「無料のWeb会議ツールはどのくらい存在する？」
「どんなポイントに注意して選べばいいのかわからない」
このように、無料で利用できるWeb会議ツールに知りたいという方は多いでしょう。
しかし、種類が多いため具体的にどんなポイントに注意して選べば良いかわからないという疑問を抱いている方もいると思います。
今回は複数あるWeb会議ツールの中から4つを厳選し、メリットや特徴などを紹介していきます。
またWeb会議ツールを選ぶためのポイントも紹介するので、この記事を読んでWeb会議ツールを業務に導入できるようになりましょう。
目次
１．Web会議とは
Web会議とは、インターネットを利用して離れた場所にいる相手とオンラインで行なう会議のことを言います。
様々な会社から多くのWeb会議ツールがリリースされていて、実際の業務に取り入れている企業も多いです。
どのツールもメインのWeb会議機能に加え、会議や業務をサポートするための豊富な機能が備えられています。
無料で利用できるツールもたくさんあるので、自分の働き方に合わせて選択すると業務改善に繋げることができるでしょう。
ほとんどのツールは難しい設定などを行なう必要もなく、アカウントを作成してツールをインストールするだけで利用できるので、日々の業務にも取り入れやすいのもポイントです。
Web会議ツールを利用して、時間を有効活用し業務を効率化できるようにしましょう。
２．Web会議におすすめの無料ツール４選
無料で使えるおすすめのWeb会議ツールを4つ紹介します。
どれも使いやすく業務を改善するのに役立つので、ぜひこちらを参考にしてWeb会議ツールの利用を始めてみてください。
以下の4つがおすすめのWeb会議ツールです。
1つずつ紹介します。
（１）Zoom
おすすめの1つ目のWeb会議ツールは、Zoomです。
アメリカのズームコミュニケーションズが提供しているWeb会議ツールであるZoomは、世界でも約75万の企業が業務に導入している実績を誇ります。
豊富な機能を備えていながらも、アカウント作成からインストールまで約2分程度しかかからず、簡単に使用し始められるのもZoomの特徴です。
それでは豊富な機能の中から数種類抜粋して紹介します。
＃１：最大1000名が参加可能なオンラインミーティング機能
Zoomの1つ目の主な機能は、オンラインミーティング機能です。
Zoomでは無料版でも最大100人、有料版だと最大1000名が参加可能なWeb会議を開くことができます。
Web会議に参加するだけであればZoomのアカウントを作成しなくても良いので、参加者を誘いやすいのもZoomをおすすめしたいポイントの1つです。
高画質、高音質でミーティングを行えるので、遅延や映像の途切れなどによるストレスを感じずに会議を進めることができます。
Zoomのミーティングについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
＃２：資料交換などにも便利なチャット機能
Zoomの2つ目の主な機能は、チャット機能です。
この機能を利用することで、ミーティング中にも文章のやりとりをすることができます。
また、資料を交換するのにも役立つため、チャット機能を活用することでミーティングをより効果的にすることも可能でしょう。
アカウントを持っている同士であれば、Web会議を行なっていなくてもチャット機能が利用できるので、業務連絡用のチャットとして使うのもおすすめの使い方の1つです。
＃３：情報を視覚化するのに便利な画面共有機能
Zoomの3つ目の主な機能は、画面共有機能です。
ミーティング中にボタンを一つ押すだけで、Web会議を開いているホストのパソコン画面を参加者に共有することができます。
この機能を利用して情報を視覚化することで、言葉だけでは伝えきれない部分もわかりやすく説明できるようになるでしょう。
また、画面共有機能の「ホワイトボード」を使うと、参加者全員が書き込めるボードが表示されるので、そちらを利用して意見を交換し合うのもおすすめです。
Zoomについてさらに知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
（２）Whereby
おすすめの2つ目のweb会議ツールは、Wherebyです。
元々はappear.inという名称でしたが、2019年9月にWherebyという名前に変更されました。
サイトが英語表記なのがネックではありますが、Googleアカウントでログインするだけでアカウント作成ができたり、ツールそのものをインストールする必要もないので、簡単に使用することができます。
機能は豊富に備えられていながらもシンプルな作りとなっているおかげで、英語が読めなくても直感的に利用できるのがおすすめのポイントです。
ちなみにWherebyはブラウザを利用してWeb会議を行ないますが、対応しているブラウザが「Chrome」「FireFox」「Opera」の3種類のみなのでそちらには注意してください。
それではWherebyの機能を紹介します。
＃１：Web会議機能
Wherebyの1つ目の主な機能は、Web会議機能です。
遅延や途切れなども少ないため、会議をスムーズに進行可能です。
また、参加者はホストから送られてきたURLを踏むだけで会議に参加することができるのもWherebyの利点の一つと言えます。
会議画面もシンプルで見やすく、仕事に集中できるデザインとなっているのもポイントです。
#２:チャット機能
Wherebyの2つ目の主な機能は、チャット機能です。
ミーティングに参加していれば誰でもチャット機能を使うことが可能です。
デフォルトで用意されている絵文字のおかげで簡単に意思表示を行えるのも、会議を円滑に進行するのに役立ちます。
また、大きなチャット画面を開かなくてもメッセージの送信、確認ができるのでわざわざチャット画面の開閉を行なう必要もありません。
シンプルなチャット機能を活用して会議をより効果的に進めていきましょう。
＃３：画面共有機能
Wherebyの3つ目の主な機能は、画面共有機能です。
フリープランだと1回20分までという制限はつきますが、使用回数に制限がある訳ではないのでほとんど問題はありません。
「shere」ボタンをクリックするだけで参加者に共有したい画面の一覧が表示されるので、画面を選択すれば相手の端末にホストの画面が表示されます。
多少の遅延は発生しますが、動き自体は滑らかなのでストレスも少ないです。
誰でも簡単に利用できるWherebyで、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
（３）Googleハングアウト
おすすめの3つ目のweb会議ツールは、Googleハングアウトです。
Googleが提供しているメッセージングサービスで、ビデオ通話や音声通話、チャット機能といった複数の機能が備えられています。
Googleアカウントを持っていれば誰でも簡単に利用できるので、日々の業務に取り入れやすくもあります。
パソコンで使う場合はツールのインストールは必要なし、スマホで使う場合はハングアウトのアプリをインストールしてから使用可能です。
Googleハングアウトも他のWeb会議ツールと同様に、ホストが参加希望者に招待URLを知らせることでWeb会議に招待することができます。
それでは機能を紹介します。
＃１：音声通話、ビデオ通話機能
Googleハングアウトの1つ目の主な機能は、通話機能です。
音声通話とビデオ通話の2種類が用意されているので、用途に応じて使い分けましょう。
ビデオ通話は画質も良く、カメラ越しのコミュニケーションも難なく行なうことができます。
また無料で利用する場合は最大25人までビデオ通話を行なうことが可能です。
Googleのアカウントを持っていれば簡単に導入できるハングアウトで、リモートワークの充実を図りましょう。
＃２：チャット機能
Googleハングアウトの2つ目の主な機能は、チャット機能です。
メッセージの交換や資料URLの送信などに役立ちます。
Web会議ツールのチャット機能は議事録のようにも使うことができるので、しっかり活用して情報が抜け落ちないよう注意しましょう。
また、送信されてきたメッセージはチャット画面に移らなくても確認できるので便利です。
＃３：Googleが提供している他サービスとの連携が可能
Googleハングアウトの3つ目の主な機能は、Googleの他サービスとの連携機能です。
日々の業務にGoogleのサービスを活用している方は非常に多いですよね。
GmailやGoogleカレンダー、ドキュメントなど、便利な機能がたくさんありますが、なんとGoogleハングアウトはそれらの機能と連携することが可能なのです。
例えば、Googleカレンダーにビデオ通話の予定を記載しておくことで通話の予定を忘れることもありませんし、カレンダーから直接ハングアウトを起動することもできます。
このような連携機能によって業務の効率性を格段にアップさせることができますし、何より複数のツールやページを開かなくても良いのは視覚的にもスッキリしていて、今やるべきことが見えてきやすい状況を作り上げることができるでしょう。
Googleの機能を多く利用している方もそうでない方も、Googleハングアウトで便利な業務体制を構築していけると良いですね。
（４）Chatwork
おすすめの4つ目のweb会議ツールはChatworkです。
ビジネスチャットツールとして利用している方もかなり多いでしょう。
シンプルながらも業務連絡に必要な機能が複数備わっている安定感のあるツールです。
チャット機能が中心のChatworkではありますが、実はテレビ通話の機能も備えられているためWeb会議を行なうこともできます。
無料プランの場合は1対1のみの通話となりますが、業務連絡の際に直接話したいことがある場合などには有効活用することができるでしょう。
普段から使用している人も多いChatworkの通話機能を利用してこまめに連絡を取り、業績アップに繋げられるようになると良いですね。
３．Web会議ツールを選ぶ際に注意したい３つのポイント
Web会議ツールを選ぶ際に注意してほしいポイントを3つ紹介します。
以下のポイントに注意してWeb会議ツールを選べば、自分が求めているツールと出会える確率を高めることができるでしょう。
- ツールの使いやすさ
- 映像や音声の安定感
- Web会議以外の機能の豊富さ
1つずつ紹介します。
（１）ツールの使いやすさ
Web会議ツールを選ぶ際に注意してほしい1つ目のポイントは、ツールの使いやすさです。
ホストも参加者も使いやすいツールを選ぶことで、ミーティングへのモチベーションも保てます。
特に大切なのはWeb会議を開くまでの過程です。
人気や実績のあるツールのほとんどは、ホストのみアカウントを作成すれば参加者はアカウントを持っていなくても会議に参加することができます。
こういった特徴を持っているツールを選ぶことで、会議を行なう相手に手間をかけさせずに済みますし、容易に会議を始めることが可能です。
Web会議ツールを選ぶ時には実際に自分で使用し、仕事相手が簡単に会議に参加できそうか確認するようにしましょう。
（２）映像や音声の安定感
Web会議ツールを選ぶ際に注意してほしい2つ目のポイントは、映像や音声の安定感についてです。
実際にWeb会議を開催しても、映像や音声の途切れや遅延が頻繁に発生するようでは話も進みませんし、ストレスによって集中力も低下してしまいます。
スムーズに会議を進めて、業務を効率化させるためにも映像と音声の安定感が確保されたツールを選ぶようにしましょう。
現在はHD画質、高音質のツールも増えているので、他に備わっている機能なども考慮した上で自分の業務に最適なツールを選んでください。
（３）Web会議以外の機能の豊富さ
Web会議ツールを選ぶ際に注意してほしい3つ目のポイントは、Web会議以外の機能の豊富さです。
Web会議ツールには、メインとなる会議機能以外にも、会議や業務をサポートするための機能が豊富に備わっています。
例えばチャット機能や画面共有機能などはWeb会議を効果的に進めていくためには必須の機能と言えるでしょう。
こういった基本の機能に加えて、スケジューラーや遠隔操作機能は含まれているか、また他のサービスをの連携が行えるかなどにも注意してツールを選択する必要があります。
業務改善のためにも、Web会議ツールを選ぶ時には備わっている機能についてしっかりリサーチし、便利な機能を十分に使いこなせるようになりましょう。
まとめ
今回はおすすめのWeb会議ツール4選を紹介しました。
こういった便利なツールを使用することで、Webでの会議とはいえ充実した会議を開催することが可能です。
シンプルで使いやすく、しかし機能も豊富に備わっているというツールはたくさんあるので、ぜひ業務に取り入れてみてはいかがでしょうか。
どこでも会議を開くことができる便利さを一度体験すると、もう戻れなくなるかもしれませんよ。
