メルマガでテンプレートを使用する３つのメリットと６つの注意点

「自社でメルマガに取り組みたいが、まずはテンプレートを作るべき？」
「メルマガのテンプレートを作成したいが、どう作ればよいか分からない」

このように悩んでいませんか？

実はメルマガを開始するにあたっては、テンプレートをうまく利用することができれば記事の作成効率が上がり、記事の質も向上するのです！

今回は、メルマガの概要とテンプレートを利用する3つのメリットに加え、テンプレートを作成する上で注意すべき6つのポイントも紹介します。

この記事を読んでテンプレートをうまく活用したメルマガを発行し、自社の認知度・売上アップに役立ててくださいね！

１．メルマガとは？

メルマガとは、メールマガジンの略で、定期的にメールを発行して情報を流し、読みたい人に購読してもらうという仕組みを指します。

ビジネスでメルマガが活用される場合、企業がユーザとメールを使ったコミュニケーションをとることで、認知度の向上・ファンの育成・購買促進などにつなげることを目指して利用されます。

メルマガは簡単に取り組める上に幅広い用途に利用できるため、古くから非常に多くの企業で利用され続けているマーケティング手法です。

メルマガについてさらに詳しく知りたい方はこちらのページも参考にしてください。

さて、メルマガを作成する場合、まずはテンプレートを作成して毎回の記事作成はテンプレートに沿って執筆するのが一般的です。

テンプレートとは、変更することがない（もしくは少しの変更だけで済む）箇所をあらかじめ作成・保存しておくことを指し、そうしておくことで繰り返し使用することができます。

メルマガのテンプレートは会社名や住所・連絡先などといった基本情報や、タイトル・見出しの装飾、レイアウトなどに使用します。

次章からは、このテンプレートについて詳しく説明します。

２．テンプレートを利用する３つのメリット

メルマガ作成時にテンプレートを利用することは、以下の3つのメリットがあります。

1. ユーザーに自社のメルマガを印象付けやすい
2. 記事作成がスムーズになる
3. 効果を検証しやすい

順番に説明します。

メリット１．ユーザーに自社のメルマガを印象付けやすい

テンプレートを利用することで、ユーザーに自社のメルマガを印象付けやすくなるというメリットがあります。

メルマガは多くの企業が利用する手法であり、ユーザーとしても多くの企業からのメールを受信しているのが一般的です。

一旦自社のメルマガに興味を持ってもらえたとしても、その他多くのメルマガと区別がつかなければ次以降の配信時にユーザーに気付いてもらえずせっかくのメールが埋没してしまう可能性があります。

そのため、ユーザーが件名や本文をざっと見た時にレイアウトや装飾だけで自社のメルマガだと認知してもらい開封して読んでみようと思ってもらえることが重要です。

テンプレートを利用し毎回決まったフォーマットのメールを届けることにより、ユーザーに自社のメルマガだと気づいてもらいやすくなります。

このように、テンプレートはユーザーに自社のメルマガを印象付ける効果があり、開封率の向上が期待できます。

メリット２．記事作成がスムーズになる

テンプレートを利用することで、記事作成がスムーズになるというメリットがあります。

メルマガを作るたびに一から執筆を行う場合、レイアウトや見出しの装飾などを毎回考えなくてはならず、都度膨大な時間が必要です。

しかし、最初にテンプレートを作成しておけば、以降の記事作成において固定のフォーマットを流用でき大幅に作業の効率化が図れます。

また、３．テンプレートを作成する上で注意すべき６つのポイントで説明する通り、テンプレートはメールをいくつかの項目に分解し、それぞれの項目について意識すべきポイントをおさえます。

そのため、記事作成時はテンプレートに沿って書くだけで統一感が生まれ、ユーザーの目を引きコンバージョン率を高める記事に仕上げることができるのです。

複数の担当者で記事作成を分担する場合には、担当者間での意識統一がしやすくテンプレートの効果がより発揮できるでしょう。

逆に言えば、テンプレートの作成時はなるべく項目ごとのポイントをおさえた効果的なテンプレートを作成しておくことが大切です。

このように、テンプレートは記事作成を効率化させ記事の精度を上げるという効果が期待できます。

メリット３．効果を検証しやすい

テンプレートを利用することで、効果を検証しやすくなるというメリットがあります。

あらかじめテンプレートが決まっていてその中の一部の箇所のみ変更した場合、ユーザーの反応が変わったらその変更点が原因であったということが一目瞭然です。

もしもテンプレートがなく毎回形が変わったメルマガを発行していたら、ユーザーに評価されたとしてもどの変更点が良かったのか判断することができません。

大幅なリニューアルを行う場合にはテンプレート全体を変更する可能性もありますが、都度行われるマイナーチェンジであればテンプレートを利用し効果を測定しながら微調整することがおすすめです。

このように、テンプレートは効果を検証しやすくし、改善点を見つけやすくするというメリットが期待できます。

３．テンプレートを作成する上で注意すべき６つのポイント

ここからは、実際にテンプレートを作成する上で注意すべき6つのポイントを紹介します。

メールの入力画面は件名と本文の2か所だけに分かれていますが、実際には本文をもう少し細分化し、以下の6つの項目を埋めていくように執筆するのが良いでしょう。

1. 件名
2. ヘッダー
3. リード文
4. 見出し
5. コンテンツ
6. フッター

これらの6つの項目ごとに、テンプレート作成の注意点を順番に説明します。

（１）件名

件名は、メルマガの開封率に大きな影響を及ぼす非常に重要な項目です。

限られた文字数でユーザーをいかに惹きつけるか、工夫しなくてはなりません。

タイトルは30文字程度が多いですが、その中でも記憶に残りやすい前半になるべく要点を記載するようにしましょう。

a. 100人の管理栄養士推奨！？健康寿命が延びると噂の黒酢健康ジュース

b. 東京都在中の田中さんも愛飲！毎日飲んで健康促進『黒酢健康ジュース』

例えば黒酢健康ジュースを紹介するメルマガで、同じ33文字でもどちらの件名の方が実際に試したくなりますか？

重要な点は、いかに前半に伝えたいことを伝えるかです！

また、装飾文字の使い方を統一するなどしてタイトルだけでも自社のメルマガだと判別がつくようにすると、ユーザーに認識してもらいやすくなります。

さらに、ユーザーの興味をそそるためには無料・限定などといったインパクトのあるキーワードを入れたり、疑問形にすることでクリックして答えをしりたいという気持ちをかきたてるなどといった工夫も大切です。

このように、メルマガの件名は開封率を左右する重要な項目ですので、ユーザー目線に立って印象に残りやすい・メール本文を読んでみたいと思わせるキーワードにするよう心がけましょう。

（２）ヘッダー

ヘッダーはメール本文の冒頭部分で、メールを開封した後一番最初に目に触れる項目です。

ヘッダーデザインは統一性を持ったデザインを採用することで、ユーザーに自社のメルマガであることを認識してもらいやすくなります。

HTMLメールの場合は会社ロゴを表示させるのがおすすめです。

テキストメールの場合であっても線や記号を使ってヘッダー部分が引き立つような装飾を施すことが大切です。

このように、ヘッダーはメール開封時に一番最初に目に触れる箇所ですので、統一性を持ったデザインのテンプレートを準備しましょう。

メルマガの形式にはHTMLメールとテキストメールの2種類があります。

HTMLメールは、Webサイト作成用のプログラミング言語であるhtmlを使用して作成するメールを指します。

htmlの専門的な知識が必要ですが、その分画像や動画を入れたり文字のフォントや色を変えることが可能です。

目を惹きやすいメールを作成できることから開封率を高めることが期待できますが、メールソフトによってはうまく表示されない場合があります。

テキストメールは、通常のメールと同じように文字だけを使用したメールです。

専門知識がなくても誰でも作れ、メールソフトによってうまく表示されないという心配もありません。

ただし、HTMLメールのように凝ったデザインを入れることができないため、記号や棒線等を利用して装飾を入れるなどといった視覚的な工夫が必要です。

また、HTMLメールはクリック率を測定するためのアドレスを挿入することができますが、テキストメールの場合にはアドレスを隠すことができません。

（３）リード文

リード文は、本文の前に記載され、主にあいさつ文や導入文を書きます。

このとき、ユーザーの共感を呼ぶような文章を盛り込むことでユーザーの興味・関心を高め、次を読ませたいと思わせることが重要です。

Webページやメールの世界では、記事を目にした人の多くは最初の数行を読んだ時点でその記事を最後まで読み進めるかを判断すると言われています。

そのため、リード文はユーザーに役立つ情報である・好奇心が刺激される・本文に重要なことが書かれているなどと思わせる必要があるのです。

このように、リード文は本文の前に書かれる概要で、ユーザーが次に読み進めたいと思う要素が入っていることが求められます。

（４）見出し

リード文の次は本文です。

本文には適宜見出しをつけることで読みやすい文章になります。

見出しだけを斜め読みして興味のある項目だけ文章を読み進めるユーザーもいるため、見出しを読むだけでもポイントがつかめるような文章が求められます。

また、見出しが本文に埋もれることがないよう、適宜装飾を施してメリハリをつけましょう。

ちなみに、複数の話題がある場合、一番主張したい内容をなるべく先に書き重要な順番に並べることも大切です。

このように、見出しは本文を読むユーザーの離脱を防ぐために、ユーザー目線で分かりやすい文章を書くよう心掛けましょう。

（５）コンテンツ

コンテンツは、読者の興味・関心を高めたり役に立つ情報を簡潔に伝えることが大切です。

メルマガは定期的にメールを配信しますが、たくさん送り続ければよいということではなく、内容が伴っていなければなりません。

一度でもユーザーにつまらないという印象を与えてしまっては、すぐにメルマガの購読を辞められてしまう可能性があるからです。

メルマガを配信する頻度は、準備できるコンテンツ数を予想した上で慎重に決めましょう。

そして、メルマガ配信後には常にコンテンツのストックがあるよう余裕を持った記事執筆を行うことがおすすめです。

また、すばらしい内容であっても、一分が長々と続いていたり改行が不適切であったりと読みにくい文章ではWeb上の読者はすぐに離れていってしまいますので気を付けましょう。

このように、質の良いコンテンツを簡潔で読みやすい文章で表現することが求められます。

（６）フッター

フッターは、メールの最後尾に記載する項目で、発行者の情報とメルマガの解除ボタンを必ず入れておく必要があります。

発行者の情報は、発行者名・住所・連絡先などを記載するのが一般的です。

また、メルマガの解除ボタンも必ず必要です。

実際のメルマガの中には、解除の方法を複雑にして解約を阻止しているのではないかと取り兼ねられないような仕組みのものも見受けられます。

しかし、解除したいと思ったユーザーをそのように強引に引き留めても、ユーザーからの印象は悪くなる一方で、自社にとって何のメリットもありません。

解除を希望するユーザーに対しては、なるべくワンクリックで済むようなスムーズなアクションで解除できる仕組みを取ることがベストでしょう。

このように、フッターはメールの最後尾に入れる項目で、全て定型の内容ですのであらかじめテンプレートとして作成しておきましょう。

上で説明したフッターの内容は、特定電子メール法にてメルマガへの記載が義務づけられています。

特定電子メール法は、営利を目的とした企業または個人が広告または宣伝を目的としたメールを送る際に適用される法律です。

法律で義務づけられている点は主に以下の3点です。

1. 電子メールを送る旨の同意を得ている
2. 電子メールに送信者を明記する
3. 電子メールに受信を停止できる旨や方法を明記する

これらを遵守しなければ、法律違反として措置命令を受けることになりますので十分に注意しましょう。

まとめ

この記事では、メルマガの概要やテンプレートを利用する2つのメリット、テンプレートを作成する上で注意すべき6つのポイントを紹介しました。

テンプレートをうまく利用することができれば、作業効率があがる上にユーザーの印象にも残りやすい記事を作成できます。

ぜひこの記事を読んでテンプレートをうまく利用してメルマガを作成・配信し、自社の認知度・売上アップにお役立てください！

今回はテンプレートについて解説しましたが、デザインについても詳しく解説している記事があるので、そちらもご覧くださいね。