実践編!セールスフォースの3つの主要機能と効果的な使い方

「セールスフォースで営業効率を上げることができるの?」
「セールスフォースを使ってみたいけれど、使い方が難しそう…」

このようなお悩みを持つ方も多いのではないでしょうか?

セールスフォースは、営業に関するすべての業務を効率化・スリム化することに特化したサービスです!

今回は、セールスフォースの3つの主要機能と効果的な使い方について紹介していきます。

この記事を読んでセールスフォースを理解して使い方をマスターできれば、営業効率や売上アップに役立てることができますよ!

1.セールスフォースの導入をおすすめする2つの理由

営業の効率を高めたいなら、セールスフォースの導入がおすすめです。

セールスフォースの導入メリットには、以下の2つがあります。

  1. SFAとCRMの機能を併せ持っている
  2. クラウドサービスである

では、セールスフォースの導入メリットについて具体的にみていきましょう 。

(1)SFAとCRMの機能を併せ持っている

セールスフォースは、SFA(営業支援システム)とCRM(顧客管理システム)の機能を併せ持っています。

SFA(Sales Force Automation)とは、営業の生産性を向上させ、営業力強化を実現するツールのこと。

CRM(Customer Relationship Management)は、顧客情報を営業・マーケティングに活用し、顧客満足度を向上させることで業績向上を目指す経営手法のひとつです。

セールスフォースを導入すれば、その両方の利点を同時に活かすことができるというわけです。

営業効率を高めてビジネス拡大のチャンスを狙うなら、セールスフォースの導入は欠かせないでしょう。

(2)クラウドサービスである

セールスフォースの2つ目の導入メリットは、クラウドサービスであることです

クラウドサービスとはネットワーク経由でデータやソフトウェアを利用できるもので、以下の3つの長所があります。

  1. 導入コストと運用コストが抑えられる
  2. いつでもどこでもサービスを利用できる
  3. 情報漏えいなどに対するセキュリティが高くなる

現在ではSFA・CRMのさまざまなクラウドサービスが世に出回っていますが、世界トップのシェアを誇っているのが、このセールスフォースです。

セールスフォースをうまく活用して収益拡大を果たしている企業も多いですが、その一方で、SFAとCRMの両面があり適用の幅が広いからこそ、セールスフォースの特性について正しく理解することが成功の鍵になっています。

セールスフォース導入のメリットについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

セールスフォースは何ができる?特徴・おすすめ連携ツール3選・導入メリット解説

2.セールスフォースの3つの主要な機能と効果的な使い方

セールスフォースは様々な業種の企業の課題を解決するための機能を備えています。

ここからは、セールスフォースの主要な機能や効果的な使い方を紹介しながら、他のソフトウェアと一体何が違い、どこが優れているのかを具体的に解説します。

セールスフォースの3つの主要な機能と使い方とは、以下の通りです。

  1. 顧客情報の管理で顧客満足度UP
  2. ダッシュボードで売上UP
  3. 人工知能でモチベーションUP

では、セールスフォースの使い方を具体的にみていきましょう。

(1)顧客情報の管理で顧客満足度UP

セールスフォースの主要な1つ目の機能は、取引先のさまざまな情報を一括管理できることです。

取引先の情報とは企業情報、商談内容、問い合わせ内容、見積もりなどで、これらの情報を組織全体で共有することによって営業活動がスムーズになり、売上増加と収益拡大につなげることができます

セールスフォースを活用して、取引先のさまざまな情報を一括管理し、顧客満足度UPを図りましょう。

ここからは、顧客情報を徹底管理することで実現できる具体的な取り組みをみていきます。

#1:クレームの減少で顧客満足度UPを図る

セールスフォースを活用して顧客情報を徹底管理すれば、クレームを減少させて顧客満足度UPを図ることができます。

クレーム内容とその対応策を組織で共有することで、クレームが発生する可能性を大幅に減少させることができるからです。

また、取引先のニーズが多様化している中でそれぞれの嗜好・要望に合わせた商品の提案を最適なタイミングで行うことはマーケティング活動において重要なことでしょう。

顧客情報を徹底管理する際、セールスフォースの効果的な具体的な使い方は以下の通りです。

  • 問い合わせに自動応答メールを送信
  • すぐに営業担当者をアサインする
  • タイムリーな提案

顧客からのクレームは必ずしもマイナスではありません。

顧客の声に耳を傾け、即時に対応することで、収益拡大のチャンスになり得るからです。

また、見込み客を顧客へと導くためには、見込み客の疑問や要望にリアルタイムで対応する必要があります。

見込み客が自社に対する興味や関心を持っているうちに、営業担当者が適切にフォローすることで売上UPの機会を逃さないようにしましょう。

#2:顧客プロファイリングでピンポイントに営業する

セールスフォースを活用して顧客プロファイリングを行えば、ピンポイントに営業することができます。

顧客プロファイリングとは、顧客や消費者の特徴や行動における特性を分析することです。

セールスフォースでは、自社のホームページにアクセスして問い合わせたり、資料請求などアプローチがあったりした場合に、見込み客として登録します。

その際、顧客を購買パターンでグルーピングすることも可能。

また、セールスフォースには人工知能のAIを搭載しており、見込み客の購買履歴やサービス利用履歴から嗜好に合った商品やサービスを分析して、潜在的な特徴を予測することもできます。

さらには、見込み客がどのように契約成立まで行ったかのプロセスや投資した広告などを管理することで、マーケティングがどのように効果を上げているのかを把握することができ、今後の営業活動の方向性を分析することも可能です。

企業収益を拡大するために、こうした見込み客に対する情報を社内全体で管理することは欠かせないでしょう。

#3:Chatterで顧客対応を万全にする

セールスフォースのChatter(チャター)を使えば、顧客対応を万全にすることができます。

セールスフォースを導入している企業のほとんどが、社内コミュニケーションを大幅に改善するためのツールとしてこのChatterを取り入れています。

Chatterには多くの長所がありますが、主なものは以下の2つです。

  • 時間・場所を問わず、グループ内でコミュニケーションができる
  • 注目したい情報をすぐにフォローできる

商談のアップデートがある度にChatterで報告し合えば、企業全体で商談状況がリアルタイムで把握できるようになります。

改めて営業会議で細かく質問する必要がなくなり、受注に対する指示もすぐに出せるでしょう。

業績不振に陥る原因のひとつに、社内コミュニケーションの生産性の低さがあります。

その問題を解決する手段として、セールスフォースのChatterを活用することは大きなメリットがあるでしょう。

実際のところ、Chatterの利用がセールスフォースの入り口になっているケースが多いのが実情です。

(2)ダッシュボード一括表示で売上UP

セールスフォースの主要な2つ目の機能には、あらゆる情報をダッシュボードで一括表示できることがあります

ダッシュボードとは、複数の情報源からデータを集め、概要をまとめて一覧表示する名称で、元々、自動車の計器盤のことを指しますが、それと同じように、組織の情報やデータの集計・分析を一目で把握することが可能です。

セールスフォースのダッシュボードは、作りながら自社にあわせた仕様に仕上げていくことができるので、営業支援ツールとして大きなメリットがあるといえるでしょう。

では、ダッシュボードの一括表示で実現できるメリットを具体的にみていきます。

#1:全体像をすばやく把握

セールスフォースのダッシュボードを使えば、データの全体像をすばやく把握することができます。

売上を底上げするには、クライアント数やヒアリングの状況、営業の進捗情報、提案内容、見積り、受注金額など、多数のデータをリアルタイムで把握し、総合的に判断しなければいけません。

セールスフォースのダッシュボードの具体的な利点は以下の通りです。

  • 多くのデータをまとめて、一目で把握することができる
  • 複数のレポートを並べて表示できる
  • データのグループ化、集計、および表示方法をカスタマイズできる
  • レポートやレコードのページレイアウトにグラフを追加するオプションあり
  • 動的ダッシュボードの利用も可能

セールスフォースのダッシュボードでは各種のデータをグラフなどに簡単に加工することができ、そのためデータ分析や統計に不慣れなユーザーでも使いこなすことができるというメリットがあります。

さらに、あらゆるデータを集めて一度に可視化できることは、素早い意思決定にも役立つでしょう。

#2:マニュアルのモバイル化が可能

セールスフォースはネットワーク経由でデータを利用するシステムであるため、営業担当者は外出先からでも情報を得ることができます。

多くの企業ではパソコンの社外への持ち出しを禁止しています。

その結果、営業部員は分厚いマニュアルも持ち歩くことになります。

さらに、外回りが終われば日報を作成するために会社に戻らざるを得ないというケースもあります。

しかし、セールスフォースの導入で、このような無駄な手間も時間も削減することができます。

営業担当者が外出先からでもアクセスすることができるこのセールスフォースの利点は、取引の成約率を高めることにつながるでしょう。

(3)人工知能でモチベーションUP

セールスフォースの使い方次第で、働き方改革を実現することもできます。

日常の業務のうち経費精算やレポート作成などの「作業」の部分をセールスフォースの人工知能(AI)が代行し、社員は価値を生み出す「仕事」に集中することが可能になるからです。

一般的に働き方改革と言えば、時短など労働時間の短縮、作業の効率化を図るものとされています。

ですがセールスフォースの働き方改革では、社員それぞれの「仕事」に対する価値を確立することで業務の質を高めることを目的としています。

ひとりひとりが能力を発揮できモチベーションが上がる状態であれば、企業全体の雰囲気も良くなることでしょう。

逆に、セールスフォースの人工知能(AI)に「作業」は任せ、人は価値を生む「仕事」へシフトしないならライバル企業に先を越されてしまうかも知れませんよ。

ではここからは、人工知能で働き方の改革を図る効果について、具体的にみていきましょう 。

#1:業務内容の見える化で生産性の向上を図る

セールスフォースの働き方改革は、営業の進捗状況と業務計画をまとめて管理、共有することで、働き方の見える化を可能にします。

働き方の見える化が実現できれば、育児や介護など社員の事情に合わせた柔軟な働き方ができるでしょう。

セールスフォースの働き方改革の具体的な主な使い方は、以下の通りです。

  • 勤怠管理
  • 不要な残業の削減
  • 業業務負荷の偏りの是正

社員一人ひとりの専門性を可視化することは社内連携を強めて、業務スピードを加速させます。

チームで行うプロジェクトの場合には特に、チーム内の作業の内容やフェーズをお互いに認識し合えば効率よく業務を分担することができるからです。

また人事や経営者の立場からは労務管理ができ、社員に対する適切な評価に活用することもできるでしょう。

#2:従業員雇用には働きがいが重要

セールスフォースの働き方改革は、従業員雇用に働きがいを提供します。

働く意味や目的は一人一人違いますが、自身の業務が会社にどれほど貢献しているかを明確にすることは働きがいに関わってくるでしょう。

組織としての目標を正しく理解し、社員はその達成に少なからず寄与していることを認識できれば自身が働く価値と自身の役割を見出すことができるはずです。

残業時間の抑制やプレミアムフライデーの導入など、会社側から厳しい時間管理を行ってもあまり効果はありません。

こうした形だけの制度を取り入れただけでは、本当の意味での働き方改革とは言えないからです。

これからの時代、社員のパフォーマンスを向上させて豊かな働き方へと導く、働きがいが重要なコンセプトになってきます。

働きがいを感じられると、社員は長く働くことになり、企業の生産性を最大限高めることができるでしょう。

3.セールスフォースの有効性と具体的な事例

ビジネスの成長のために、セールスフォースは有効です。

セールスフォースは営業支援システムに自社のビジネスプロセスを当てはまるのではなく、自社のビジネスプロセスに合わせてカスタマイズできるというメリットがあります。

まずは、30日間の無料体験版を利用して、自社のビジネススタイルに合わせて作ってみてはいかがでしょうか。

本業で忙しいなかでカスタマイズする時間がないという場合は、セールスフォース導入支援を手伝ってくれるシステム構築会社を利用するのもひとつの手です。

自社のビジネスでやりたいことをヒアリングしたうえで、カスタマイズの案を提案し、セールスフォースを用いたシステムを作り上げてくれます。

また、セールスフォースを導入した具体的な成功事例は公式ウェブサイト(ご利用のお客様事例)にあるので、ぜひ一度見てみると良いでしょう。

まとめ

セールスフォースを導入することで、売上管理や予測、顧客情報など様々な情報をリアルタイムで反映することができ、業務効スピードのアップができます。

また、セールスフォースは、使い込むことで初めて本領を発揮するツールです。

多機能であるがゆえ最初は操作に慣れず思うように利用できないかもしれませんが、不明点をひとつずつクリアにしながら社内データをクラウド化していくことで、従来では不可能と思われていたマーケティングや営業につなげることができます。

セールスフォースの強みと効果的な使い方を理解して、大きなビジネスチャンスを掴みましょう。

セールスフォースの評判について気になった方はこちらもご覧ください。

セールスフォースの評判は!?導入するメリットを6つ紹介!

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