「経営者仲間が導入し始めているクラウドサービスを詳しく知りたい！」
「クラウドサービスは業務効率化に役立つと聞くけど、具体的な理由はなんだろう？」
最近中小企業でも導入することの多いクラウドサービスで、しかし実際はその意味や全容を把握していない人がほとんどです。
クラウドサービスの内容を知らずに導入を決めてしまうと、結局自社業務に役立たず無用の長物と化してしまうこともあります！
そこでこの記事ではクラウドサービスとは何か、そしてクラウドサービスを利用するメリット・デメリットをそれぞれご紹介。
さらにクラウドサービス導入の際のチェックポイントもお伝えします。
最後まで読み終わる頃にはクラウドサービスがどういうもので、どのように活用すれば良いかが分かりますよ！
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１．クラウドサービスとは？
まずクラウドサービスとは何かを説明していきます。
- クラウドの意味
- クラウドサービスの3つの種類
クラウドサービスの利用を検討する前に、具体的にどのような概念なのか、またどんな種類があるかを知っておきましょう。
（１）クラウドの意味
まずクラウドは雲、という意味でインターネット上に仮装スペースを作り、その場所からユーザーにサービスを提供する仕組みのことです。
インターネット上のスペースでどこにあると明確に定義されないため、雲という意味のクラウドという言葉が用いられるようになりました。
つまりユーザーはソフトウェアを購入したり、サーバーを設置することなくデータ保管・共有などのサービスを利用できます。
iPhoneユーザーの方は馴染みの深いiCloud、GoogleのGmailもクラウドサービスです。
どちらもソフトウェアをインストールすることなくサービスを利用できますよね。
まずはクラウドの概念を覚えた上で次を読み進めていきましょう。
（２）クラウドサービスの３つの種類
またクラウドサービスには3つの種類あります。
- SaaS（Software as a Service)
- PaaS（Platform as as Service）
- IaaS（Infrastructure as a Service）
種類によって提供されるサービスの範囲やカスタマイズ性が異なるので、導入前に概要を理解しておきましょう。
＃１：SaaS（Software as a Service)
SaaS（Software as a Service）とは、ソフトウェアを提供するクラウドサービスのことです。
利用したい時だけクラウド上にあるソフトウェアを使ってサービスを利用することができます。
例としてGmailやGoogleカレンダーなどが分かりやすいでしょう。
インストールの手間を省略することができる、パッケージを購入せず必要な機能の使用料のみ支払えるのがメリット。
また常にクラウド上でソフトウェアがアップデートされるため、自身でアップデートを行う必要がないのもメリットでしょう。
クラウドサービスの種類の1つとしてSaaS（Software as a Service）というものがあると覚えておいてください。
SaaSの基本情報やメリットを徹底解説した記事もあるので併せて紹介します。
＃２：PaaS（Platform as as service）
PaaS（Platform as as service）とは、アプリケーションの開発環境を提供するサービスです。
アプリケーションが動作するOS、サーバー開発のための機能などが利用できます。
主にエンジニアや開発者向けのサービスで、コストを抑えてシステム開発を行うことができるのがメリットです。
有名どころでいえばGoogle App EngineやMicrosoft Azureなどが代表的。
サービスの開発を行うために利用できる環境一式を提供するのがPaaS（Platform as as service）です。
＃３：IaaS（Infrastructure as a Service）
IaaS（Infrastructure as a Service）とは、仮装サーバー・ネットワークなどのインフラ環境を提供するサービスです。
ホスティングサービスとほとんど同じですが、あくまでサービスなのでユーザーが必要なサービスを選んでネットワーク上で利用できる点に違いがあります。
ネットワーク、ハードウェア、OS、ミドルウェア、アプリケーションのすべてが含まれているのがIaaSです。
例えばGoogleが提供しているGoogle Computer EngineやAmazon Elastc Compute Cloudのようなもの。
インフラ環境まで包括的に提供するのがIaasというサービスです。
２．クラウドサービスを利用する５つのメリット
クラウドサービスを利用するメリットを5つ紹介します。
- ハードウェアを購入しなくて良い
- 自社業務の負担が軽減できる
- セキュリティも万全で安心して利用できる
- 簡単に導入できる
- 情報共有が容易になる
自社でクラウドサービスを利用することで、この5つのメリットを享受することができます。
業務効率化や費用の節約など様々なメリットがあるので、1つずつ詳しく見ていきましょう。
（１）ハードウエアを購入しなくて良い
クラウドサービスを利用する1つ目のメリットはハードウェアを購入しなくて良いことです。
従来は必要なソフトやハードウェアを購入し、ダウンロードして使用する必要がありましたがクラウドはネットワークがあればソフトウェアを利用できます。
ハードウェアの購入費用は概ねクラウドサービスより高価なため、導入費用の節約効果が見込めるでしょう。
サーバーの購入や維持費用が必要ないため、運用コストも安く済みます。
ハードウェアの購入が不要であることがクラウドサービスを利用するメリットです。
（２）自社業務の負担が軽減できる
クラウドサービスを利用する2つ目のメリットは自社業務の負担が軽減できることです。
従来であれサーバーの管理やシステムメンテナンスを行う専任担当が必要でした。
しかしクラウドサービスであれば、その業務が丸ごと不要になります。
そのため人件費の削減、業務負担の軽減効果が期待できるのです。
クラウドサービスを導入することで、自社のIT担当の業務を減らすことができます。
（３）セキュリティも万全で安心して利用できる
クラウドサービスを利用する3つ目のメリットはセキュリティも万全で安心して利用できることです。
クラウドには最新のウィルス対策が施されており、常にアップデート作業なども自動で行われます。
そのため自社でウイルス対策ソフトを導入、管理していく業務が軽減するだけでなく、ネットセキュリティの専門家がデータを保全してくれるということです。
設備の整った環境の方がセキュリティ面も高い、という理由でクラウドサービスを利用する企業も多数。
最新鋭のセキュリティでデータを保全してもらえるという点もクラウドサービスを導入するメリットです。
（４）簡単に導入できる
クラウドサービスを利用する4つ目のメリットは簡単に導入できることです。
従来であればサーバーの設置やシステム拡大、ソフトウェアのインストールやライセンスの購入の手間が必要でした。
しかしクラウドサービスを導入すれば、サーバーは不要ですしソフトウェアは必要な分をネットワーク上で利用できるようになります。
導入ハードル、コスト共にかなり低く抑えられることができるのです。
そのため新規ビジネスを始める際も速やかに業務を開始、展開することができます。
導入が簡単でコストも安めになることがクラウドサービスを導入するメリットの1つと言えるでしょう。
（５）情報共有が容易になる
クラウドサービスを利用する5つ目のメリットは情報共有が容易になることです。
今まではソフトウェアがダウンロードされた端末からしか操作ができませんでしたが、クラウドならインターネット環境さえあれば複数端末でアクセスできます。
そのため外出をしていても、オンタイムで情報を共有することができるのです。
従来に比べて情報の共有が容易で速やかになることもクラウドサービスを利用するメリットでしょう。
３．クラウドサービスを利用する３つのデメリット
クラウドサービスを利用する3つのデメリットも併せて覚えておきましょう。
- インターネットがないと利用できない
- 柔軟なカスタマイズが難しい
- サービスが永続的に提供されない可能性がある
多くのメリットがあるクラウドサービスですが、もちろんデメリットもあります。
導入後に後悔しないよう、デメリットも併せて覚えておくことで適切なサービスを選ぶことができるでしょう。
1つずつデメリットを説明するので検討材料にしてください。
（１）インターネットがないと利用できない
クラウドサービスを利用する1つ目のでデメリットはインターネットがないと利用できないことです。
インターネット上の仮装スペースでソフトウェアなどを利用する仕組みなので、通信環境がない場所ではアクセスできません。
端末さえあれば利用できる従来のソフトウェアインストール型との違いはここにあります。
導入の際には営業には通信端末を支給する必要がありますし、インターネット環境が整っていない会社では導入する意味がありません。
通信環境が整っていないと導入した意義を発揮しないのはクラウドサービスのデメリットです。
（２）柔軟なカスタマイズが難しい
クラウドサービスを利用する2つ目のデメリットは柔軟なカスタマイズが難しい点です。
特にSaaSではすでに出来上がっているソフトウェアをクラウド上で利用する仕組みのため、自社システムとの連携が難しい場合もあるでしょう。
システム開発環境を提供するPaaSはミドルウェアも包括的に提供されているので、SaaSよりもカスタマイズ性は高いです。
さらにIaaSになるとネットワークなどのインフラ面も提供されるので、さらに自由にカスタマイズを行うことができます。
全くカスタマイズができない、というわけではありあませんが導入するクラウドの種類によっては自由度が低いです。
自社の既存システムとうまく連携できなかったりすることもあるので覚えておきましょう。
（３）サービスが永続的に提供されない可能性がある
クラウドサービスを利用する3つ目のデメリットはサービスが永続的に提供されない可能性があることです。
他者が提供するサービスなので、その会社が破綻する・サービスの提供を停止することも考えられます。
もちろんサービスの提供停止前に告知はあるのでバックアップなどは取れますが、停止までにシステムの移行をする手間がかかるでしょう。
そのためクラウドサービスを選ぶ際には提供元の会社を慎重に選ぶ必要があります。
サービスが不意に停止する可能性もあることがクラウドサービスのデメリットです。
４．クラウドサービスを導入する時のチェックポイント
最後にクラウドサービスを導入する時の3つのチェックポイントを紹介します。
- 自社のシステムと連携しやすいか
- 利用目的・範囲とサービス内容が合っているか
- 予算に無理がないか
今からサービスを導入する場合には、この3つのポイントを自社内で検討してからサービスを選びましょう。
（１）自社のシステムと連携しやすいか
クラウドサービスを導入する時の1つ目のチェックポイントは自社のシステムと連携しやすいかどうかです。
導入時によくある失敗として、連携がうまくいかず結局使いこなせなかったという問題もあります。
クラウドからデータをエクスポートして自社の基幹システムへ取り込む、バッチ連携で夜間にデータ共有をするなど様々な方法があるので、事前に共有方法をチェックしておきましょう。
サービスによって連携方法などに差がある可能性があるので、導入前に必ずチェックしておいてください。
（２）利用目的・範囲とサービス内容が合っているか
クラウドサービスを導入する時の2つ目のチェックポイントは利用目的・範囲とサービス内容が合っているかです。
容量の大きさや機能は提供元の会社によって相違があります。
例えばスケジュール管理の部分のみ、簡易な機能のみが必要ならばGoogleカレンダーでも十分でしょうし、よりタスク管理に特化したものならそれ以上の有料サービスの方が向いているでしょう。
データ管理を一元化したいのに、容量の小さなクラウドを選んだら導入の意義はありません。
自社で何のために利用するのか目的・範囲をしっかり決めてから導入の検討を始めてください。
（３）予算に無理がないか
クラウドサービスを導入する時の3つ目のチェックポイントは予算に無理がないかということです。
料金体系も様々あり、従量課金や定額制など提供元の会社によって違いがあります。
また様々なクラウドサービスの組み合わせをセットで導入する場合は、サービスごとに料金がかかる形態のものもあるでしょう。
欲張って様々な機能を利用したら、予想外に見積もりが高かったということもあり得ます。
クラウドにかけられる予算とサービスを見比べ、無理のない金額で必要な機能が含まれているサービスを選びましょう。
まとめ
クラウドサービスの概要と種類・および利用するメリット・デメリットを紹介しました。
ぼんやりとしていたクラウドという概念がはっきりしてきたのではないでしょうか。
またクラウドを導入する場合は、今回紹介したチェックポイントを参考にして目的に見合ったサービスを導入するようにしてください。
自社にクラウドサービスを適切に導入すれば業務効率化や販促にも繋げることができますよ！
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