「Web会議のメリットは？」
「Web会議を始める前に決めておくべきことは？」
「オンライン会議にはどんなツールを使えばいいの？」
このように、無料で利用できるWeb会議ツールに知りたいという方は多いでしょう。
しかし、種類が多いため具体的にどんなポイントに注意して選べば良いかわからないという疑問を抱いている方もいると思います。
デジマチェーンが、Web会議ツールを選ぶためのポイント、社内で決めておくべきチェック項目を紹介します。
この記事を読んでWeb会議ツールを業務に導入できるようになりましょう。
Zoomだけではない使えるWeb会議システム最新比較の記事で解説しています。
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1.Web会議とは
Web会議とは、インターネットを利用して離れた場所にいる相手とオンラインで行なう会議のことを言います。
様々な会社から多くのWeb会議ツールがリリースされていて、実際の業務に取り入れている企業も多いです。
どのツールもメインのWeb会議機能に加え、会議や業務をサポートするための豊富な機能が備えられています。
無料で利用できるツールもたくさんあるので、自分の働き方に合わせて選択すると業務改善に繋げることができるでしょう。
ほとんどのツールは難しい設定などを行なう必要もなく、アカウントを作成してツールをインストールするだけで利用できるので、日々の業務にも取り入れやすいのもポイントです。
Web会議ツールを利用して、時間を有効活用し業務を効率化できるようにしましょう。
2.Web会議を使用する４つのメリット
ここからは、Web会議を使用するメリット４つについて解説していきます。
- 低コストである
- 意思決定のスピードが上がる
- 交通費と移動時間が削減できる
- 会議資料を画面共有できる
順に説明します。
低コストである
Web会議のメリット1つ目は、低コストであることです。
Web会議システムはテレビ会議システムを導入する際に比べ、初期費用が少なく導入することができます。
特に、インターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用するクラウド型システムを導入すれば、サーバ―設置が不要で、初期費用が掛かりません。
システム利用費の支払いだけでWeb会議システムを運用可能なため導入コストを大幅に抑えることができます。
意思決定のスピードが上がる
Web会議のメリット2つ目は、意思決定のスピードが上がることです。
Web会議を使うことで、スピーディーに意思決定や情報共有が行えます。
従来だと、スケジュール調整を行い、関係者全員を1か所に集めて会議を開催していました。
この方法だと、必ずしも関係者全員が会議に参加できるわけではなく、会議開催まで一定の時間を要してしまいます。
一方で、Web会議を使うと、インターネットとパソコンがあればどこからでも会議に参加でき、必要に応じて画面共有、資料共有を行うことができます。
このように、結果的に、意思決定がスピーディーになるのです。
交通費と移動時間が削減できる
Web会議のメリット3つ目は、交通費と移動時間が削減できることです。
従来のオフライン会議は、遠方との会議を行うために、高い交通費や長時間の移動が必要でした。
しかしWeb会議を使うと、インターネットとパソコンがあれば、どこからでも相手とコミニケーションができます。
このようにWeb会議は移動時間や、会議場所を押さえる手間、また交通費など諸経費の削減を実現します。
会議資料を画面共有できる
Web会議のメリット4つ目は、会議資料を画面共有できることです。
従来だと会議ごとに資料を印刷して関係者に配布しており、手間やコストがかかっていました。
しかし、Web会議システムを使えば資料共有機能があるため、画面上で資料を見ながら会議を行うことができます。
このように、印刷の手間やコストが削減されることに加えて、情報漏洩、紛失のリスクを減らすことができます。
3.Web会議システムを選ぶ際の6ポイント
ここからはWeb会議システムを選ぶ際のポイントを解説します。
- オンプレミス型・クラウド型
- 音質・画質
- コスト
- セキュリティ
- 搭載機能
- ツールの使いやすさ
順に説明します。
オンプレミス型・クラウド型
Web会議システムを選ぶ際のポイント1つ目は、オンプレミス型・クラウド型です。
Web会議システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。
このように、オンプレミス型とクラウド型は双方導入メリットが存在するため、自社のニーズと相談してどちらを使うか決める必要があります。
オンプレミス型は強固なセキュリティ
オンプレミス型は、設備導入型とも言われ、自社内に専用サーバを構築して、そのサーバーを使い自社専用のWeb会議システムを利用します。
そのため、自由なカスタマイズが可能で、各社のニーズ沿ったコミニケーション、強固なセキュリティ、安定した通信環境を実現します。
クラウド型は低コスト
クラウド型は、共用型と言われ、自社専用のシステムではなく、Web会議サービスを提供する企業がネット上に用意したシステムを利用します。
クラウド型は、システムサービス事業者が製品のアップデートを随時行うため、無料で最新サービスを利用できます。
また、導入の際の、サーバ設置など設備投資、システム管理も不要で、運用コスト、手間を省くことができます。
（２）音質・画質
Web会議システムを選ぶ際のポイント2つ目は、音質・画質です。
ネット回線を使ってコミニケーションを行うWeb会議システムでは、接続拠点数が増えると、映像が乱れたり、音声が途切れることもあります。
国外とのやり取りをお考えの場合、回線が不安定になることも多いです。
そのため、Web会議システムを選ぶ際は、音声・映像が安定して通信できるかどうか必ず押さえておいてください。
（３）コスト
Web会議システムを選ぶ際のポイント3つ目は、コストです。
安さだけを重視し、システム性能を無視してしまうと、ニーズに合わないまま導入してしまい、導入コストが無駄になる場合があります。
一方で、高額で高性能なWeb会議システムを導入した場合、Web会議システムを導入した場合に削減できるコストと見合わない場合があります。
そのため、Web会議システム導入の際は費用対効果を吟味する必要があります。
（４）セキュリティ
Web会議システムを選ぶ際のポイント4つ目は、セキュリティです。
Web会議上では機密事項を共有する場合もあり、情報漏洩が心配ですよね。
そのため、Web会議システムを選ぶ際は、セキュリティ対策がなされているか確認する必要があります。
具体的には、やり取りする通信データの暗号化がなされているか、ID・パスワードでユーザ認証を行えるかなどです。
このようにセキュリティに不安がある方は、押さえるべきポイントを押さえ、強固なセキュリティを実現しましょう。
（５）搭載機能
Web会議システムを選ぶ際のポイント5つ目は、搭載機能です。
Web会議システムを選ぶ際は、自社で必要な機能が搭載されているか確認する必要があります。
Web会議システムは様々なシーンで活用可能なため、ユーザーによって欲しい機能が異なります。
また、欲しい機能が製品によっては初期装備ではなく、オプションだったりするので運用イメージを持った上でシステムを選ぶ必要があります。
サポート機能にも注目
Web会議ツールには、メインとなる会議機能以外にも、会議や業務をサポートするための機能が豊富に備わっています。
例えばチャット機能や画面共有機能などはWeb会議を効果的に進めていくためには必須の機能と言えるでしょう。
こういった基本の機能に加えて、スケジューラーや遠隔操作機能は含まれているか、また他のサービスをの連携が行えるかなどにも注意してツールを選択する必要があります。
業務改善のためにも、Web会議ツールを選ぶ時には備わっている機能についてしっかりリサーチし、便利な機能を十分に使いこなせるようになりましょう。
（6）ツールの使いやすさ
Web会議ツールを選ぶ際に注意してほしい6つ目のポイントは、ツールの使いやすさです。
ホストも参加者も使いやすいツールを選ぶことで、ミーティングへのモチベーションも保てます。
特に大切なのはWeb会議を開くまでの過程です。
人気や実績のあるツールのほとんどは、ホストのみアカウントを作成すれば参加者はアカウントを持っていなくても会議に参加することができます。
こういった特徴を持っているツールを選ぶことで、会議を行なう相手に手間をかけさせずに済みますし、容易に会議を始めることが可能です。
Web会議ツールを選ぶ時には実際に自分で使用し、仕事相手が簡単に会議に参加できそうか確認するようにしましょう。
4.Web会議システム導入前に決めたい４つのこと
ここまで読んでくれたあなたは、Web会議システムを選ぶ際のポイント、おすすめ無料Webシステムについて分かったと思います。
ここからは、実際にWebシステム導入前に行うべき４つの準備について紹介します。
- 利用用途の明確化
- 十分な通信環境の整備
- 機材調達
- マニュアル作成
順に説明します。
利用用途の明確化
Web会議システム導入前にしたいこと1つ目は、利用用途を明確にすることです。
導入目的と利用シーンを明確に設定することでWeb会議システムの最大限の効果を得ることができます。
代表的な導入目的は、テレワーク・在宅勤務の推進、海外拠点との連携、複数拠点の連携の実現です。
利用シーンは、会議参加者人数、同時接続拠点数、会議の頻度など、なるべく詳細に設定することが望ましいです。
このように利用用途を明確にすることで自社のニーズに合ったWeb会議システムを導入することができます。
十分な通信環境の整備
Web会議システム導入前にしたいこと２つ目は、十分な通信環境を整えることです。
Web会議はインターネットのネットワーク回線を活用して行われます。
Web会議でやり取りされるデータはデータ量が重く、対応できず、上手く通信できなくなることもあり、導入前にネットワーク環境を整える必要があります。
ネットワーク環境整備の上で重要なのがデータ通信において使われる周波数の幅を指す回線帯域です。
回線帯域が狭いと通信速度が遅く、広いと通信速度が速くなります。
Web会議中は音声や映像が途切れる可能性があるため、回線帯域を広げることをおすすめします。
一方で、回線帯域が広すぎると、無駄なコストを支払うことになるため、Web会議システム導入前と導入後のデータ量を理解し回線帯域を決定することが必要です。
機材調達
Web会議システム導入前にしたいこと３つ目は、機材調達です。
Web会議システムはパソコンとインターネットさえあれば利用することができます。
しかし、よりWeb会議を充実させるためには、機材調達を行う必要があります。
主に使われる機材は、会議参加者を映すカメラ、音声を発するスピーカー、音声を拾うマイクです。
マニュアル作成
Web会議システム導入前にしたいこと４つ目は、マニュアル作成です。
Web会議システムを導入しても、実際に円滑に活用できないと意味が持ちません。
そのため、社内でシステム利用方法、トラブル対応などをまとめたマニュアル作成を行う必要があります。
このように、社内でWeb会議システム活用環境を整える必要があります。
まとめ
Web会議を使用することで、オンライン上での会議とはいえ充実した会議を開催することが可能です。
シンプルで使いやすく、しかし機能も豊富に備わっているというツールはたくさんあるので、ぜひ業務に取り入れてみてはいかがでしょうか。
どこでも会議を開くことができる便利さを一度体験すると、もう戻れなくなるかもしれません。
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