リモートワークのメリットとは?導入を成功させるための3つの注意点

「リモートワークのメリットとデメリットには何があるの?」
「リモートワークに切り替えるときに何に注意したらいいの?」

リモートワークが在宅勤務の1種であることは知っていても、具体的なことまで知らない人は多いのではないでしょうか。

ただオフィスに通わなければよいのではなく、勤務時間の設定や従業員のモチベーション維持など注意しなければならないことがあるのです!

本記事では、リモートワークのメリット・デメリット、リモートワークに向いている企業の特徴、リモートワーク導入までの流れについて紹介します。

最後にはリモートワーク導入の注意点にも触れるので、この記事を読めば効果的にリモートワークを活用できるようになりますよ!

1.リモートワークとは

リモートワークとは

リモートワークとは、在籍している企業のオフィスに通勤せず、オフィスから遠く離れた場所で働く勤務形態のことです。

働く場所は自宅に限定されておらず、コワーキングスペースやカフェでの勤務もリモートワークに該当します。

類似した言葉にテレワークがありますが、離れた場所で働くことを意味しているので、リモートワークとほとんど同じ意味で使われているといえるでしょう。

2.リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークのメリットとデメリットを紹介します。

リモートワーク導入を成功させるには、効果やリスクを把握する必要があります。

リモートワークの導入により、どのような恩恵があり何のリスクがあるのかチェックしておきましょう。

(1)リモートワークの3つのメリット

リモートワークの3つのメリット

リモートワークのメリットは以下の3つです。

  1. 時間を効果的に使える
  2. プライベートとのバランスがとれる
  3. 人材を全国から雇える

リモートワークのメリットを把握することで、導入目的が明確になり導入効果を向上させることが可能です。

順に紹介するので、目的意識を高めましょう。

#1:時間を効果的に使える

リモートワークにすることで、通勤にかかる時間を短縮できるため時間を効果的に使えるようになります。

従来のオフィスに通う勤務スタイルの場合、出勤日は毎回自宅からオフィスまで移動しなければなりません。

自宅とオフィス間の往復時間が移動だけで消費されてしまうので、その間は労働生産性がゼロになってしまいます。

しかし、リモートワークにすれば、自宅とオフィス間の往復時間を仕事に充てられるだけでなく、移動による疲労を軽減することができるので、より労働生産性を高めること可能です。

本来であれば移動だけで消費される時間や労力を仕事やプライベートの意味あるものに使えるので、仕事の質の向上が期待できるでしょう。

#2:プライベートとのバランスがとれる

仕事とプライベートのバランスを個人でとれるのもメリットの1つです。

たとえば、子供が体調不良などで学校を休むことになっても、子供の様子をうかがいながら仕事をすることができます。

オフィス勤務の場合であれば、子供の看病のために仕事を休まなければならないことがあるでしょう。

リモートワークであれば、仕事を休むほどではないものの少しプライベートに時間を割きたい場合、自由に時間を分配することが可能です。

全従業員にリモートワークをさせることが現実的でなければ、子育て世帯や親などの介護をしている世帯を中心に導入するだけでも有効でしょう。

#3:人材を全国から雇える

リモートワークであれば、働く場所に縛られないので人材を全国から雇うことができます。

たとえば、東京にオフィスを構える企業でも、北海道や沖縄在住の人材を正規労働者として雇えるのです。

オフィス勤務の場合は、どうしてもオフィス近辺の地域に住んでいる人に限定されてしまうので、雇える人材に限界があります。

日本各地や海外から優秀な人材を確保することができるので、労働効率や生産性もアップするでしょう。

(2)リモートワークの3つのデメリット

リモートワークの3つのデメリット

リモートワークで注意すべきデメリットは以下の3つです。

  1. 従業員が孤独になる
  2. 細かな勤務管理が求められる
  3. 作業がインターネット環境下に限定される

リモートワークの導入を失敗しないために、デメリットにも意識しておく必要があります。

順に説明するので、しっかりリスク管理をしましょう。

#1:従業員が孤独になる

従業員が孤独になることで、精神が不安定になる可能性があります。

オフィス勤務の場合は、従業員の表情や会話のトーンで状態を把握でき、直接話をすることで励ましたりアドバイスをしたりすることもできます。

しかし、リモートワークの場合は、コミュニケーションツールがメールやチャットが一般的なので、従業員の状況の把握が難しいでしょう。

孤独を感じてしまうとネガティブ思考になる人もいるので、オフィス勤務よりも従業員を気にかけてあげる必要があります。

#2:細かな勤務管理が求められる

管理者は従業員の細かな管理が求められます。

仕事とプライベートが混同して、作業効率が悪くなる従業員もいるからです。

放っておいても自分でスケジュールを立ててコツコツ仕事をする真面目な人もいますが、プライベートを優先するあまり作業が進まない人もいます。

小まめに仕事の進捗状況を確認して、常に従業員の勤務管理を把握しておくことが重要です。

#3:作業がインターネット環境下に限定される

リモートワークの場合、作業がインターネット環境下に限定されることがほとんどです。

モノづくりなど自宅で作業ができる業種は環境に制限されないでしょうが、主にフリーランスの場合が多いでしょう。

組織としてリモートワークを導入する場合は、オンライン上で作業をすることが多いので、インターネット環境をオフィス外で用意する必要があります。

従業員によっては自宅にインターネット設備がない人もいるので、対策として企業がコワーキングスペースを設けるのが有効でしょう。

3.リモートワークに向いている企業の3つの特徴

リモートワークに向いている企業の3つの特徴

リモートワークに向いている企業の特徴を紹介します。

今回紹介する企業の特徴は以下の3つです。

  1. 移動の必要がない
  2. オフィスに出勤する必要がない
  3. 成果物がオンライン上で成立する

順に紹介するので、リモートワークの導入に迷っている企業は参考にしてみてください。

(1)移動の必要がない

移動の必要がない

営業訪問など移動の必要がない企業におすすめです。

移動にかかる時間や労力をなくすことがリモートワークの目的なので、営業や小売など移動がある場合は導入目的を達成することができません。

しかし、インターネットサービスなど、主にパソコンで作業を行い業務連絡がメールやチャットで済む業種は、リモートワークの導入が可能です。

オフィス賃料の削減にもつながるので、特に少数規模の企業や起業したばかりの企業はリモートワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(2)オフィスに出勤する必要がない

オフィスに出勤する必要がない

オフィスに出勤する必要がない業種や部もリモートワークが有効です。

たとえば、書類を紙ベースではなくデータで共有できるようにすれば、総務や経理など普段パソコンと向かい合っている部門は、必ずしもオフィスで仕事をする必要はありません。

全日程をオフィス勤務にするのではなく、リモートワークをベースに定期的にオフィスに出勤するなどの工夫も可能です。

オンライン上でデータをやり取りできる業種は、オフィスワークとリモートワークの使い分けを検討してみましょう。

(3)成果物がオンライン上で成立する

成果物がオンライン上で成立する

成果物がオンライン上で成立する企業もリモートワークが向いています。

たとえば、プログラムエンジニアやWebデザイナーなどは、パソコン1つでサービスの開始から納品まで完了することが可能です。

従業員間のコミュニケーションが最低限で済む業種は、メールやチャットをツールにしてやり取りが成立するので、わざわざ従業員が1つの空間に集まる必要はありません。

特にクリエイターは自分の好きな空間で働くことを求める傾向があるので、むしろオフィス勤務にする方が作業効率が悪くなる場合があります。

組織よりも個で活動する従業員が集まっている企業は、リモートワークの方が従業員の働きやすい環境にすることができるでしょう。

4.リモートワーク導入までの3つのステップ

リモートワーク導入までの3つのステップ

リモートワークを導入するまでの流れを紹介します。

以下の3つステップを実行しましょう。

  1. ツールを導入する
  2. ワークスケジュールを決める
  3. 従業員の管理体制を整える

順に紹介するので、リモートワーク導入を前向きに検討している人は参考にしてください。

(1)ツールを導入する

ツールを導入する

まずはツールを導入する必要があります。

パソコンはもちろんのこと、必ずチャットツールを導入しましょう。

たとえば、評価の高いチャットツールにはChatworkGoogle Driveがあります。

メールもコミュニケーションツールとして有効ですが、メールの送信から受信までに時間差が生じることがあるので、緊急性のある連絡をする場合などに向いていません。

チャットはリアルタイムで従業員とやり取りをすることができるので、コミュニケーションツールの核となるでしょう。

(2)ワークスケジュールを決める

ワークスケジュールを決める

従業員の労働スケジュールを明確に決めておく必要があります。

仕事の期限を設けなければ、怠けてしまい作業が進まない人も現れるでしょう。

組織として働く以上は、1人の仕事が遅れてしまうと全体の業務も滞ってしまうので、生産性が悪くなってしまいます。

リモートワークだからといって自由を与えすぎてしまうと、仕事がいつまで経っても進まなくなる可能性があるので、必ず仕事を割り振るときに期限まで設けることが重要です。

(3)従業員の管理体制を整える

従業員の管理体制を整える

スケジュールを決めたら、最後に従業員の管理体制を整えましょう。

オフィス外で働く従業員の管理システムが必要です。

  • 誰が次回以降の仕事の割り振りをするのか
  • どのタイミングで従業員の状況確認をするのか
  • 誰が従業員から上ってきた成果物の評価するのか

上記のように、会社と従業員の橋渡しとなる責任者の決定や従業員を管理するマニュアルを作成しましょう。

コミュニケーションツールの導入、ワークスケジュールの作成、管理体制の整備の流れに沿ってリモートワーク導入の準備を進めてみてください。

5.リモートワーク導入の3つの注意点

リモートワーク導入の3つの注意点

リモートワーク導入の注意点を紹介します。

押さえておくべき注意点は以下の3つです。

  1. 勤務時間を統一する
  2. 情報を共有する
  3. 小まめにコミュニケーションをとる

順に紹介するので、リモートワーク導入を成功させるために頭に入れておきましょう。

(1)勤務時間を統一する

勤務時間を統一する

従業員間の一体感を強めるためにも、勤務時間を統一しましょう。

勤務時間がバラバラになると従業員間で相談できる時間も限られてしまい、従業員の孤立化が進んでしまいます。

勤務開始から終了まで全ての時間を合わせることは難しいので、コアタイムを設けて必ず従業員全員が仕事をしている時間帯を作ることが重要です。

コアタイムを作ることで、「自分1人ではなく他の従業員も働いているんだ」という安心感を持つことができます。

従業員を孤立から守るために、他の従業員にコンタクトできる環境を整えましょう。

(2)情報を共有する

情報を共有する

情報を共有して情報格差をなくすことが重要です。

従業員間で情報格差が生まれると、組織の一体感が失われます。

疎外感を覚え仕事へのモチベーション低下にもつながるので、特定の従業員だけに情報が集まることは避けた方がよいです。

各従業員がパソコンから会社のサーバーにアクセスして、自由に好きな情報を閲覧できるようにしましょう。

(3)小まめにコミュニケーションをとる

小まめにコミュニケーションをとる

従業員の孤立化を防ぐために、コミュニケーションの頻度を多くすることも意識しましょう。

オフィスから離れた場所で仕事をしていると、悩みや問題を1人で抱え込んでしまいがちです。

なかなか他人に弱音を吐く機会がないので、従業員が悩みを抱えていないか気にかけることも重要です。

仕事のことだけでなく雑談を交えながら、従業員の様子をチェックしましょう。

まとめ

リモートワークはオフィス以外の場所で働く勤務スタイルのことです。

リモートワークを導入すれば、自宅からオフィスまでの移動時間の有効活用や優秀な人材の確保など魅力的な恩恵を受けることができます。

一方で、従業員の孤立化や管理者の負担増加などのデメリットもあるので、今回紹介した導入時の注意点は意識しなければなりません。

リモートワークの導入を前向きに検討している企業は、今回紹介した導入までの流れを参考に取り組んでみてください。

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