機能を試してみましょう。

コマンドは随時更新されるので、手が空いたら/や@を押して新しいコマンドをチェックしてみてください。

チャネルの作成をする

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な4つ目の機能はチャネルの作成をすることです。

チームの中にチャネルを作成し、さらに細かい部署やチームごとのコミュニケーションを取ることができます。

トップのチャネルを作成、またはチームのタブを選択してからチャネルを追加しましょう。

チャネル名や説明を入力し、メンバーを招待するだけで簡単にチャネルが作れます。

チームだと人数が多すぎてコミュニケーションが取りづらくなるので、うまくチャネルを活用してください。

未読の確認を行う

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な5つ目の機能は未読の確認を行うことです。

参加メンバーの人数が多すぎると通知が多すぎてメッセージやチャットを見逃すことがあります。

そんな時に使えるのが未読確認の機能です。

先ほどの検索窓に”/unread”と入力してください。

未読のメンションや通知の一覧が表示されるので、まだ開封していない情報に目を通すことができます。

情報の共有漏れを防ぐためにも、定期的に未読の確認を行いましょう。

社外の人間を会議に招待する

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な6つ目の機能は社外の人間を会議に招待することです。

社内のチームやチャネルメンバー以外にも、会議のリンクを送信することで簡単に招待を行うことができます。

会議の予約を設定した後に表示されるMicrosoft Teamsの会議に参加というリンクをコピーし、メールで送信するだけです。

予約時にオプションで参加できる人間を全員に設定しておくと、Teamsのメンバーでなくても会議に参加が可能。

リンク送信すれば誰でも会議を利用できるので非常に便利です。

会議機能を使いこなすための方法はこちらの記事で紹介しています。

【Teams便利機能】画面分割が大進化!画面共有・Salesforce連携解説

ファイルの共有を行う

Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な7つ目の機能はファイルの共有を行うことです。

リモートワークの時などにファイルを共有したり、Officeソフトを利用して一緒に作業を行うことができます。

アプリバーのファイルを開き、クラウドストレージを選択しましょう。

自身のPCからファイルをドラッグするだけで簡単にファイルのアップロードができます。

またチャット画面でメンバーにファイルを送信することも可能です。

チャット画面を開き、ファイルのタブを選択しましょう。

ファイルをドロップするとファイルが共有され、Officeソフトなら共同作業も可能です。

リモートで仕事をするときや、社内で同じファイルを利用する際などにも便利に使えます。

そのほかの機能や基本的な使い方はこちらのページで掲載していますので、併せて読んでみてください。

Microsoft Teams導入方法徹底解説!7大マスト機能と便利な5機能

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2.Teamsを使いこなすことで解決できる7つの課題

Teamsを使いこなすことで解決できる7つの課題を紹介します。

  1. データ共有の場が混乱している
  2. 遠隔地との会議の効率が悪い
  3. チャットツールの乱立
  4. セキュリティ面での不安がある
  5. リモートワークの促進に必要なツールがない
  6. 社員間でのコミュニケーションが取れない
  7. ペーパーレス化が進まない

現在自社内で上記のような課題を抱えているのであれば、Teamsの機能を使いこなして解決することができるでしょう。

データ共有の場が混乱している

Teamsを使いこなすことで解決できる1つ目の課題はデータ共有の場が混乱していることです。

エクセルやワードのファイルを各部署やチーム単位で管理していて、いちいちメールでファイルの場所のリンクを共有していたりしませんか?

または台帳の管理を個人で行っており、マネージャーがデータを確認することが容易でない場合などもあげられるでしょう。

Teamsを使えばデータファイルをクラウド上に共有できるので、誰でも簡単に必要なファイルを閲覧・編集することが可能です。

特にMicrosoft Officeを導入しているのであれば、作業の要領は変わらないのですんなり浸透ができるはず。

データ管理の一元化が難しいのであればTeamsを導入することで解決がはかれるでしょう。

遠隔地との会議の効率が悪い

Teamsを使いこなすことで解決できる2つ目の課題は遠隔地との会議の効率が悪いことです。

例えば全国に支店があり、月1度支店長を集めて交通費や宿泊費がかかっていたり、支店の確認や承認作業が遅れるということはないでしょうか。

Teamsなら最大250名まで会議に参加できるので、本社に各支店やサテライトの責任者を集める必要はありません。

ビデオ通話を使用すれば顔や資料を見て同じ場所にいる感覚で会議を行うことができます。

無駄な経費や時間、業務効率を省いて会議を開くことが可能です。

Teamsの会議機能を使いこなせれば、場所を選ばずにいつでも気軽に会議を開くことができます。

チャットツールが乱立している

Teamsを使いこなすことで解決できる3つ目の課題はチャットツールが乱立していることです。

個人でLINEなどの無料ツールを使っていたり、メールで連絡を取っているチームとChatworksなどのコミュニケーションを一部のツールで使っているなどの事象が起きていませんか?

チャットツールの乱立は情報の共有漏れや個人情報保護の観点からも放置しておいてはいけない状況です。

Teamsを導入してコミュニケーションツールの一本化をすることで、情報共有漏れが無くなるでしょう。

個人宛のメンションを送ることもできるので、メールのように個人的な連絡をすることもできるのがポイント。

通話やチャット、会議など様々なコミュニケーションを1つのツールで利用できるのもTeamsの大きなメリットです。

セキュリティ面での不安がある

Teamsを使いこなすことで解決できる4つ目の課題はセキュリティ面での不安があることです。

自社でのセキュリティソフトの運用に手間がかかっていたり、担当者に業務負荷がかかっているならTeamsを導入すると良いでしょう。

マイクロソフト社の最新のセキュリティが利用でき、自社で更新をする手間を省くことができます。

特にTeamsで顧客情報などを共有することが多い場合は、情報漏洩のリスクを下げることもできて安心です。

自社のセキュリティなどに不安がある場合は、最新セキュリティソフトが常に自動更新されるTeamsを利用して自社の情報を守ることができます。

リモートワークの促進に必要なツールがない

Teamsを使いこなすことで解決できる5つ目の課題はリモートワークの促進に必要なツールがないことです。

ニューノーマル(新しい生活様式)によってテレワーク導入をする会社も増えてきましたが、リモート自体が難しい体制の会社もあるでしょう。

また働き方改革や働く女性や男性の育児休暇の推進など、勤務環境の整備は企業にとっても無視できない問題になってきました。

そんな時にTeamsがあればファイルをチャネルで共有して共同作業をしたり、ファイルを共有してアンケートを取得したりコミュニケーションを取ることもできます。

仮に自宅にいてもオフィスにいると変わらない作業を行うことができるため、リモートワークの促進に役立つでしょう。

社員間でのコミュニケーションが取れない

Teamsを使いこなすことで解決できる6つ目の課題は社員間でのコミュニケーションが取れないことです。

特に社員数が多かったり支店が多い企業では、社員同士での連携やコミュニケーションの不足からミスが誘発されることもあるはず。

Teamsのチャット機能ならLINEのような感覚で簡単にコミュニケーションが取れるため、情報連携や社員間の会話が増えるというメリットがあります。

導入事例を見るとTeamsを導入したことで会話が増え、それをきっかけに社内の雰囲気が良くなったという例もありました。

社内での会話が不足しているという課題を抱えている企業はTeamsの無料版で使用感をテストし、問題なければ導入を検討してみてください。

ペーパーレス化が進まない

Teamsを使いこなすことで解決できる7つ目の課題はペーパーレス化が進まないことです。

会議の度に人数分の配布資料を印刷していたり、アンケートや連絡事項を付箋で行なっている企業がそれに当たります。

配布資料の準備には経費も時間もかかりますし、連絡事項を付箋で行うと付箋自体を紛失して連携漏れが起きるリスクもあるでしょう。

しかしTeamsのファイル共有機能を利用すれば会議の場で共通の資料を見たり、連絡事項は個人宛のメンションで送ることができます。

ペーパーレス化が浸透しないと悩んでいる企業はTeamsを導入してみると良いでしょう。

実際にTeamsを導入した事例についてはこちらのページで紹介していますので、導入を検討する際の参考にしてください。

Teamsで業務改善に成功した5社の事例と導入成功の3つのポイント

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まとめ

今回はTeamsを使いこなすために知っておくと便利な機能を7つ、また使いこなすことで解決できる課題を7つ紹介しました。

特にリモートワークの促進を考えている企業、コミュニケーションの不足を感じている企業に向いているツールと言えるでしょう。

まだ新しいツールではありますが、セキュリティも堅固で機能も豊富なため使いこなせればかなりの業務効率化を期待できます。

ぜひこの機会にTeamsの導入を検討し自社の課題解決に取り組んでみましょう。

コミュニケーションの活性化や会議の効率化に加え、社内の雰囲気の改善や働き方改革の推進にも役立つこと間違いありません!

社内コミュニケーションを推進する、Teams・ZoomなどのWeb会議システム最新比較を以下の記事で解説しています。

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