SFAを導入すれば何のメリットがある?5つの機能と4つの選ぶコツ

「SFAにはどのような機能があるの?」
「SFAを導入するメリットは何?」

営業活動の業務改善にSFAが役立つことを知ったが、実際にどのような機能やメリットがあるのか知らない人も多いのではないでしょうか。

SFAを導入することでさまざまなメリットがありますが、実は導入すれば効果が得られるわけではなく、導入時に注意しなければならないことがあるのです!

本記事では、SFAの機能やメリット、導入時のポイントを紹介します。

最後にSFAサービスを選ぶコツも紹介するので、この記事を読めばSFAの知識を深めて営業活動に役立てることができますよ!

1.SFAとは

SFAとは

SFAとはSales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略語で、営業活動における情報管理や分析をするシステムのことをいいます。

企業が営業活動をする際に用いる情報や業務プロセスを自動化する機能をもっており、蓄積した情報をデータ化して分析することが可能です。

従来の営業活動は人に依存していたため、人手不足や市場の停滞・縮小による不況によって効率的な営業活動が困難になってきました。

売上や利益の拡大だけでなく、営業プロセスの最適化や効率的な案件管理も求められるようになったため、業務自動化システムであるオートメーションツールのSFAが普及したのです。

2.SFAの5つの機能

SFAの5つの機能

SFAの主な機能は以下の5つです。

  1. 顧客管理
  2. 案件管理
  3. 行動管理
  4. 予実管理
  5. レポート管理

SFAを使いこなすためには、機能を把握しておくことが重要です。

順に説明するので、SFAがどのような機能を持っているのか頭に入れておきましょう。

(1)顧客管理

顧客管理

SFAの基本的な機能の1つが顧客管理です。

この機能を使うことで、顧客の名前や企業の情報を表やグラフなど目に見える形で管理することができます。

担当者や役職、過去の商談履歴、名刺管理など営業活動において重要な情報を一目でチェックすることができるので、スムーズに必要な情報を得ることが可能です。

情報を効果的に使うには必要な情報をすぐに引き出せるようにすることが重要なので、顧客管理はSFAの重要な機能の1つといえるでしょう。

(2)案件管理

案件管理

SFAを使えば、案件ごとに進捗状況や詳細情報を管理することが可能です。

営業担当者や客先担当者、商談の進捗度、見積もり、売上金額など案件ごとにチェックできるので、必要な情報のみを絞って確認したいときに役立ちます。

特に現在進行形で営業活動をしている状況では、リアルタイムの情報が重要です。

案件ごとに現在の状況を追えるのは、営業活動の助けになるでしょう。

(3)行動管理

行動管理

営業マンの行動を管理する機能も含まれています。

営業先への訪問回数や提案商材数などの行動履歴だけでなく、受注率など行動結果を記録することも可能です。

SFAを導入すれば、営業マンの過去の行動内容や結果から、今後の提案内容や評価に活かすことができます。

(4)予実管理

予実管理

予実管理もSFAの機能の1つです。

営業過程や実績などのデータを参考に、売上予測や実績を可視化することができます。

売上予測や実績が見えるようになれば、営業活動で蓄積したデータを今後の営業方針に活用できるようになり、予算の振り分けや精度の高い分析に活かすことができるでしょう。

(5)レポート管理

レポート管理

活動報告を簡略化してくれるレポート管理機能もあります。

あらかじめフォーマットが設定されているので、指示にしたがって入力するだけで業務報告をすることが可能です。

スマホやタブレットなどのデバイスに対応していれば、いつでも好きな場所でレポートを提出することができます。

営業マンの行動や結果をリアルタイムで確認したい場合に有効です。

3.SFAの3つのメリット

SFAの3つのメリット

SFAを導入することで得られるメリットを紹介します。

今回紹介するメリットは以下の3つです。

  1. 営業活動の可視化ができる
  2. 営業活動の効率化が実現する
  3. 安定した営業成績を出せる

順に説明するので、SFAを導入する目的を把握しておきましょう。

(1)営業活動の可視化ができる

営業活動の可視化ができる

SFAを導入することで営業活動の可視化が可能です。

営業における過程や進捗状況、顧客との関係性を目に見えるようにすることで、表に出てこなかった問題点や課題が浮き彫りになります。

また、過去の課題の問題提起から改善までの流れを参考にすれば、今後の営業活動に活かせるでしょう

情報を可視化することで、当事者だけでなく第3者が客観的に営業内容を把握することができるので、効果的に営業活動の改善ができるのではないでしょうか。

(2)営業活動の効率化が実現する

営業活動の効率化が実現する

SFAの導入によって、効率的に営業活動を行えるようになるでしょう。

人の手で1から情報をまとめてデータ化するには、かなりの時間と手間がかかります。

SFAでは過去の記録から自動で必要な情報をまとめてくれるので、欲しい情報を瞬時に手に入れることが可能です。

また、報告などのフォーマットを定型化してしまえば、従業員の負担を減らせるだけでなく、報告形式を統一することができます。

報告の統一化によって管理者も情報を把握しやすくなるので、作業効率の向上が期待できるでしょう。

(3)安定した営業成績が出せる

安定した営業成績が出せる

SFAで蓄積した情報を分析することができるので、安定した営業成績を出すことが可能です。

営業活動は営業マンの能力に依存するので、担当者によって営業成績に大きな差が生まれることが予想できます。

また、優秀な営業マンが退職してしまうと、営業のノウハウまでも社外に流出し大事な資産を損失する可能性が高くなるでしょう。

そこで、営業活動で好成績を収めている人のデータを可視化し、営業で成功するノウハウを共有することで、全体的な営業スキルの向上や教育コストの削減が期待できます。

営業マンの能力によって多少は差が生まれますが、優秀な人材に依存しなくて済むので、人材による営業成績の急激な落ち込みを避けることができるでしょう。

4.SFA導入を成功させるための5つのポイント

SFA導入を成功させるための5つのポイント

SFAを導入するときのポイントを紹介します。

SFA導入を成功させるために押さえておくべきポイントは以下の5つです。

  1. システム導入で満足しない
  2. 導入の目的を明確にする
  3. 営業マネージャーの業務内容を把握する
  4. 成功した営業プロセスを可視化する
  5. PDCAサイクルを何度も回す

これらのポイントを逃すとせっかくSFAを導入しても上手く機能しない可能性が高いです。

順に説明するので、SFA導入時には気を付けましょう。

(1)システム導入で満足しない

システム導入で満足しない

SFAを導入しただけで満足してはいけません。

導入後にどう活用するかが重要なので、SFAを導入しただけで業務を改善できたと感じている様では、一向に営業活動にプラスに働かないでしょう。

SFA導入を成功させるためには、SFAにより可視化したこれまでの営業プロセスや成果を基に、業務改善に取り組む必要があります。

たとえば、以下のように業務活動に問題がないか確認することで、業務の効率化や営業スキルの向上、従業員のモチベーション向上などにつなげることが重要です。

  • 営業ルートの回り方に無駄がないか
  • ターゲットごとに最適な提案ができているか
  • 1日のスケジュールに無理がないか

SFAのシステムを導入しただけでは営業成績は向上しません。

SFAによって得たデータをどう活かすかを意識しましょう。

(2)導入の目的を明確にする

導入の目的を明確にする

SFA導入目的を明確にして把握することが重要です。

目的を達成するために使用するかどうかで、効果の表れ方に差が生まれます。

たとえば、営業スキルの高い営業マンの育成を目的に導入し、全体の営業成績をSFAで可視化したとします。

可視化したデータから営業成績の高い人をピックアップし、1日の活動から他の営業マンとの違いを見つけるなどの取り組みをすれば、優秀な営業マンのノウハウを抽出することができるでしょう。

このように、目的に沿って活用することでより効果を得ることが可能です。

目的を把握していなければSFAの機能を使いこなすことができず、効果的に営業活動に取り組むことができません。

SFAを効果的に活用するためには、会社全体で目的を共有して意図的に使用することが重要でしょう。

(3)営業マネージャーの業務内容を把握する

営業マネージャーの業務内容を把握する

SFAの効果を発揮するには、営業マンだけでなく営業マンを支える営業マネージャーにも焦点を当てる必要があります。

営業の成果は営業マンをサポートする環境によっても左右するものです。

たとえば、1人の営業マンに対して複数の営業マネージャーが関与している場合、営業マネージャーの主張に違いが生まれれば、営業マンは混乱して自信を持って営業先と商談を進めることが難しいでしょう。

そのため、営業プロセスの一環でもある営業マネージャーの業務内容の改善にも意識を割く必要があります。

  • 営業マネージャーのスキルに依存せず業務が統一されているか
  • 営業マネージャーのアドバイスが的確になっているか
  • 営業マネージャーが蓄積したデータを活用できているか

上記のように、営業マネージャー側にも問題や課題がないかチェックして、営業プロセス全体の改善に努めましょう。

(4)成功した営業プロセスを可視化する

成功した営業プロセスを可視化する

成功した営業プロセスの可視化が、SFA導入成功のポイントの1つです。

企業は最終的に売上や利益をアップすることを目的にSFAを導入します。

売上や利益を確保するためには、営業活動の成功率を高めることが重要です。

そのためには、優秀な営業マンのノウハウをデータ化して、誰が実践しても成果を収められる営業プロセスを構築する必要があります。

情報が少ない内は信頼度が低いので、営業の成功率を高められるように、導入した後はしばらくデータの蓄積を意識しましょう。

(5)PDCAサイクルを何度も回す

PDCAサイクルを何度も回す

PDCAサイクルを何度も実践することでSFAの効果を高めることができるでしょう。

PDCAサイクルとは Plan(計画) Do(実行) Check(評価) Act(改善)の4つのステップで業務を進めていく手法で、商品開発や業務改善などに使われます。

たとえば、営業活動におけるPDCAサイクルは以下の通りです。

  • Plan:1日のスケジュールの無駄を省くために、営業マンの行動を把握する
  • Do:営業マンに管理者を1人同行させる
  • Check:交通渋滞に巻き込まれ、営業先の移動に車で3時間ほど費やしていた
  • Act:時間帯によって道路が混雑するので、訪問時間を変更した方がよいのでは?
  • Plan:出勤時間を早めて午前中に営業先を回り、退勤時間を早めてみる

このように、細かく計画を立てて実践し反省を次の計画に活かすことで、徐々に問題を改善することができます。

また、具体的な取り組みが明確になり行動を起こしやすくなるため、モチベーション低下の防止にも役立つでしょう。

SFAを導入したからといって、すぐに売上が伸びたり業務改善に成功したりするわけではありません。

1度に営業プロセスを改善するのではなく、段階を踏んで改善に取り組みましょう。

5.SFA選びの4つのコツ

SFA選びの4つのポイント

SFA選びのポイントを紹介します。

今回紹介するポイントは以下の4つです。

  1. 使いやすさを重視する
  2. サポート体制をチェックする
  3. 導入実績を比較する
  4. 予算を決めておく

順に紹介するので、サービス選びの参考にしてください。

(1)使いやすさを重視する

使いやすさを重視する

初めてSFAを導入する場合は、慣れていないので使いやすさで判断することをおすすめします。

自動化したデータや表が見やすいもの、指示が明確で入力に迷わないものなど直感的に分かりやすいと思ったものを選んだ方がよいです。

機能性やセキュリティ面などは追加費用でグレードアップできるものが多く、慣れた後にサービスを移行するなど、いくらでも機能面は対処できます。

最初はスムーズにストレスなく使うことが重要なので、操作がシンプルで使いやすいものにするとよいでしょう。

(2)サポート体制をチェックする

サポート体制をチェックする

使い始めの内は、トラブルや分からないことの多発が予想されるので、サポート体制が整っているものを選びましょう。

多少コストはかかるかもしれませんが、予算を絞ってまでサポート体制を除いてしまうと、万が一トラブルに巻き込まれたときに後悔することになります。

専門的な知識を持った従業員がいれば話は別ですが、なるべく電話サポートがついているものを選んだ方が安心して利用できるでしょう。

(3)導入実績を比較する

導入実績を比較する

SFAにはさまざまなサービスがあるので、決定的な判断基準がなければ導入実績を参考にするのも有効です。

導入実績が多いほど顧客満足度が高く、初心者にも優しい操作性になっている傾向があります。

知名度や口コミの高評価の意見を参考にすると、導入後の大きな後悔を防ぐことができるでしょう。

(4)予算を決めておく

予算を決めておく

あらかじめ予算を決めておくと判断がしやすくなります。

オートメーションツールは機能にこだわるとサービスの幅が広がり、専門的な知識やSFA利用経験がない人は、どのサービスにすればよいのか余計迷うことになるでしょう。

予算を決めておけばある程度機能を制限することができます。

限られたサービスの中で、自社のニーズに合う機能を搭載したサービスを選んでみてください。

まとめ

SFAには営業活動をサポートしてくれる機能があります。

導入によって営業活動を可視化することができ、安定した営業成績を出すことも可能です。

そのため、営業活動における業務改善を図りたい企業はSFAの導入をおすすめします。

今回紹介したSFA導入を成功させるポイントやサービス選びのコツを参考に、自社に合ったSFAを導入しましょう。

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