「テレワークを導入したのはいいがどうやってマネジメントしていけばいいか分からない」
「マネジメントの方法やツールはあるのか？」
このような悩みはありませんか？
実は簡単なマネジメント方法やツールの導入を行うだけで、これらの悩みを解決できます！
今回は、テレワークで直面する5つの課題とその解決方法について解説します。
この記事を読んでテレワークを成功させ、自社の生産性向上につなげましょう。
テレワーク必須の「ビジネスチャットは？おすすめ厳選５つのチャットツールを徹底比較！」をご覧ください。
１. テレワークとは
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことです。
リモートワークは、働き方改革の手段として政府が後押ししたこともあり、徐々に企業への導入が浸透してきています。
ニューノーマルへの対策として、さらに多くの企業がテレワークの導入を始めており、今後導入率は加速度的に増えていくことが予想されます。
このように、テレワークとはICTを活用した時間や場所にとらわれない働き方のことで、企業にとってさまざまなメリットがあるため導入に踏み切る企業が増えてきています。
テレワークの基本知識についてさらに詳しく知りたい方は参考にしてください。
２. テレワークで直面する５つの課題
テレワークを導入する際に直面する5つの課題を以下の表にしました。
| 課題 | 内容 |
|---|---|
| タスク管理が容易でない | 管理職にとって目の前で働く部下と違いテレワークをする社員は、目が届きづらく管理がしにくいのではないかという懸念があります。 |
| 指示の受け方や評価に対する懸念がある | 上司からの指示や判断を受けづらい、指示を受けたときどのタスクを優先すべきかわからない、といった課題があります。 また、仕事をしていることを把握しているのかという不安も生まれます。 |
| コミュニケーションが困難である | テレワークをする社員、共に仕事をする同僚も、顔を合わせた会話ができないことを不安に思うことがあります。 また共に働くスタッフが周りにいないため、孤立を感じてしまう可能性も生じます。 |
| 労働実態を把握しにくい | テレワークは、オフィス出勤する働き方よりも、社員の業務開始時間や終了時間、また労働時間の長さといった就労実態を把握しにくいという課題があります。 |
| セキュリティリスクが伴う | 情報セキュリティ面での不安が挙げられるケースがあります。 社員が社内のみで仕事をするケースよりも、外部に情報を持ち出すことによる情報漏洩のリスクがあります。 働く社員が使用する端末のセキュリティに関して、十分な対策が必要です。 |
３. テレワークを成功させるためのマネジメント手法や１１のツール
ここでは、先ほどの5つの課題を解決するためのマネジメント方法やツールについてお話しします。
- 適切なタスク管理
- 指示の出し方、評価の見直し
- 積極的なコミュニケーション
- 労働実態を把握するツールの導入
- セキュリティ対策
以下順に説明していきます。
（１）適切なタスク管理
適切なタスク管理をする方法の1つとして、メンバーのタスクを可視化することが上げられます。
テレワークする社員の作業状況を可視化してリアルタイムに把握するのに便利なツールとして、プロジェクト管理ツールがあります。
プロジェクトの進捗管理向けに、ガンチャート機能やコスト管理機能がついているものもありますが、テレワークのマネジメントとしてはシンプルにタスク管理機能を利用するのが良いでしょう。
テレワークをしている社員に与えられた仕事が、どこまで進んでいるかを把握するのに使えます。
代表的なサービスとして、以下のようなものがあります。
| Trello | タスクカードをボードに貼って情報を管理する形式のツールです。 進捗状況に合わせてカードの順番を変えたりリストを加えたりします。 付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使え、視覚的にタスクのバランスや進捗状況全体を把握できます。 |
| Jooto | Trelloと同じく、ボードとタスクカードを使って情報管理を行うツールです。 Trello同様、視覚的でわかりやすいため、初心者におすすめです。 |
（２）指示の出し方、評価の見直し
目の前に部下がいるオフィスとは違って、テレワークになると勤務実態が把握しづらくなります。
どうすれば公正な評価になるのか上司側としては悩みどころですが、実はテレワーカー側からも、「評価が正しく得られない」という悩みが噴出しやすくなります。
同じ空間にいる際には、軽い相談や声がけが常に無意識に行われ、その総合的な「印象」が成果への気づきや評価に繋がっていました。
しかし空間を別にした場合、それらが全て失われてしまいます。
これを解消するためには、意識的にコミュニケーションの機会を作ることが必要です。
日次や週次で成果報告のミーティングを設ける、疑問や進捗などをチャットに残すなど、互いに成果や進捗が目に見える状況にすると良いでしょう。
テレワーク社員の業務を過小評価、過大評価しないように、業務にかかる時間や難易度を管理職が把握する、指示を明確にすることでこの問題を解決できるでしょう。
（３）積極的なコミュニケーション
テレワーカーの孤立化を防ぐため、円滑にコミュニケーションをはかれる環境の整備、IT化は外せません。
遠隔でのコミュニケーションをスムーズに行うために、テレビ会議やチャットツールなど、対話をサポートする新システムを導入しましょう。
また、顔を合わせたミーティングを定期的に行うなどして、社員間で信頼を得ながら働くことができる仕組みを作ることが重要です。
導入を行うと個人間だけではなく、部署内やプロジェクトチームなどグループ単位で連絡をとることも容易です。
やりとりした内容をオープンにすることもできますので、直接連絡をとりあった人以外も情報の共有がしやすくなります。
既読したかどうか分かるツールを選べば、伝達事項が伝わっているか、情報を漏れなく共有できているかの確認がしやすいでしょう。
Web会議ツールにも、さまざま機能があり、パソコン画面上に資料を提示してプレゼンを行ったり、打ち合わせや共同作業を行ったりすることも可能です。
また、多くのWeb会議システムに搭載されているカメラ機能までは不要な場合は、チャットツールの利用がおすすめです。
代表的なサービスとして、以下のようなものがあります。
| Skype | 無料でWEBの通話やチャットができるサービスです。パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しています。 |
| Googleハングアウト | 無料でWEBの通話やチャットができるサービスです。グループハングアウト（チャット）は150人まで、ビデオハングアウト（ビデオ電話機能）は10人まで同時に参加できます。 |
| チャットワーク | チャットやタスク管理ができるツールです。スマートフォンのアプリを利用すると、自分宛のメッセージがプッシュ通知で届きます。 |
| Slack | チャットやビデオ通話ができるツールです。大企業向けのエンタープライズ版もあります。 |
| MicrosoftTeams | Microsoftが提供するチャットツールです。電話やWEB会議の機能がついています。また、さまざまな外部サービスと連携することが可能です。 |
（４）労働実態を把握するツールの導入
オフィスと異なる場所で働くテレワークでは、従業員の労働状況を直接目で見て把握できません。
そのため、従業員が仕事が終わらず深夜・休日まで働いていても、上司や周囲の人間が気づき辛い点があります。
従業員の長時間労働を避けるためには、労働時間の把握を正確に行うために勤怠管理の方法を確立しましょう。
メールや電話で勤怠を報告するルールや、スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツール、またパソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステムの導入がおすすめです。
適正な勤怠管理と併せて、労働時間に関するルールを作り徹底することで、テレワーク社員が安心して働ける仕組みを作ることが重要です。
また、パソコンの使用状況を記録できる操作ログ機能は、サービス残業や深夜労働の防止に役立ちます。
代表的なサービスとして以下のものがあります。
| ジョブカン | 勤怠管理に合わせて社会保険や雇用保険の書類を自動化できるなど、様々な労務管理に対応することが可能です。 テレワーク導入による各書類の手続きや管理業務の負担を減らすことができます。 |
| freee | 勤怠管理に合わせて給与計算やマイナンバーの管理、年末調整などの人事・労務管理を合わせて使うことのできるサービスです。勤怠管理については従業員による手動入力となります。 |
| jinjer | PC、スマホ、タブレット、チャットツール、Apple watch、Google homeからの打刻が可能な勤怠管理システムです。 jinjerは勤怠管理以外にも、jinjer人事、jinjer労務、jinjerワーク・バイタル、jinjer経費、jinjerマイナンバー、jinjer採用などの様々なサービスがあり、それぞれとデータを共有することができます。 |
| F-Chair＋ | 従業員側のＰＣのスクリーンショットが不定期に記録され、管理者に提供されます。 従業員のタスクごとの生産性を計測や隠れ勤務防止機能、細切れの業務時間も集計することが可能です。 オフィスワークの時間管理をするのにも役立ちます。 |
（５）セキュリティ対策
テレワークを行う際には、通常のオフィス勤務と比べて情報漏洩のリスクが高まります。
社員がテレワークで用いる端末は、オフィスに設置されている端末と比べて管理しづらい状況にある場合がほとんどです。
そのため、万全なセキュリティ対策は欠かせません。
在宅勤務やモバイルワークでは、職場が定めるガイドラインやポリシーに従って行動するのが原則です。
そして、セキュリティ対策が十分に施されていない職場の外では、普段以上に注意を払って行動する必要があります。
ここでは職場のルールに加えて各自が行える対策を以下に紹介します。
| セキュリティ機能付きUSBメモリやクラウドサービスを利用する | 職場のポリシーに従った上でUSBメモリを利用する場合、データ暗号化やウイルス対策機能を備えたUSBメモリを使用するのがおすすめです。 クラウドサービスも、職場のポリシーに従った上で担当者と相談し、業務を行う上で適切かつ必要なサービスを選定し、運営元などの情報をもとに信頼できるものを選択しましょう。 そして、USBメモリやクラウドサービスに保存したデータはそのままにせず、利用後は削除しましょう。 |
| 業務で利用する私物端末にもセキュリティソフトやアプリを利用する | 職場で私物端末の業務利用が許可されている場合は、セキュリティソフトやアプリを入れ、最新の状態を保ちましょう。 ウイルス感染や不正サイトへのアクセス、不正アプリの侵入など、ネット上の脅威によるリスクを下げることができます。 |
| OSやソフトを適切に更新する | 業務で利用するすべての端末は、OSやソフトの提供元から更新プログラムが提供されたらすぐに適用し、脆弱性（セキュリティの穴）を修正しましょう。 |
| 端末の盗難、紛失対策を行う | セキュリティソフトやアプリ、端末本体に備わっている盗難、紛失対策機能の使い方をあらかじめ確認しておきましょう。 また、端末本体にデータを保存している場合は、データ暗号化（保護機能）が有効になっているかもあわせて確認してください。 万一の事態が起こっても、リスクを最小限に留められるよう、事前対策を行うことが重要です。 |
| 第三者による画面ののぞき見を防ぐ | 公共の場所では、端末画面にプライバシーフィルターを装着してのぞき見を防ぐとともに、周囲の状況を確認しましょう。電車内など第三者にのぞき見される可能性がある場所での作業は避けましょう。 |
| 社内システムに安全にアクセスする | 外から社内ネットワークにつないで情報をやり取りする場合は、通信内容の盗み見や改ざんを防ぐため、VPNソフトやアプリを利用します。 |
| 家庭内ネットワークを適切に保護する | ルータにつながっている各機器の管理画面に入るためのIDとパスワードを初期設定のままにしている場合は、第三者に推測されにくいものにそれぞれ変更しましょう。 各機器の製造元からファームウェアの更新プログラムが提供されたら速やかに適用することも重要です。 ファームウェアの自動更新機能を備えている場合は設定をオンにしましょう。 |
まとめ
テレワークを実施する際のマネジメントは、テレワークの特徴を理解した上で、適切な工夫をすることが大切です。
また、見落としがちな社員の悩みをあらかじめ把握した上で、チームの管理方法を確立することによって、テレワーク社員も納得感をもって働きくことが出来ます。
この記事で紹介した手法やツールを用いて、生産性を高めていきましょう。
