在宅勤務の定義やメリットとは?成功のために決めておくべき5つのこと

「諸事情により在宅勤務を視野に入れたいが、今までにない試みなので不安がある…」
「在宅勤務を導入する際に知っておくべきメリットやデメリットが知りたい」

従来と違った働き方を取り入れる時はイメージがつきづらく、何が必要かなど不安がたくさんありますよね。

見切り発車で在宅勤務を取り入れても混乱が生じたり、業務に支障が出てしまう可能性もあるんです。

そこで今回は在宅勤務を取り入れる前に知っておくべきメリット、デメリット、そして在宅勤務を導入する前に決めておくべき5つのことを紹介します。

最後まで読めば計画的に在宅勤務を取り入れ、働き方改革のきっかけとなりますよ!

1.在宅勤務とは自宅を拠点として仕事をすること

在宅勤務とは自宅を拠点として仕事をすることです。

在宅ワークと呼ばれることもあります。

所属する会社に出社せず、自宅で働く勤務形態を意味する新しい働き方です。

自宅で勤務するため、コミュニケーションはメールや電話、FAXなどを使用することが多くなります。

業務時間やライフワークバランスの見直しに役立つとして、働き方改革の推進で一気に有名になりました。

オフィスへの通勤がなく家で仕事をすることを在宅勤務と言います。

2.在宅勤務を取り入れる5つのメリット

在宅勤務を取り入れる5つのメリットを説明します。

  1. 人材を確保しやすい
  2. 事業コストを下げることができる
  3. 社員のストレスを軽減できる
  4. 災害・感染症が広まった場合も業務を停止する必要がない
  5. 業務の生産性が上がる

自社に在宅勤務を導入する前に得られるメリットをしっかり認識しておきましょう。

それでは1つずつメリットについて解説していきます。

(1)人材を確保しやすい

在宅勤務を取り入れる1つ目のメリットは人材を確保しやすいことです。

育児や介護など家庭の事情で通勤が難しい社員も在宅勤務なら仕事を続けることができます。

自宅で子供や要介護者の面倒を見ながら業務を続けてもらえるため、ベテランが辞めてしまうこともなくなるでしょう。

在宅勤務を取り入れることで諸事情により会社への通勤が難しい社員の辞職を防げます。

(2)事業コストを下げることができる

在宅勤務を取り入れる2つ目のメリットは事業コストを下げることができることです。

自宅での勤務が可能になれば、今まで借りていたオフィスや設備の縮小ができます。

結果的に家賃や設備投資にかかっていた費用がなくなるでしょう。

さらに業務効率が進めば今までかかっていた残業代などの人件費削減にもつながっていきます。

在宅勤務に切り替えることで事業コストを下げることが可能です。

(3)社員のストレスを軽減できる

在宅勤務を取り入れる3つ目のメリットは社員のストレスを軽減できることです。

通勤の際の満員電車や長距離移動、起床時間が早いために睡眠不足が起きるなど精神的、肉体的な負荷を軽減できます。

自宅を拠点として仕事をすることができれば、通勤に伴うこれらのストレスは無くなるはずです。

またオフィスでの人間関係や気遣い、会議の緊張感のストレスなども緩和するでしょう。

在宅勤務を取り入れると社員の負荷を減らすことができます。

(4)災害・感染症が広まった場合も業務を停止する必要がない

在宅勤務を取り入れる4つ目のメリットは、災害・感染症が広まった場合も業務を停止する必要がないことです。

台風や地震などの災害、または感染症で外出が制限された場合も自宅で仕事を続けることができます。

業務を完全停止する必要がないため、会社としても売り上げの大幅な減少を防ぐことができるでしょう。

自然災害や疫病の流行によって業務が完全停止しないのも在宅勤務を取り入れるメリットと言えます。

(5)業務の生産性が上がる

在宅勤務を取り入れる5つ目のメリットは業務の生産性が上がることです。

自宅での勤務では電話対応や会議、急な呼び出しなどの中断がありません。

そのため自分に割り振りされた業務だけに集中することができ、かえって業務の生産性が上がることがあります。

今まで業務時間8時間いっぱいかけていた作業が、思いがけず短時間で終わって自由な時間を確保できたというケースも。

在宅勤務で働くと業務の生産性が上がる可能性があります。

3.在宅勤務を取り入れる3つのデメリット

在宅勤務を取り入れる3つのデメリットを解説します。

  1. 社員間のコミュニケーションや連携が取りづらい
  2. ネットワークやセキュリティシステムの整備が必要
  3. 社員の自己管理によっては効率が下がる

メリットもありますが、在宅勤務にはデメリットも。

デメリットを把握し、解決策まで視野に入れて取り組むことで業務形態の改革を遂行できますよ。

(1)社員間のコミュニケーションや連携が取りづらい

在宅勤務を取り入れる1つ目のデメリットは社員間のコミュニケーションが連携が取りづらいことです。

オフィスに集まって仕事をするわけではないため、気軽に口頭での確認ができなくなります。

チャットやメール、電話などで報告や連絡を行うことになるでしょう。

そのため社員間の連携に不備が出たり、うまく指示が通っておらずミスが起こる可能性があります。

在宅勤務においてコミュニケーション・連携におけるトラブルが起こりやすいです。

(2)ネットワークやセキュリティシステムの整備が必要

在宅勤務を取り入れる2つ目のデメリットはネットワークやセキュリティシステムの整備が必要なことです。

自社で保有する個人情報や企業機密を持ち出すことになるため、セキュリティが甘いと情報漏洩のリスクがあります。

これを防ぐためには権限付与をし、社員のみがログインできるライセンス付きPCの配布、または高度なセキュリティを付与したツールが必要。

また受電業務が多くある企業であれば、会社にかかってきた電話に自宅から応対できる仕組みも用意するべきでしょう。

在宅勤務に切り替える前にネットワークやセキュリティなどを見直し、整備しておかねばなりません。

(3)社員の自己管理によっては効率が下がる

在宅勤務を取り入れる3つ目のデメリットは社員の自己管理によっては効率が下がることです。

自宅での勤務は気持ちの切り替えがしづらく、だらだらと作業をしてしまうことがあります。

例えば始業時間ギリギリまで眠ってしまい、ぼんやりした状態で仕事を始めてしまう。
監視の目がないため頻繁に休憩を取る、ついついテレビや携帯を見て時間が経ってしまう…。

このようにオフィスと違う環境であるがゆえに効率が下がる社員もいます。

在宅勤務の際は社員1人1人がルーティンを決めて業務環境を整えるなどしないと、効率が下がってしまうこともあるでしょう。

在宅勤務のデメリットと克服方法についてはこちらの記事で紹介しています。

在宅勤務のデメリットは何?4つのデメリットとそれぞれの克服方法

4.在宅勤務を導入する前に決めておくべき5つのこと

在宅勤務を導入する前に決めておくべき5つのことを説明します。

  1. コミュニケーションツールなどの導入
  2. 勤怠管理の方法
  3. 社員規則の改訂
  4. ノートPCの配布など環境整備
  5. 電話対応などオフィスに出勤する部署

自社の業務内容にもよりますが、最低でも上記5つについては取り決めておくべきです。

理由と具体的な内容を解説していきますので、自社での話し合いの際の参考にしてみてください。

(1)コミュニケーションツールなどの導入

在宅勤務を導入する前に決めておくべき1つ目のことはコミュニケーションツールなどの導入です。

デメリットでも紹介した通り、在宅勤務だと報告や連絡に支障が出ます。

同じオフィスにいるわけではないため、気軽に質問や相談をすることができません。

メールでは文脈が伝わりづらい、メールソフトを立ち上げるのに手間がかかるなどのデメリットもあるため、コミュニケーションツールを導入するのがおすすめです。

最近はビジネスチャットツールで通話、会議機能が付帯されているものも多くリリースされています。

コミュニケーションが不全になることを見越し、ビジネスコミュニケーションツールの導入は必須でしょう。

ツールの詳細を知りたい方はこちらの記事で詳しくまとめています。

おすすめのビジネスチャットは?厳選5つのチャットツールを徹底比較!

(2)勤怠管理の方法

在宅勤務を導入する前に決めておくべき2つ目のことは勤怠管理の方法です。

オフィスに出勤してタイムカードなどを使用して勤怠管理をしている場合、物理的に不可能になります。

その場合はオンラインでできる勤怠管理システムを導入するか、メールなどで勤怠管理が必要。

すでにオンラインでの勤怠管理システムを導入しているのであれば、モバイル端末や社員のPCで利用できるように切り替えましょう。

事前にどのように出勤・退勤を管理するのか人事部を交えて会議をしておくようにしてください。

(3)社員規則の改訂

在宅勤務を導入する前に決めておくべき3つ目のことは社員規則の改訂です。

個人の自己管理や残業代について、また個人情報などの漏洩などを防ぐために、事前に就業規則などを細かく設定しておきましょう。

今まで在宅勤務を導入したことがない場合、従来の業務とは違う規則の制定が必要です。

規則で改訂・制定しておく部分

  • 在宅勤務を導入する期間
  • 在宅勤務の始業時刻・終業時刻
  • 通勤手当
  • 出社日の制定
  • 残業代の規定
  • 就業場所
  • 在宅勤務中の費用・手当の支給について
  • 個人情報の取り扱い

このような事項をメインとして規則を決めてみてください。

例えば在宅勤務を常時許可するのか、感染症や災害時の非常時にのみ許可するのかなど期間の設定が必要です。

特定の理由により在宅勤務を許可する場合、その条件を決めておかねばなりません。

在宅管理はオフィス勤務よりも自己管理が問われますので、就業時刻は決めておいた方が良いでしょう。

その他在宅勤務にかかる経費を誰が負担するのか、手当は通常と同一なのかなど金銭面の細かい部分も話し合うべきです。

業務を自宅に持ち帰ることになるため、個人情報の扱いについての規則も必要になります。

自宅で安全に情報を取り扱えるよう、ガイドラインのようなものがあった方が社員も行動の指針にしやすいでしょう。

少々細かいですが自宅で勤務をさせる以上は従来の勤務形態とは違い規則が必要になります。

(4)ノートPCの配布など環境整備

在宅勤務を導入する前に決めておくべき4つ目のことはノートPCの配布など環境整備です。

クラウドを使用して業務を行っている場合は比較的容易かもしれませんが、独自のシステムを使用している場合はそうはいきません。

オンラインからアクセスできるようライセンスを付与したPCを配布するなど、環境の整備が必要でしょう。

特定の社員のみがアクセスできる環境、また社員同士の連携や連絡が取れるツールの導入も考えておかねばなりません。

自宅での作業に何が必要なのか、部署ごとに業務を洗い出して在宅勤務に切り替えるために必要なものを逆算してリストアップしてみてください。

一気に在宅勤務に切り替えるのが難しければ、順次比較的在宅で仕事がしやすい部署から移行を行い、徐々に環境を整えていくこともできます。

在宅勤務を導入する前に環境的に何が必要か、新しく会社側で用意すべき設備は何かを話し合い、整備を行いましょう。

(5)電話対応などでオフィスに出勤する部署

在宅勤務を導入する前に決めておくべき5つ目のことは電話対応などでオフィスに出勤する部署です。

会社にいないとどうしてもできない業務がある場合、最小限の人員をオフィスにおかねばなりません。

在宅勤務が難しい部署を洗い出し、在宅に切り替える仕組みを導入するか出勤させるかの決定が必要です。

その場合出勤が必要になる部署の人員から不公平感が生まれることがあるので、交代で在宅勤務ができないかなどの代替案も考えるべきでしょう。

在宅勤務に切り替える際はオフィスでないとできない業務、そのために出勤する部署や人員についても相談する必要があります。

まとめ

今回は在宅勤務についてお伝えしました。

感染症の拡大や災害時に業務を停止しなくて良い、育児や介護によって通勤が難しい社員も仕事を続けられるなどメリットが多い働き方です。

しかし自己管理が難しいことや通信環境、設備の整備が必要など企業側で準備することが多いというデメリットもあります。

今回事前に決めておくべき5つのことを紹介しましたが、まずは自社内でミーティングを開いて在宅勤務に必要なことを洗い出して準備を進めましょう。

働き方を変えることは最初は困難に感じるかもしれませんが、導入してみれば生産性が向上したりストレスが軽減して生き生きとした職場を作れる可能性もあります。

ぜひ今回紹介した記事の内容を参考にして、社員にとっても会社にとっても良い効果をもたらす在宅勤務を取り入れてみてください!

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