ビジネスチャットとは?社内に導入する3つのメリットと5つの注意点

「ビジネスチャットはどのようなツールが人気で使いやすいの?」
「チャット自体はプライベートで使っているが、ビジネスチャットは使ったことがない」

リモートワークが普及し、今までの業務体系、社内でのやり取りを変えていく必要があります。

実は、ビジネスチャットを導入することで、リモートワークの推進を促せ、社内でのコミュニケーションを今よりもっとスムーズになりますよ!

今回は、そのような方のためにビジネスチャットの3つのメリットや5つの注意点、おすすめのツールを紹介します。

この記事を読んでビジネスチャットを理解、活用し社内でのコミュニケーションを円滑に進めましょう!

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1.ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、SNSやLINEのような使いやすさがありながらも、タスク管理などの業務サポート機能を持つコミュニケーションツールのことです。

ビジネスチャットを導入することにより、時間や場所、働く環境などを選ばず、迅速なコミュニケーションが取れるようになります。

メールや電話、対面等のコミュニケーションとは違い、チャットを用いるという手軽さが連絡時の心理的なハードルを下げてくれるので、コミュニケーション量が増えより円滑になるでしょう。

主な連絡方法はテキストでのチャットですが、ビデオ通話を使った遠隔会議も可能です。

なので、離れていても対面でのコミュニケーションとほぼ変わらない会話が可能となります。

またタスク管理が容易に設定することができ、仕事の効率化や抜け漏れを無くすなどを図ることができるでしょう。

ビジネスチャット1つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをおこなうことができ、その普及率は年々増え続けていきます。

そのことから、メールや電話に代わる「次世代のコミュニケーションツール」として期待されています!

2.社内でビジネスチャットを導入する3つのメリット

ビジネスチャットを導入した際の3つのメリットを紹介します。

  1. テレビ会議機能で対面コミュニケーションが取れる
  2. 時々に応じたコミュニケーションが選択できる
  3. 情報の共有が容易になる

順に説明をしていくので、ビジネスチャットのメリットを把握していきましょう。

(1)テレビ会議機能で対面コミュニケーションが取れる

サポート体制をチェックするテレビ会議機能はインターネット環境があれば、スマートフォンやパソコン、タブレットなどの端末で利用することが出来ます。

また、場所を問わずに始められるため、少人数での会議に使われます。

・会議実施時のコストの削減

会議機能を使えば社内ユーザーだけでなく、社外ユーザーや取引先と音声やビデオ通話を使用した会議や打ち合わせが可能になるでしょう。

そのため、取引先などへの移動時間や交通費を仕事に割り振ることができ、結果としてコスト削減に繋がります。

・正確かつ迅速な意思決定が実現できる

気軽に会議が行いやすくなることで、社内での意思決定に対して良い効果をもたらします。

「メールや資料のみ等の間接的なやり取りによる認識のずれ」
「返信が遅れプロジェクトが進行しない・・・」

などの問題もテレビ会議機能を利用すれば資料を閲覧しながらの説明や、対面でのやり取りができるため情報をより正しく、速く伝えることが出来ます。

情報を、時間をかけずに伝えることで、より迅速な意思決定が実現できるでしょう。

・社内コミュニケーションを活発化できる

テレビ会議機能は、社内のコミュニケーションをより活発にすることができます。

電話やメール、チャットなど会話する手段はいくつもありますが、対面での会話の方がお互いの感情が伝わりやすく認識のずれなどがなくなります。

また直接顔を合わせて話すことでお互いの距離感が縮まり、遠隔でも仕事が進めやすくなる、関係性を構築しやすくなるというメリットもあります。

(2)時々に応じたコミュニケーションが選択できる

従来のメールや社内での打ち合わせでは、オフィスに居る必要があり、取引先との打ち合わせでは、相手方への訪問が必要でした。

「取引先からのメールを確認したいが出先で確認できない…」
「社内での打ち合わせのため、外出できない…」

このような経験があるかもしれません。

しかし、ビジネスチャットを導入することで、場所という制限が無くなります

つまり、状況や要件などに合わせて個別にチャットやビデオ会議などの最適なコミュニケーションを選択することができるのです。

こうしてその時々によって使い分けることにより、多くの人が効率的に動くことが可能となります。

このような業務の効率化はビジネスチャットならではであり、魅力の一つと言えるでしょう。

(3)情報の共有が容易になる

ビジネスチャットではテキストメッセージだけでなく、ファイルや動画の添付なども簡単に送信できるので、様々な情報を共有することが可能です。

また社内メールとは違いチャット形式なので投稿や共有が気兼ねなく行うことができ、活発な情報共有が期待できます。

ビジネスにおいてプロジェクト管理を行う上で大切なのは、情報共有やスケジュール管理、タスク管理と言われています。

各プロジェクトのコミュニケーション手段としてビジネスチャットを導入することで、簡単にチームへの情報共有が可能になります。

それだけでなく結論に至った話の流れも一目瞭然なので、「現場がどのような流れで決まった結論なのか」も理解できる点も大きなメリットです。

また場所を選ばずの会話が可能なので、プロジェクトの進捗をチャットに報告すると該当者は全員が把握できる点もメリットと言えます。

そして各々が対応しなければいけない事を認識できるためプロジェクトの管理がしやすくなります。

3.ビジネスチャットを導入する上での5つの注意点

ここでは、ビジネスチャットを導入する際の5つの注意点をあげたいと思います。

  1. セキュリティ機能に心配ないか
  2. 導入コストは自社の予算に合っているか
  3. 拡張性や柔軟性は十分か
  4. 実際の使用感は自社にマッチしているか
  5. 提供しているサービスの種類は理解しているか

これら5つの注意点を確認し、導入時に検討しましょう。

(1) セキュリティ機能に心配がないか

セキュリティ面に不安がないか確認するビジネスチャットにおいてセキュリティ面が重要視される要素の1つとして、セキュリティが弱いと様々な情報が管理できないことがあげられます。

もう1つの要素として、セキュリティが弱いと、様々なデバイスからアクセスできないことがあげられます。

ビジネスチャットはスマートフォンやタブレットなど、パソコン以外にも様々なデバイスから利用可能です。

そのため、コミュニケーションが気軽に取れる代わりに、セキュリティ対策をきっちり確認する必要があります。

言い換えると、ビジネスチャットはセキュリティ面が弱いと情報漏えいのリスクが非常に高くなるでしょう。

導入する際には以下のような機能を確認しましょう。

  • 「ユーザー認証」
  • 「情報漏えい対策」
  • 「サーバー環境」
  • 「監査機能」
  • 「ウイルス対策」
  • 「キャッシュ削除」
  • 「パスワード暗号化」

上記などの機能を確認し、導入することで安心してビジネスチャットを利用することが出来ます。

(2) 導入コストは自社の予算に合っているか

導入後のコストも見込んでおくビジネスチャットを導入するうえで導入コストが自社の予算に見合っているかどうかは重要なことだと言えます。

もし利便性やセキュリティ性に優れ、導入効果が期待できるサービスだったとしても、自社のコストを超えると導入が難しくなります。

無料プランのあるサービスも多様にありますが、有料プランに比べて利用できる機能が少ないなどのデメリットがあります。

「機能が制限されたとしても費用を抑えて利用したい」
「一度導入してみて今後も使えそうかを試す」

このような場合は無料プラン。

「有料のほうが機能が多く安心」
「無料のものを使っていたが有料の方が自社に合っている」

このような有料プランのような選び方がおすすめです。

(3) 拡張性や柔軟性は十分か

拡張性や柔軟性に長けているかどうかも、ビジネスチャットを導入する際に考慮すべきポイントです。

中・長期的な利用を考えている企業であれば、今後使いたいと思った機能をカスタマイズできる拡張性が必要とされます。

拡張性を抑えておくことで、今後の業務を効率化する際、別のビジネスチャットを導入するなどの心配が無くなるでしょう。

業務形態が複雑な企業であれば、様々な業務フローに対応できる柔軟性が必要になります。

柔軟性に富んだビジネスチャットを導入するすることで、一つのソフトのみでのやり取りが可能となり、効率化につながりますよ。

なぜ導入するのか、今後どうやって活用していくか、導入した際のメリットを明確にしたうえ検討するのがよいでしょう。

(4) 実際の使用感は自社にマッチしているか

導入前に、トライアル期間などで使用感を試すことで導入時に失敗するリスクを減らすことができます。

自社にマッチするかどうかは今後使用していく中で重要になってきます。

トライアル期間を設けているサービスならば、導入前でも実際に使って効果を確認することが出来るため、自社に合っているかを判断することができます。

また、自社と似ている業種の導入事例などを参考にツール選びを行いましょう。

(5)提供しているサービスの種類は理解しているか

ビジネスチャットツールには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つのタイプがあります。

「クラウド型」は、インターネット通信でコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールです。

特定のハードウェアやソフトウェアは無く、サービスとして利用する特徴があります。

もう1つの「オンプレミス型」は、ネットワークを社内のみに限定し、より強固なセキュリティの中でコミュニケーションを取るツールです。

社内のみで利用するため、オフライン環境でも利用可能です。また、カスタマイズ性の高さも特徴となっています。

2つのタイプの違いを把握したうえで、自社に導入する際どちらのタイプを選択すべきかを考慮する必要があります。

4.おすすめのビジネスチャット

顧客管理

ここでは、多くの企業で利用されている2つのビジネスチャットを上げています。

また、下記にさらに詳しくビジネスチャットについて書いている記事を載せていますので、ご参照ください。

(1)Slack(スラック)

世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールSlack(スラック)

日本でも多くのIT企業で活用され、ほぼ必須のコミュニケーションツールになっています。

組織やプロジェクトの許可されたメンバーのみが参加できるチャンネルなどのグループトークが主ですが、個人同士のダイレクトチャットも可能でやり取りが出来ます。

  • GoogleドライブやDropboxなどのよく使われる1,000以上の外部ツールとの連携を行うことが出来ます。
  • どんな種類のファイルでも手軽に共有することが可能で、画像はサムネイル表示されダウンロードをする必要がありません。
  • オリジナルの絵文字を作ったり、カスタマイズすることが可能です。

まとめるとパフォーマンスに優れていて使いやすく、ビジネスに必要な機能も備わっています。

それに加えてエンタメ性もあって楽しいチャットツールだと思います。

(2)Chatwork (チャットワーク)

日本企業が開発したビジネスチャットツールChatwork(チャットワーク)

個別チャット、グループチャットで社内外の人とのコミュニケーションを行うことができます。

また、グループチャットでは「TO」で宛先を指定することで、相手側に通知が届き、確実に相手側へと知らせることが出来ますよ。

タスク管理、ファイル共有、音声・ビデオ通話を、パソコンだけでなくスマートフォンなどのデバイスでも利用でき、場所を問わずに仕事を始められます。
Chatworkに登録しているユーザーを検索することが可能で、社内だけでなく社外の人とも連絡することが出来るのが非常に便利な機能となっています。

以下Chatworkの特徴をまとめました。

  • 特徴的である期日と担当者を指定することが出来るタスク管理機能。
  • メッセージを送信してからも編集や削除を行うことが出来る。
  • 高いセキュリティで安全な情報管理機能を持っている。

まとめ

ビジネスチャットはやり取りの活発化、素早く本題を話し合える、多くのコミュニケーションを生み出すなど、多くの利点があります。

ただし、導入後は積極的に使うようにする、オンオフを気を付けるなどの注意する必要があると覚えておいてください。

ビジネスチャットは「人」の生産性を高める可能性があり、実際にそういった事例もすでに多く出ています。

本記事を参考に、ぜひ自社のコミュニケーションを見直してみてください。

ビジネスチャットを比較検討したいという方は下記記事もご参考ください。

数あるビジネスチャットのうち5つを比較し、選び方とおすすめのビジネスチャットをご紹介します。

おすすめのビジネスチャットは?厳選5つのチャットツールを徹底比較!

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