オンラインストレージとは?導入して得られるメリット4つを紹介!

「オンラインストレージって何?」
「導入するとどんなメリットを得られるの?」

このようにオンラインストレージがどんな機能を持っているのか、そして導入することでどんなメリットを得られるか知りたいという方は多いでしょう。

実はオンラインストレージを導入することでファイル等の管理が格段に楽になり、作業や業務の効率化を図ることができます。

いまどんな企業でも検討が切に必要な、テレワーク・在宅勤務においてもオンラインストレージの活用でセキュリティを保ちつつ作業効率を上げることが可能です。

今回は、オンラインストレージを使用することで得られるメリットや、おすすめのオンラインストレージサービスについて紹介します。

この記事を読んでオンラインストレージについて学び、情報社会のあらゆる場面で活用できるようになりましょう。

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1.オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上に様々なデータなどを保存できるサービスのことを言います。

クラウドサービスとも呼ばれ、IT社会には欠かせないサービスの一つです。

インターネットに繋がる環境と利用可能端末を持っていれば誰でも利用することができ、仕事やプライベート問わず写真やファイルなどを保存しておくことが可能となっています。

オンラインストレージにファイルを保存し、インターネット端末さえ持っていればどこからでもそのファイルにアクセスできるため、USBなどを持ち歩く手間を省くことも可能です。

オンラインストレージを活用し、データ保存に困らない仕事環境を作り上げましょう。

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2.オンラインストレージを使用するメリット4つ

ここではオンラインストレージを使用することで得られる4つのメリットを紹介します。

様々な場面で有効活用できると思うので、ぜひメリットを参考にして職場などへの導入を検討してみてください。

以下の4つがオンラインストレージを使用することで得られるメリットです。

  1. ファイルや写真の管理が楽になる
  2. 保存したファイルの共有や共同作業が可能になる
  3. どこからでもファイルにアクセスできる
  4. ファイルのバックアップソフトとしても利用可能

順に説明します。

(1)ファイルや写真の管理が楽になる

オンラインストレージを使用する1つ目のメリットは、ファイルや写真の管理が楽になることです。

オンラインストレージを使用することで、パソコンやスマートフォンに保存してあるファイルや画像、または音声などをインターネット上の一つの場所に保存しておけます。

例えば、社員など複数人が各々が集めたデータをそれぞれの場所に保存していると、集計する際などにデータをいちいち送信する手間が発生しますよね。

しかし、オンラインストレージを使って予め一つの場所にデータを保存できるようにしておけば、いつでも素早く簡単にファイルを閲覧できるため、データ管理の効率化を進められます。

オンラインストレージでファイルを一元管理することで無駄な作業を減らすことは、業務の進行を早めてくれるでしょう。

(2)保存したファイルの共有や共同作業が可能になる

オンラインストレージを使用する2つ目のメリットは、保存したファイルの共有や共同作業が可能になることです。

他のユーザーに権限を与えることで、オンラインストレージに保存してあるファイルなどを共有しながら共同作業ができるようになります。

閲覧はもちろんのこと、ファイルやデータの編集や削除まで行なうことができるため、プロジェクトをスムーズに進めるためにも有効です。

リアルタイムで共同作業ができれば情報の行き違いなども少なくなり、無駄な工程を省くことも可能となります。

また、インターネットを通して使用するツールのため、仮に相手が離れた場所にいても共同作業ができるのも魅力的です。

オンラインストレージの導入は、最低限の工程で業務を進めるためにも役立ちます。

(3)どこからでもファイルにアクセスできる

オンラインストレージを使用する3つ目のメリットは、どこからでもファイルにアクセスできることです。

オンラインストレージはインターネット上にファイルを保存できるサービスのため、ネットに接続できる端末さえあればどこからでもファイルにアクセスすることができます。

例えばパソコンやスマホ内の容量が増加してファイル等が保存できなくなってしまった場合、従来であればSDカードやUSBメモリといった道具にファイルを保存する必要がありました。

このような形だと、他の仕事場へ行く際はUSBメモリなどを持っていく必要がありましたが、オンラインストレージを活用できればその特性上こういった手間を省けるようになります。

また、どこからでもファイルにアクセスできると、仕事に必要なファイルを予めオンラインストレージに保存しておくことでどんな場所でも仕事ができるようにもなるのです。

オンラインストレージサービスは、最近普及が進んでいるリモートワークなどにも活かすことができます。

(4)ファイルのバックアップソフトとしても利用可能

オンラインストレージを使用する4つ目のメリットは、ファイルのバックアップソフトとしても利用可能であるということです。

オンラインストレージをダウンロードし、パソコンに保存したファイルを自動的にクラウド上にもアップロードしておく設定を行なえば、定期的にバックアップをせずとも大切なファイルを安全に管理することができます。

オンラインストレージをこのように使用すれば、万が一パソコンが故障してファイルを取り出せなくなるという予期せぬ事態を防ぐことも可能です。

ファイルを保存するだけではなく、バックアップソフトとしても使えるオンラインストレージで業務中のリスクを最小限に抑えましょう。

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3.おすすめのオンラインストレージ5選

ここまでは、オンラインストレージを使用するメリットを紹介してきました。

ここからはおすすめのオンラインストレージサービスを5つ紹介します。

どのサービスも無料プランが用意されているので、気になった場合は登録してオンラインストレージによるファイル管理を体験してみてください。

以下の5つがおすすめのオンラインストレージです。

  1. box
  2. Google Drive
  3. Dropbox
  4. OneDrive
  5. iCloud Drive

おすすめの順に説明します。

(1)box

1番におすすめのオンラインストレージはboxです。

box,incが提供しているオンラインストレージです。

元々は企業向けのオンラインストレージとして開発され、現在も資生堂やDeNA、大林組といった様々な大手企業が業務に導入しています。

保存したデータや通信経路の暗号化など、セキュリティ機能の高さが多くの企業から選ばれる理由の一つと言えるでしょう。

また、ZoomやSlackといったビジネスツールとも連携可能で、オンラインでの業務をより捗らせることも可能です。

オンラインストレージでは数少ない容量無制限のプランもあるboxを活用して業務改善に努めましょう。

プラン 料金 容量
個人ユーザー 無料 10GB
Personal Pro 月額1,200円 100GB
Starter 月額550円 100GB
Business 月額1,800円 無制限
Business Plus 月額3,000円 無制限
Enterprise 要問い合わせ 無制限

参考文献:https://www.box.com/ja-jp/pricing

(2)Google Drive

2番におすすめのオンラインストレージは、Google Driveです。

Googleが提供しているオンラインストレージで、ユーザー数は10億人を突破しています。

Googleアカウントを持っていれば誰でも利用でき、無料プランでも15GBまで文書やPDFといった様々なファイルを保存することが可能です。

有料プランだと容量の上限はなく、必要に応じて保存できる容量を増やしていくことができます。

また、最大50人での共同作業機能や、PDFなどをテキスト化し文章で検索できる機能など、作業スピードを上げる便利な機能も多く備わっているのが特徴です。

GoogleDriveは簡単に利用開始できるため、オンラインストレージを使ったことのない方はぜひ体験してみてください。

プラン 料金 容量
Google Drive 無料 15GB
Google One 月額250円/年間2,500円 100GB
Google One 月額380円/年間3,800円 200GB
Google One 月額1,300円/年間13,000円 2TB
Google One 月額13,000円 10TB
Google One 月額26,000円 20TB
Google One 月額39,000円 30TB
G Suite Basic 月額680円 30GB
G Suite Business 月額1,360円 無制限
G Suite Enterprise 月額3,000円 無制限

参考文献:https://one.google.com/about https://gsuite.google.com/intl/ja/pricing.html#choose-an-edition

(3)Dropbox

3番におすすめのオンラインストレージは、Dropboxです。

アメリカのDropbox,incが提供しており、数あるオンラインストレージサービスの中でもトップクラスの認知度を誇ります。

5億人以上のユーザーが利用しており、名前だけなら聞いたことがあるという方も多いでしょう。

どちらかというと個人使用に役立つようなサービスを多く備えていましたが、ここ数年で企業向けの機能も増えており、更なる進化を期待できるサービスの一つです。

実際にビジネス用のプランも用意されているため、Dropboxの導入で業務の改善にも期待できます。

また、Dropboxはシンプルで使いやすいため、どんな職場でも簡単に活用しやすいのもおすすめポイントです。

ファイルの共有機能といった基本機能から、Officeアプリとの連携機能など、作業を効率化させる機能が複数備わっているので、ぜひDropboxを活用してみてください。

プラン 料金 容量
Basic 無料 2GB
Plus 年間契約1,200円/月
月額1,500円
2TB
Professional 年間契約2,000円/月
月額2,400円
3TB
Business standard 年間契約1,250円/月
月額1,500円
5TB
Business Advanced 年間契約2,000円/月
月額2,400円
無制限(条件あり)
Business Enterprise 要問い合わせ 無制限(条件あり)

参考文献:https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison https://www.dropbox.com/ja/business/plans-comparison

(4)OneDrive

4番におすすめのオンラインストレージは、OneDriveです。

アメリカのマイクロソフト社が提供しているオンラインストレージです。

利用するにはマイクロソフトのアカウント作成が必要ですが、Windowsユーザーであればマイクロソフトアカウント作成は必須なので、実際は手間をかけなくても利用できると言えるでしょう。

エクスプローラーを開けばOneDriveのフォルダにアクセスすることができ、ドラッグ&ドロップで直感的に操作することができます。

OneDrive for business2というプランでは、5人以上で登録すると容量が無制限となり、思うままにオンラインストレージを使うことも可能です。

もちろんOffice365との相性も良いので、ワードやエクセルを多用している企業などに導入することでより作業の効率化を図れるでしょう。

OneDriveは、Windowsユーザーなどが多い職場には特におすすめのオンラインストレージです。

ぜひ導入して業務改善を進めていきましょう。

プラン 料金 容量
Basic 無料 5GB
OneDrive 100GB 月額224円 100GB
Office 365 Solo 年間契約12,984円 1TB
OneDrive for Business(Plan1) 年間契約540円/月 1TB
OneDrive for Business(Plan2) 年間契約1,090円/月 無制限(条件あり)
Office 365 Business Premium 年間契約1,360円/月 1TB

参考文献:https://products.office.com/ja-jp/onedrive/compare-onedrive-plans?activetab=tab:primaryr2

(5)iCloud Drive

5番におすすめのオンラインストレージは、iCloud Driveです。

Apple社が提供しているオンラインストレージで、Apple製品を利用している方にとっては身近な存在かと思います。

基本的には個人用のストレージとして使われることが多く、備わっている機能自体は多くはありません。

しかしAppleIDを持っていれば誰でも利用できる手軽さから日本での使用率はトップクラスを誇り、ファイルの保存やiOSのバックアップ先として役立っています。

またWindowsパソコンなど、Apple製品ではなくても使用することができるので、多くの方は比較的簡単に導入することも可能です。(Android端末は閲覧のみ)

無料プランでも5GBの容量を使うことができるので、ぜひ利用してオンラインストレージを身近に感じてみてください。

プラン 料金
5GB 無料
50GB 月額130円
200GB 月額400円
2TB 月額1,300円

参考文献:https://support.apple.com/ja-jp/HT201238

ここではおすすめのオンラインストレージ5つを紹介しましたが、以下の記事では各オンラインストレージを容量や機能、価格などをもとに比較しています。

是非参考にしてみてください。

オンラインストレージ4サービス比較!なぜ業務利用はDropboxを抑えbox一択?

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4.オンラインストレージを使う際に注意する4つのポイント

最後にオンラインストレージを使う際に注意するポイントについて紹介します。

導入する際にはこれらのポイントに注意し、業務中などのトラブルを起こさないようにしましょう。

以下の5つが注意するべきポイントです。

  1. どのくらいの容量を使えるか把握する
  2. セキュリティ対策は万全か事前に確認しておく
  3. 定期的にバックアップを取ることも大切
  4. パスワードといったログインに必要な情報を流出させないようにする

1つずつ紹介します。

(1)どのくらいの容量を使えるか把握する

オンラインストレージを使う際に注意する1つ目のポイントは、どのくらいの容量を使えるか把握することです。

オンラインストレージといっても全てのサービスで無制限にファイルを保存できる訳ではありません。

実際に導入する際にはまず最低限必要な容量を計算し、その上である程度ファイルを保存しても容量がいっぱいにならないくらいのプランを契約することで精神的な余裕を保ちながら業務を行えるでしょう。

中には必要に応じて自分の使いたい分だけ容量の上限を増やせるサービスもあります。

想定が難しいという場合はそういったプランを契約するのも一つの手ですね。

オンラインストレージを使い始める際には、契約するプランで使用できる容量を確認し、契約後にトラブルが発生しないよう注意しましょう。

オンラインストレージを使う上で、容量はサービスを選ぶ際に重要なポイントとなります。

以下の記事では容量が無制限のオンラインストレージについて紹介しているので参考にしてみてください。

【無料あり】無制限容量のオンラインストレージ5選!導入する際の注意点とは

(2)セキュリティ対策は万全か事前に確認しておく

オンラインストレージを使う際に注意する2つ目のポイントは、セキュリティ対策は万全か事前に確認しておくことです。

保存する写真やファイルなど、企業の機密情報や個人情報を他者に抜き取られないためにも、それぞれのサービスのセキュリティ対策を確認しておくことは大切です。

どのようなセキュリティ対策が行なわれているか、データの暗号化は施されているかなどしっかりと調べた上で信頼のおけるオンラインストレージを利用するようにしましょう。

業務上のリスクを最小限に抑えるためにも、セキュリティ対策の確認は必須です。

(3)定期的にバックアップを取ることも大切

オンラインストレージを使う際に注意する3つ目のポイントは、定期的にバックアップを取ることも大切であることです。

上記にも記載しましたが、オンラインストレージはデータのバックアップ先としても利用することができます。

そのため、オンラインストレージを導入した後は、パソコンに保存したデータを定期的に移行し、万が一パソコンが破損してもデータは守れるよう備えておくことが必要です。

また、設定すればパソコンに保存したデータを自動的に移行できるようにもなるので、必要に応じて設定を変更しておくことも大切でしょう。

定期的にオンラインストレージをバックアップ先として利用し、トラブルの可能性を排除できると良いですね。

(4)パスワードといったログインに必要な情報を流出させないようにする

オンラインストレージを使う際に注意する4つ目のポイントは、パスワードといったログインに必要な情報を流出させないようにすることです。

オンラインストレージにログインする際のメールアドレスやパスワードが流出してしまうと、機密情報まで第三者に流出してしまう可能性が高まります。

ログインに必要な情報を個人レベルで管理の徹底を行なうことで、トラブルの発生を抑えることもできるでしょう。

また、シングルサインオン機能が備わっているサービスは、パスワードの管理が楽になるという反面、一度ログイン情報が流出すると不正ログインなどの危険性も高まるので注意が必要です。

二段階認証やパスワード管理ソフトなども活用し、ログイン情報の流出を防ぎましょう。

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まとめ

今回は、オンラインストレージについて紹介しました。

オンラインストレージには、写真やファイルの保存機能から、複数人での共同作業など業務の効率化を図れる機能がたくさん備わっています。

新たに業務に導入することで業務の効率化が進み、最終的には業績の向上などに繋がるような可能性を秘めているのがオンラインストレージです。

働き方改革が進んでいる昨今、業務の効率化を進めることは重要なポイントとなります。

またリモートワークの発展にもオンラインストレージの存在は欠かすことができません。

様々なメリットを持っているオンラインストレージは無料プランも多く、誰でも簡単に利用できるのでぜひ一度体験してみてください。

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