Teamsで業務改善に成功した5社の事例と導入成功の3つのポイント

「Teamsを導入してみたいけど本当に自社が求めているツールなのかイメージがしづらい」
「似たような業種や規模の導入事例も参考にしてみたい!」

ツールを新たに導入する際に使用目的を決めていると思いますが、思い通りにツールが動くか不安ですよね。

安易にツールを導入すると社内への浸透が難しかったり、ツールを使いこなせないなんてことも起こり得ます。

そこで今回は従業員1万人以下の企業でのMicrosoft Teamsの活用事例、そして事例から見る導入成功のポイントを解説。

最後まで読めば自社でTeamsを活用し、コミュニケーションの活性化に役立てるイメージが湧くはずです!

Teamsの機能概要を知りたい方はこちらの記事を読んでみてください。

Microsoft Teams導入方法徹底解説!7大マスト機能と便利な5機能


Microsoft Teams導入方法徹底解説!7大マスト機能と便利な5機能

1.中小企業でのTeamsの活用事例5選

中小企業でのTeamsの活用事例を紹介します。

  1. 電脳交通
  2. 河北ライティングソリューションズ
  3. 株式会社コンセント
  4. 足立学園中学校・高等学校
  5. 朝日リビング

従業員規模1万人未満の中小企業にターゲットを絞り事例を選定しました。

それぞれの企業が抱えていた課題や導入後の改善点を自社に照らし合わせつつ読んでみてください。

(1)電脳交通

1つ目の中小企業でのTeamsの活用事例は電脳交通です。

電脳交通は徳島県で営業しているタクシー配車サービス会社。

あえて全国区に進出せずに地域密着型にすることで、やや交通の便が悪い地域にお住まいの高齢者の通院などもサポートしています。

電脳交通が抱えていた課題は以下のようなものでした。

課題

  • 口頭での伝達事項が多く連携ミスが多くあった
  • 電話のログを残すことが重要だが、人の力に頼ると徹底することが難しい
  • コールセンターの対応者が離席している時に顧客対応ができず、カスタマーサービスの点で問題があった

電話での配車依頼も多い業界のため、口頭での通話内容をログに残すことに苦労していました。

まだセンターから運転手への連絡も口頭のため、お互いに連携ミスなどがあることも悩みの種だったそうです。

しかしTeamsを導入することで、通話のログを容易に残すことができるようになりました。

スマホでも使用可能なため、運転手が外出していても外部で電話や顧客対応が可能になったのも大きなメリットだったそうです。

24時間対応の事務所で深夜帯に人が手薄になり、デスクを離れていたとしてもスマホがあれば電話の対応やログを残すことが容易になったことで大きな業務改善がみられました。

顧客対応を迅速に行えることで、カスタマーサービスの面でも向上したのは大きなメリットでした。

保存場所がバラバラになりがちなログをTeamsで一括管理することで連携ミスも大きく減ったそうです。

(2)河北ライティングソリューションズ株式会社

2つ目の中小企業でのTeamsの活用事例は河北ライティングソリューションズ株式会社です。

河北ライティングソリューションズは、特殊ハロゲンランプや放電ランプの開発製造を行っています。

東北大震災などの影響を受け、非常時の光源として注目されている分野を扱う企業です。

そんな河北ライティングソリューションズはコミュニケーションにおいて様々な問題を抱えていたと言います。

課題

  • デジカメやスマホの普及で写真データを送り合うことが増えたが、メールボックスの容量が不足した
  • 遠隔地とのミーティングの効率が悪く、口頭や文章だけでは情報が伝わりづらかった

商品の情報を文章だけでなく写真やデータで送り合っていたそうですが、容量がパンクしてしまったのが導入のきっかけ。

Teamsだけでなくメール容量が増えると言うことでOffice365を導入したそうです。

そしてライセンスの中に含まれていたTeamsも業務に取り入れたところ、以下のような改善が見られたと言います。

今までは遠隔地のお客様の要望を口頭で聞き、おすすめの商品を提案すると言う手法を使って営業していました。

しかしTeamsの通話会議機能を使うことで、現物の写真を見せながら説明することができるようになり、営業効率が上がったそうです。

ミーティングに関しても同様で、遠隔地にいても目の前にいるかのようにビデオ会議が開けるようになりました。

さらにTeamsを活用してコミュニケーションを活性化するため、ネットワークの基盤を開発している最中だそうです。

(3)株式会社コンセント

3つ目の中小企業でのTeamsの活用事例は株式会社コンセントです。

株式会社コンセントはwebデザインやクリエイティブ開発の構築・設計・作成支援を行っている会社。

インターネット関連の普及により業務量が増え、様々な企業のサイト開発などに携わっています。

当時株式会社コンセントが抱えていたのは以下のような課題でした。

課題

  • 複数のコミュニケーションツールを導入したことで現場が混乱してしまっていた
  • データ管理の保管場所が各所にあり一元化できなかった

実は既存のコミュニケーションツールはあったのですが、複数の物を導入したために統一ができない状態に陥っていました。

特にチーム作業が多いため、ツールの統一化やデータの一元管理は大きな課題であったと言います。

しかしTeamsの導入により、課題を解決しただけでなくさらなるメリットを得ることができました。

まずコミュニケーションツールを統一したことで、チームの枠を超えたコミュニケーションが活性化したこと。

混乱を招いていたツールの統一によって、会社全体でスムーズに連携をとりやすくなりました。

またチャットやウェブ会議機能も活用し、こまめな連絡や会話をすることで業務効率がアップしたそうです。

ストレージも一元化できたので、データ管理も容易になり前者でのデータ共有を可能にすることもできました。

特にチャネルを作成して特定の相手にメンションを送る機能は役に立っているそうです。

既存の物では1つのツールで個人に対しての連絡ができなかったそうですが、今はTeams1つで個人への連絡も可能になり、ユーザービリティの良さを実感しているそうですよ。

(4)足立学園中学校・高等学校

4つ目の中小企業でのTeamsの活用事例は足立学園中学校・高等学校です。

オンライン教育システムを構築し、インターネットを使用した授業を提供しています。

安達学園は当時このような課題を抱えていたそうです。

課題

  • 教材費が高額であり費用面でのコストがかかっていた
  • 宿題などを紙で印刷するのに手間がかかり業務の効率化に支障をきたしていた
  • 授業スケジュールの共有方法が煩雑だった

生徒への共有事項や宿題の印刷などに手間がかかり、教師側も生徒側も不便を感じていたそうです。

しかしTeamsを導入してからは、スケジュールの共有や連絡事項、教材の共有や課題の配布を全てツールで一本化できました。

結果的に生徒も1日の日課の把握が容易になったそうです。

インターネットで情報を一覧で閲覧、修正できるため教師も生徒もスケジュールのチェックが簡単にできますよね。

またTeamsで課題を配布することでプリントを1枚ずつチェックするなどの手間がなくなり、採点やフィードバックの手間も激減。

生徒間のコミュニケーションもチャットで行えるため、結果としてクラスの雰囲気が非常に良くなったそうです。

(5)朝日リビング

5つ目の中小企業でのTeamsの活用事例は朝日リビングです。

創立以来「地域で最も信頼される住まいの窓口」を目指してきた不動産流通業を営んでいます。

朝日リビングの課題は以下のようなものでした。

課題

  • 紙での業務が多くペーパーレス化・業務効率改善が難しかった
  • メールボックスの容量が少なく不便があった
  • サーバーセキュリティやデータバックアップを自分たちで行うのに限界があった
  • 従業員が自己の判断でLINEを使用するなど連絡ツールが乱立していた

実は朝日リビングではTeamsの導入前にGoogle Apps(有償版)を使用していました。

しかしメールとスケジュール機能以外は社内に浸透せず、業務改善には至らなかったと言います。

そこでセキュリティもしっかりしているOffice365への切り替えを実行しました。

結果的に外出の多い営業マンともスマートフォンを使用していつでも連絡が取りやすい環境になった。

また情報共有がTeams上で行えるため、ある程度ペーパーレス化を図れるようになりました。

営業所が全国にあるため、どの営業所にいても同じ情報を素早く確認できるのは大きな利点だったそうです。

office365はセキュリティ機能も充実しているため、個人情報保護の観点でも安心して使用できるのも大きなメリットだったそうですよ。

2.Teamsの活用事例から見る導入成功の3つのポイント

Teamsの活用事例から見る導入成功のポイントを紹介します。

  1. 利用目的を明確にする
  2. 全社にTeamsを浸透させる
  3. 他チャットツールとの比較を行う

導入成功した事例から、この3つのポイントが共通点として見つかりました。

Teamsを導入する前にチェックしておいてください。

(1)利用目的を明確にする

Teamsの活用事例から見る導入成功の1つ目のポイントは利用目的を明確にすることです。

どの事例を見ても、まずは課題を洗い出してその課題を解決できるツールを探してTeamsに行き着いています。

Teamsは優れたコミュニケーションツールと言えますが、自社の課題を解決できるものかどうかをしっかり検討してから導入すべきです。

まずはどんな課題があるかを洗い出し、課題解決のために必要な機能は何かを考えましょう。

Teamsの機能概要を確認し、利用後に改善が見られるかどうかシミュレーションを行ってから導入するようにしてください。

(2)全社にTeamsを浸透させる

Teamsの活用事例から見る導入成功の2つ目のポイントは全社にTeamsを浸透させることです。

活用事例の点でも、既存のツールが浸透せず結果的にコミュニケーションツールが乱立してしまったという課題がありました。

Teamsを導入しても、ユーザビリティが悪く社員に浸透しなければ同じことが起こり得ます。

これを防ぐためにはまずはTeamsを実際に使用してみること、そして全社員が使用しやすい環境を整えることが必要です。

例えば営業部署にはスマホを配布し、アプリ上でTeamsを使用できるようにするなどの施策も必要でしょう。

全社にTeamsを浸透させられる使い勝手の良さがあるか、また環境を整えることができるかなども検討してから導入を決めてみてください。

(3)他チャットツールとの比較を行う

Teamsの活用事例から見る導入成功の3つ目のポイントは他チャットツールとの比較を行うことです。

成功事例を見てみると、他チャットツールからの乗り換えが圧倒的に多いことが分かります。

既存のツールがあまり良くない、足りないポイントがあることからTeamsの導入に至っているわけです。

自社で使用しているツールや他候補のツールをいくつか洗い出し、費用面やユーザビリティ、機能面で比較検討を必ず行ってください。

課題によってはTeamsが適していない場合もありますので、安易にTeamsが良さそうだと決めてしまうのはやや軽率と言えます。

同様の機能を持つビジネスチャットツールSlackなどと機能や費用を比べ、無料版のテストも行うなどしてから導入を決定するようにしてください。

こちらの記事でSlackとの機能比較も行なっていますので併せて読んでみてくださいね。

無償化で大人気のMicrosoft Teamsとは?slackとの完全比較


無償化で大人気のMicrosoft Teamsとは?slackとの完全比較

まとめ

今回はマイクロソフトが提供するビジネスチャットツールTeamsの活用事例を紹介しました。

業種は様々ですが、どの企業も社員規模1万名以下の中小企業のものに絞って紹介しています。

事例に共通する点として目的を明確にすること・全社にTeamsを浸透させること・他チャットツールとの比較を行うことが成功へのポイントということもわかりましたね。

「なんとなく良さそう」ということで導入してしまうと、使いこなせなかったり現場に混乱を招くことにもなりかねません。

既存のツールに満足できない、不満な点がある場合は活用事例も参考にしつつ他ツールとの比較検討を行ってみてください。

Teamsは業務効率化やコミュニケーションの活性化に非常に役立つツールです。

しっかり検討して導入すれば、きっと自社内の雰囲気をよくして社員が働きやすい環境を作るきっかけとなりますよ!

社内コミュニケーションを推進する、ZoomなどのWeb会議システム最新比較を以下の記事で解説しています。

Web会議おすすめ20選比較!実はZoomより使いやすいのは?低速回線実テスト結果付き


Web会議システム20選目的別比較!Zoomより速い?低速回線テスト結果付き